Jak být produktivní v otevřeném prostoru

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Life hacker přišel na to, jak zastavit kancelářské bitvy, když je u některých dusno, zatímco u jiných fouká, minimalizovat hluk a proměnit open space v příjemné místo, kde se dá efektivně pracovat.

Proč je otevřený prostor špatný

Kanceláře s otevřeným prostorem jsou známé již od dob inženýrů Henryho Forda a stále jsou jedním z nejoblíbenějších typů plánování. Četné studie dokazují, že tento formát přežil svou užitečnost: efektivita práce je nižší než v kancelářích skříňového typu a zaměstnanci se rychleji unaví a hůře se jim daří.

Hlavní problémy s otevřeným prostorem:

1. Hluk, který vydávají lidé a stroje.
2. Riziko šíření nákazy, pokud někdo ze „zodpovědných“kolegů přijde do kanceláře nemocný.
3. Neschopnost dosáhnout stavu pracovního toku kvůli častým přerušením a schůzkám.

Pokud se vám nejlépe pracuje ráno nebo večer, kdy většina vašich kolegů není v práci, a za dvě hodiny děláte to, co jste nestihli zbylých šest, podívejte se blíže na naše doporučení.

Opuštění kanceláře

Pružná pracovní doba

Pokud to formát vaší práce umožňuje, použijte flexibilní rozvrh. Pro někoho je lepší a pohodlnější pracovat ráno, kdy většina kolegů ještě není v práci, jiný se probouzí v pozdních odpoledních hodinách.

Řiďte se svými biorytmy.

Dohodnout se na takovém rozvrhu s nadřízenými může být těžké, ale stojí za to to alespoň zkusit. Pokud je úkol dokončen, jaký je rozdíl v jakém časovém období?

Praxe nakladatelství, kde jsem pracoval, ukázala účinnost tohoto přístupu. Jasný začátek a konec pracovního dne měli pouze zaměstnanci, kteří byli vázáni na zákaznický servis a prodejci. Redakční, propagační a další oddělení začalo formálně pracovat v 10:00, ale i v rámci jednoho oddělení se rozlišovaly sovy a skřivany.

Přechod na částečné dálkové ovládání

Zkušenosti 37Signals, společnosti, která se téměř výhradně skládá ze vzdálených zaměstnanců, prokázaly, že je důležité, aby lidé pracovali efektivně, aby překonali více než čtyři hodiny denně online. Ostatní čtyři hodiny lidé pracovali podle vlastního rozvrhu.

To umožnilo americké společnosti shromáždit ve svém týmu programátory z Hongkongu, Ruska, Dánska, Švédska a různých amerických měst. Více si o tom můžete přečíst v knize „Vzdálené. Kancelář je volitelná, “napsali majitelé společnosti Jason Fried a David Hensson.

Nedoporučujeme, abyste opustili kancelář a úplně přešli na práci z domova, protože takový plán bude velmi obtížné koordinovat s vaším šéfem.

Ale například před dodáním projektu nebo před nějakým zodpovědným termínem je docela možné dohodnout se na pár dnech práce z domova, abyste se mohli maximálně soustředit na daný úkol.

Pokud je přítomnost v kanceláři stále nutná

Domlouváme se s kolegy

Jednou z nejotravnějších věcí jsou neobchodní konverzace, které poslouchají všichni kolegové, kteří jsou náhodou kolem. Přeneste diskuse do konferenční místnosti nebo kuchyně.

Sjednávání schůzek a projednávání dalších pracovních okamžiků, o kterých se informace týkají pouze části lidí, přenos na e-mail, Skype, Telegram nebo jakýkoli jiný messenger vhodný pro většinu zaměstnanců.

V kancelářích, které mají flexibilní pracovní dobu, je stále předepsaný začátek pracovního dne. Souhlaste s tím, že po oficiální 9. hodině všichni, kteří vstoupili poté, nezdraví celou místnost a nerozptylují již pracující kolegy.

Stanovte si pravidlo, že při příchozím hovoru přepnete telefon do tichého režimu a opustíte místnost.

Nechoďte do práce nemocní a nevystavujte tak své kolegy riziku.

Dánští vědci provedli studii na 2 403 zaměstnancích pracujících v různých typech kanceláří a došli k závěru, že lidé z open space onemocní o 62 % častěji než zaměstnanci, kteří mají osobní účet.

Stanovte si harmonogram vysílání, vyhnete se pak nespokojenosti, která na někoho znovu fouká. Vyjít na chodbu a 10 minut se protáhnout je dobré jak pro vaše oči, tak pro vaši produktivitu.

Pokud jsou tato pravidla uvedena ve firemních zásadách a popisu práce, nikdo se neurazí, když mu je taktně připomenete.

Nákup sluchátek s potlačením hluku

Zbavte se rušivého hučení pomocí sluchátek s potlačením hluku. Je dvou typů: aktivní a pasivní.

Pasivního potlačení hluku je dosaženo blokováním vnějších zvuků hustými náušníky nebo špunty. A tady při výběru jediného receptu neexistuje. Je potřeba změřit mnoho párů, abyste si vybrali to, co vám bude konkrétně vyhovovat a bude se vám zvuk líbit.

Sluchátka s aktivním potlačením hluku jsou efektivnější při tlumení cizích zvuků, ale jsou také mnohem dražší. Jejich princip fungování je založen na skutečnosti, že na sluchátkách je instalován přídavný mikrofon, který snímá vnější zvuky a reprodukuje je v protifázi.

Rytmické hučení počítačů, ventilace a tiskáren úplně zmizí, jakmile si nasadíte sluchátka. Abyste přestali slyšet a konverzovat, bude stačit zapnout vhodnou hudbu.

Některým lidem může nošení sluchátek s aktivním potlačením hluku způsobit závratě nebo bolesti hlavy. A nejde zde o kvalitu výkonu samotných sluchátek, ale o anatomické vlastnosti konkrétního člověka a jeho vestibulárního aparátu.

Abyste zbytečně nevyhazovali peníze, požádejte přátele, kteří taková sluchátka mají, aby si je na pár dní půjčili, nebo se před nákupem zeptejte v obchodě na možnosti vrácení, pokud vám sluchátka nefungují.

Podle zákona o ochraně spotřebitele a článku 502 občanského zákoníku můžete vrátit kvalitní výrobek do obchodu do 14 dnů od data nákupu. Obchod však může trvat na tom, že tato sluchátka jsou technicky složité položky, které nelze vrátit ani vyměnit.

Zabýváme se rekonstrukcí

Podívejte se kriticky na uspořádání místa, kde pracujete. Máte vyhrazený prostor pro kuchyň a co to je: samostatná místnost, plot nebo stůl uprostřed místnosti s varnou konvicí a kávovarem?

Kávovar a další hlučné domácí spotřebiče by měly být co nejvíce izolovány od hlavní místnosti. Pokud existuje samostatný plot, zkuste vyjednat, jak ho přivést ke stropu a oddělit kuchyň od společného prostoru dveřmi.

Tiskárny a chladiče by měly být umístěny co nejdále od pracovišť.

Kancelář by měla být rozdělena na hlučnou a klidnou část. Spojení marketérů a programátorů je špatný nápad pro obě oddělení.

Uspořádejte si pracoviště tak, aby vám tam bylo příjemně, protože v práci trávíme většinu dne. Pohodlné pracoviště je rovnováhou mezi otevřeností a osobním prostorem. Od kolegů se můžete ohradit květinami, přepážkou nebo skříňkou, aniž byste opustili společný prostor.

Šetříme čas

Nebezpečí otevřeného prostoru je, že každý zaměstnanec je téměř na délku paže. Výhoda takového rozložení se tedy mění v prokletí, protože vás neustále rozptyluje. Přitom to, co může být pro vašeho kolegu naléhavý a důležitý úkol, se pro vás ukáže jako nenaléhavé a nedůležité.

Při sjednávání schůzek dodržujte pravidlo zvýraznění povinných a nepovinných účastníků, na konci plánovací schůzky zašlete všem protokol s konečnými rozhodnutími a termíny plnění úkolů.

Na splnění úkolů si vyhraďte čas, který bude pouze váš, kdy vás nikdo z kolegů nebude rozptylovat svými dotazy. Upozorněte své kolegy předem, že se připravujete na důležitý termín pro celý tým, požádejte je proto, aby vás v určitý den nebo hodinu neobtěžovali.

Práce v otevřeném prostoru je řadou kompromisů. Začněte se změnami u sebe a svého nejbližšího okolí, poté se na nové standardy postupně dostanou i ostatní vaši kolegové. I když nejste manažer, ale řadový zaměstnanec, můžete změnit život své kanceláře k lepšímu. Stačí zaujmout aktivní postoj a prosazovat své nápady.