Proč seznamy úkolů nefungují a jak to opravit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Chcete-li být produktivní, zaměřte se na čas, ne na úkoly.

Dobrý time management znamená získat více výsledků za kratší dobu. Populární blogger a podnikatel Thomas Oppong vysvětluje, jak si vytvořit dobré plány k dosažení svých cílů a proč jednoduché seznamy úkolů mohou jen překážet produktivitě.

Proč běžné seznamy úkolů nefungují

V jednoduchém seznamu úkolů neuvádíte, jak dlouho bude trvat dokončení jakéhokoli úkolu. A s největší pravděpodobností začnete s malými a nekomplikovanými, které nezaberou více než pět minut.

Postupně docházíte k tomu, že stále dokola přebíráte jen jednoduché věci a ty důležité a časově náročné neustále odkládáte na později. Díky tomu se velké projekty nepohnou. A většina bodů plánu zůstává nenaplněna, protože k nim nadále přidáváte nové, aniž byste měli jakýkoli kontrolní systém.

Zde se spouští Zeigarnikův efekt, podle kterého si lidé lépe pamatují nedokončené nebo přerušené akce než ty provedené. To znamená, že myšlenky na nedokončené úkoly z to-do listu vám budou stále vířit hlavou, dokud je nesplníte. Budete pronásledováni obsedantním pocitem, který znesnadňuje soustředit se na dokončení práce. To může v konečném důsledku vést ke stresu a nespavosti.

Jak efektivně plánovat

Popište svůj ideální den

Jason Womack, výkonný kouč, řečník a autor o produktivitě, doporučuje svůj přístup k organizaci procesu k dosažení cíle. Navrhuje napsat scénář pro dokonalý den, na který se dá soustředit. Uvědomění si, že ideál je pro vás, vás motivuje k práci.

Chcete-li vytvořit skript, odpovězte na následující otázky.

• Jak chceš strávit den?
• Jaké úkoly přesně je dnes potřeba splnit?
• Kdy jste nejproduktivnější?

Na základě odpovědí můžete pracovní dobu rozdělit do segmentů, z nichž každý bude obsahovat určité úkoly z vašeho to-do-listu.

Tato metoda vám pomůže efektivněji pracovat s vaším seznamem úkolů a včas řešit naléhavé a důležité úkoly.

Naplánujte si vše do kalendáře

Aby pro vás byly seznamy úkolů co nejefektivnější, nedělejte si jednoduché plány bez termínů a termínů, ale naučte se kalendář rozumně používat.

Popište podrobně nadcházející den nebo celý týden. Označte si všechny své věci do kalendáře a žijte podle vytvořeného rozvrhu. To vám pomůže rozhodnout se, který projekt řešit jako první a zda můžete přidat další úkoly.

Namísto obvyklého stanovení priorit vytvořte položky plánu formulářů s datem a přesným časem – zejména u nejdůležitějších úkolů. To dá pocit naléhavosti a do určitého bodu je budete moci dokončit.

Vyhodnoťte každý úkol

Pokud neanalyzujete, jak trávíte každý den, je pravděpodobné, že většinu z toho promarníte.

Jedním z důležitých pravidel produktivity je nenechat úkol trvat déle, než je potřeba.

Pro efektivní time management nestačí jen vědět, co je potřeba udělat. Je třeba zvážit, jak dlouho to bude trvat. Je lepší říci: „Dnes na to mám jen 40 minut,“místo plánování věcí v jednoduchém pořadí důležitosti bez konkrétních termínů.

Přidejte do svého seznamu úkolů odhad, jak dlouho bude trvat dokončení každé položky. Zkuste si naplánovat každou minutu od 8:00 do 17:00. Předem si určete, kdy budou přestávky. Naplánujte si kontrolu oznámení, e-mailu a sociálních médií.

Může se zdát, že tato činnost je pouze ztrátou času. Ale ve skutečnosti nastavuje laťku, kterou se snažíte splnit. V důsledku toho uvidíte, že se vaše koncentrace zlepšila.

Sledování toho, kolik času věnujete úkolům, pro vás může být skutečným objevem. To bude definovat styl vaší práce a může jej zlepšit. Pomáhá vám také pochopit, v kterou denní dobu jste více či méně efektivní.

Měření je prvním krokem k monitorování a konečnému zlepšení výkonu. Pokud nemůžete něco změřit, nemůžete tomu porozumět. Pokud něčemu nerozumíte, nemůžete to ovládat. A pokud to neumíte ovládat, rozhodně to nemůžete zlepšit.

James Harrington podnikatel, specialista na procesní management

Analyzujte svůj čas a pak jej můžete správně alokovat.

Časová osa

Otevřete svůj denní plánovač nebo plánovací aplikaci a přidejte termíny do seznamu úkolů. Každému přiřaďte úroveň priority.

A abyste pochopili, čemu stojí za to věnovat více času, odpovězte si na několik otázek:

• Jaké úkoly zaberou méně než 20 minut?
• Jaké úkoly zaberou více než hodinu?
• Co je nejlepší dělat ráno, když máte nejvíc energie?

Nyní místo „Dokončete návrhový projekt“napište „Dokončete návrhový projekt za dvě hodiny“. I když to nestihnete dokončit, alespoň se odlepíte, aniž byste nad tím strávili celý den.

Pokud nemáte za cíl splnit úkol v konkrétní datum, naplánujte si, že tomu budete každý den věnovat určitý čas. A pak přejít k dalším stejně důležitým věcem. Postupně se tak můžete zbavit velkých úkolů.

Rozdělte velké úkoly na menší

Některé úkoly mohou trvat hodiny nebo dokonce dny. Pokud máte před sebou velký projekt, věnujte pár minut rozmyšlení. Z jakých částí se skládá? Kolik úsilí to vyžaduje a jak dlouho to bude trvat? Napište to.

Dále rozdělte projekt na několik úkolů s jasným termínem a řešte je jeden po druhém, dokud nebude dokončen. Čím více malých akcí získáte, tím lépe se budou zdát proveditelné.

Když se z nepřístupného množství práce stane něco malého, mozek se soustředí na to, co je třeba udělat právě teď – na konkrétní úkol a malý cíl. Proto je lepší uspořádat sprinty 40-60 minut s krátkými přestávkami.

Pracujte na jednom úkolu najednou

Věnujte tomu svou plnou pozornost a pak budete schopni být co nejúčinnější.

Mark Murphy z Forbes vysvětluje: „Když se lidé mohou vyhnout přerušení práce, existuje 67% šance, že získají dojem, že ‚dnes byl velmi produktivní den‘.

Opravdu má smysl pracovat hodinu na jednom úkolu bez rozptylování. Může to být obtížné, zvláště pokud neustále dostáváte upozornění nebo musíte odpovídat na otázky kolegů.

Například technika Pomodoro pomáhá soustředit se na práci. Zahrnuje 25minutové pracovní sprinty s krátkými 5minutovými přestávkami. Po několika takových přístupech se můžete plně uvolnit.

Tato metoda není univerzální: doba soustředění a styl práce jsou u každého jiné. Vyzkoušejte tedy různé techniky time managementu a držte se té, která vám osobně vyhovuje.

Pokud jste například ráno produktivnější, odložte úkoly, které zabírají více času. To vám pomůže lépe se zorganizovat a dosáhnout více.