Proč seznamy úkolů nefungují a co s tím dělat

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Zde je několik tipů, jak proměnit své „tělo“z jednoduchého notebooku v výkonný nástroj pro rozhodování, plánování a analýzu průběhu zadaných úkolů.

Správa seznamů úkolů nemůže být jednodušší. Napsal jsem své záležitosti do sloupce a pak si to prostě vezměte a škrtněte, jak to děláte. Co dalšího vás napadne?

Pokud se však podíváte na množství různých desktopových, mobilních a webových aplikací, které tento koncept implementují, je jasné, že vše není vůbec tak jednoduché. Přes veškerou rozmanitost nástrojů a funkcí seznamy úkolů stále nefungují! Možná jen nevíte, jak je používat?

Všichni lidé začínají používat správce úloh ve chvíli, kdy cítí, že se jejich každodenní rutina mění v chaos. Začnou zapomínat na důležité věci, pletou si pořadí úkolů a zadání, zklamávají kolegy a chodí pozdě na rande. V takové chvíli si člověk vybere "tudušku" podle svého vkusu a snaží se vnést do svého života organizaci. A zpravidla se mu to zpočátku daří. Ale uplyne nějaký čas a seznamy úkolů přestanou fungovat a původní nepořádek se vrátí k životu.

proč se to děje?

Jde o to, že správci úloh jsou jen nástroj. Který je potřeba správně nastavit, aby dobře fungoval. A tady je pár tipů, jak na to.

1. Sdílejte

V žádném případě byste neměli házet všechny své velké a malé věci do jednoho velkého, dlouhého seznamu. Není nic depresivnějšího než přemýšlet o svém seznamu úkolů s desítkami položek. V tomto případě má pravděpodobnost, že se někdy dostaneme na konec seznamu, k nule. Různé studie produktivity obecně naznačují, že počet vašich úkolů na jednom listu by neměl přesáhnout 7-8 kusů. Seznamy úkolů proto oddělte podle kategorie, projektu, tématu, naléhavosti a dalších kritérií.

2. Přidejte termíny

Podle Parkinsonova zákona práce vždy zabere tolik času, kolik jí věnujete. Udržování seznamu úkolů má tedy smysl pouze tehdy, když u každé položky napíšete přibližnou dobu provedení. Ano, ve skutečnosti mohou existovat odchylky; ano, v některých dnech se věci zvrtnou, ale většinou tento přístup funguje. Po uvedení přibližného času pro dokončení konkrétního úkolu se podvědomě budete snažit tomu odpovídat, což radikálně mění pravidla hry. Vyzkoušejte to a budete překvapeni, jak mocný může být váš seznam úkolů.

3. Stanovte si priority

Tento bod je jednoduchý a přímočarý. Vyřizujeme především důležité záležitosti, drobné a nenaléhavé – pokud máme čas. Zbývá pouze upřednostnit svůj seznam a udělat to správně. Jsou to přece velmi naléhavé záležitosti, ale pro vás zcela nedůležité. A děje se to i naopak. Proto vám nabízíme následující priority:

• důležité a naléhavé záležitosti;
• důležité, ale ne naléhavé;
• naléhavé, ale nepříliš důležité;
• není naléhavá a nedůležitá.

4. Vyhodnoťte

A posledním pravidlem na tomto seznamu, ale ne nejméně důležitým, je potřeba analyzovat a vyhodnocovat plnění vašeho seznamu. Nesnažte se okamžitě schovat a navždy zapomenout na dokončený úkol. Zkuste si na konci každého týdne vyhradit pár hodin a na konci měsíce třeba i celý den na bilancování. Vyzvedněte si přeškrtnuté prvky z archivu a zhodnoťte, co vám dalo jejich provedení.

• Jak dobře a rychle jste odvedli svou práci?
• Šlo to udělat lépe, nebo to možná vůbec nemělo stát za to?
• Jak daleko jste pokročili ke svému cíli?
• Co je potřeba udělat, abychom se posunuli o krok dále?

Poté, co odpovíte na tyto a podobné otázky, váš seznam pro vás nabude úplně jiného významu. Promění se z jednoduchého sešitu „aby se něco nezapomnělo“v mocný nástroj pro rozhodování, plánování a analýzu úspěchů.