Nezřejmý, ale fungující způsob, jak zkrátit čas při odesílání pošty

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Chcete-li optimalizovat čas, který strávíte prací s poštou, nesnažte se dát své e-maily do dokonalého pořádku. Vše je mnohem jednodušší, říká zaměstnanec MailChimpu. Pár jednoduchých kroků – a budete potřebovat jen jednu a půl hodiny denně, abyste se vypořádali se všemi písmeny.

Jon Smith z týmu podpory MailChimp přišel na dokonalý e-mailový vzorec metodou pokusu a omylu. Nejprve vytvořil mnoho složek, pak každou smazal, ale žádný z těchto přístupů nefungoval. A pak přišel do úplně jiného systému.

Navzdory tomu, že odpovědi na dopisy jsou pro jeho práci téměř stěžejní, dokázal zkrátit čas strávený různými akcemi s poštou na jednu a půl hodiny denně. Zjistil, že i když je schránka plná dopisů, pár jednoduchých akcí může věci zvrátit.

Čím byste neměli ztrácet čas

Jak John říká, zpočátku se snažil dopisy třídit a vytvářel nejrůznější složky: na zprávy od šéfa, na informace o různých projektech, na zprávy, u kterých bylo potřeba udělat nějakou akci a tak dále. Věřil, že by mu to mělo pomoci ušetřit čas. Ale ve skutečnosti začal trávit více času snahou zapamatovat si svůj klasifikační systém a méně času samotnou prací.

Například jsem od svého šéfa dostal zprávu o projektu, na kterém jsem pracoval, a tato zpráva také vyžadovala, abych provedl určité kroky. Do které složky to má být umístěno? A jaká byla pravděpodobnost, že si později vzpomenu, kde tento dopis hledat?

John Smith

John se tedy rozhodl zbavit se všech složek a v jeho poště zavládl naprostý chaos. Absence systému nebyla o nic lepší než příliš složitý systém. Pak se John rozhodl ještě jednou přehodnotit svůj přístup k práci s poštou. Rozhodl se neroztřídit dopisy podle předmětu, ale podle typu akce, kterou museli provést. Zde je návod, jak na to.

Nekomplikujte to

Stačí ve složce Doručená pošta zanechat pouze zprávy, na které potřebujete odpovědět. Ty nejdůležitější, pokud na ně nemůžete hned přijít, označte je jako nepřečtené.

Možná se vám to bude zdát nelogické, protože ty nejpalčivější věci by se měly dělat co nejrychleji. Je a někdy je opravdu potřeba na takové zprávy okamžitě reagovat. Označením důležitých zpráv jako nepřečtených je ale v obecné mase rozhodně neztratíte. Navíc tyto e-maily nemusíte přesouvat: zůstanou ve vaší doručené poště a upoutají pozornost, dokud se k nim nedostanete.

Snažím se, aby se mi ve schránce nehromadilo více než 60–70 zpráv najednou. Přesně takový počet písmen bez problémů zvládnu na jedno posezení.

John Smith

Vytvořte si pravidelný poštovní rozvrh

John si každé ráno vyhradí hodinu na úklid poštovní schránky. Jak již bylo zmíněno, naléhavé zprávy často nechává „nepřečtené“. John rychle prolétne informační bulletiny a interní firemní komunikaci a odpoví na tolik neurgentních zpráv, kolik dokáže během té hodiny zvládnout.

Když hodina pro zasílání pošty končí, John Smith poštovní schránku nezavře, ale věnuje jí mnohem méně pozornosti. Jakmile přijdou nové zprávy, rychle prohledá jejich obsah a jména odesílatelů, aby jim určil prioritu. Pokud lze na zprávu odpovědět, aniž by na dlouhou dobu přerušil jiné činnosti, John to udělá. Posílat znovu ale nezačne.

Ke konci pracovního dne si John vyhradí dalších 30 minut, aby je věnoval výhradně práci s poštou. V této době se zabývá dopisy, které po něm vyžadují, aby podnikl jakoukoli akci: dal souhlas, napsal podrobnou odpověď nebo učinil jakékoli rozhodnutí. Právě tehdy věnuje pozornost zprávám, které označil jako nepřečtené.

Mohl bych strávit mnohem více času prací s poštou, ale taková časová omezení mi pomáhají lépe se soustředit a být produktivnější.

John Smith

Klasifikujte e-maily podle typu odpovědi

Pro některé zprávy John stále vytvářel samostatné složky. Některá písmena, která neoznačí jako nepřečtená, rozesílá pouze dvěma směry. Zprávy, které vyžadují jakoukoli akci nebo odpověď od kolegy (ne nutně urgentní), John umístí do složky „To Do“. Je to pro e-maily, které lze vyřídit následující den nebo později v týdnu.

Ještě méně naléhavé dopisy John přesune do složky „Přečíst“. Navíc využívá speciální filtry, které newsletter automaticky umístí do této složky. Instalace filtrů zabere jen pár minut, ale tento jednoduchý krok vám později ušetří spoustu času a úsilí.

Pokud použijete tento způsob, získáte tři aktivní složky, lišící se naléhavostí odpovědi na zprávy: Doručená pošta s nepřečtenými zprávami, Úkoly a Přečtení.

Archivovat zprávy

Pro všechno ostatní používá John Smith funkci archivace zpráv. To mu pomáhá vyčistit schránku a hlavu od zbytečných úkolů.

Jakmile si zprávu přečtu a provedu potřebnou akci, ať už jde o firemní novinky nebo newsletter, který jsem odebíral, archivuji ji.

John Smith

Pokud zpráva obsahuje důležité informace, které by si John přál uchovat pro budoucí použití, označí archivovanou zprávu hvězdičkou, aby ji bylo možné rychleji najít.

Buďte obzvláště opatrní při rozhodování o smazání příspěvku

John zřídka používá funkci odstranění zprávy. Toto je lekce, kterou se naučil ze skutečné praxe. Jednoho dne John smazal zprávu od kolegy obsahující informace, které v tu chvíli nepovažoval za důležité. Poté, co tento zaměstnanec opustil společnost, John potřeboval informace z tohoto dopisu. Pak si uvědomil, že je v průšvihu.

Poté jsem začal mazat jen ta písmena, která se mi v budoucnu určitě nebudou hodit. Nezlobte se, milí kolegové, kteří mi posíláte roztomilé gify s kočičkami, ale tohle jsou zprávy, které končí v "Koši".

John Smith

Aby John Smith dospěl k tomuto systému, vyzkoušel mnoho různých přístupů, které pro něj nebyly dostatečně účinné. Testoval metody, které používali jiní lidé, ale velmi brzy si uvědomil, že musí zkusit něco jiného. John došel k závěru, že jakýkoli systém funguje pouze tehdy, když dobře zapadá do podmínek vaší konkrétní práce.

Zkuste tuto metodu nebo si najděte něco vlastního. Možná budete schopni najít způsob, jak strávit ještě méně času na poště.