9 tipů, které vám pomohou pracovat rychleji ve Wordu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

I když pracujete v MS Word dlouhou dobu a považujete se za odborníka, vždy můžete být ještě produktivnější.

Některé techniky už možná znáte. Často se ale ukazuje, že i opravdoví profesionálové jdou hodně daleko a neznají mnoho užitečných triků.

1. Autotext

Tuto funkci můžete použít k rychlému zadávání často používaných slov a frází, což vám ušetří spoustu času. Tuto radu můžete sdílet s kolegy a usnadnit život i jim.

Stačí napsat text (nebo vytvořit grafiku), který často používáte v dokumentech, a v případě potřeby jej naformátovat. Poté vyberte text a stiskněte Alt + F3. Zadejte krátký název (například zkratku) a uložte. V budoucnu místo celé fráze zadejte jméno, které jste si vybrali, a stiskněte F3. Uložený text nebo obrázek se automaticky objeví v dokumentu.

2. Automatické opravy

Autotext zkrátí čas strávený psaním opakujícího se textu, ale nevyřeší problém překlepů a chyb. Automatické opravy opravují některé běžné chyby. Word to dělá sám během psaní. A ještě lépe, pokud sami přidáte slova, ve kterých jsou často překlepy.

Například víte, že vám vždy chybí „t“ve slově „agentura“. Otevřete předvolby (Soubor → Možnosti → Pravopis → Možnosti automatických oprav ve verzích 2010, 2013, 2016) a vyplňte, co chcete nahradit. Až příště napíšete „agentura“bez „t“, Word chybu sám opraví. Na stejném místě můžete přidat nebo odebrat nahrazení uvozovek-tlapky uvozovkami-vánoční stromky, pomlčku s em pomlčkou a tak dále.

3. Možnosti vložení

Při vkládání textu z internetu nebo jiných souborů jej musíte naformátovat tak, aby odpovídal stylu vašeho dokumentu. Pokaždé si samozřejmě můžete vybrat možnost „pouze text“, ale na to budete pravděpodobně často zapomínat. V takovém případě můžete nastavit neformátované vkládání jako výchozí možnost.

Přejděte na „Soubor“→ „Možnosti“→ „Upřesnit“→ „Kopírovat, vyjmout a vložit“a v položce „Vložit z jiných programů“vyberte možnost „Uložit pouze text“. Nyní, v jakémkoli dokumentu, na kterém pracujete, kopírování obsahu ze souborů nebo webových stránek jej naformátuje tak, aby odpovídal vašemu textu.

4. Odstranění stylu

Dalším způsobem, jak odstranit formátování textu, je správa stylů. Vyberte požadovaný obsah a stiskněte Ctrl + mezerník nebo zvolte Normální na kartě Domů ve skupině Styly.

5. Spolupráce v reálném čase

Office Online byl představen v Office 365 2013. Verze 2016 nabízí ještě více funkcí, jako je spolupráce v reálném čase. Asi většina uživatelů zná tento princip z Google Docs.

Uložte dokument na OneDrive nebo SharePoint Online. Klikněte na Sdílet a vyberte, s kým chcete na tomto souboru pracovat. Pošlete pozvánku spoluautorovi, aby se k vám vybraní lidé mohli připojit. Každý, kdo má k dokumentu přístup, uvidí, kdo provádí jaké změny. Práce na projektech tak bude mnohem efektivnější: nikdo nebude muset čekat na odpovědi s úpravami a novými informacemi poštou.

6. Šablony

Na webu můžete najít a stáhnout obrovské množství šablon. Můžete s nimi začít a upravovat je podle potřeby – mnohem rychleji než přestavba projektu.

7. Dodatek

V mobilní aplikaci pro Android a iOS můžete vytvářet a upravovat dokumenty ze smartphonu nebo tabletu a prohlížet soubory z cloudového úložiště. Je lepší používat aplikaci Word než jiné mobilní editory: můžete si tak být jisti stejným formátováním a mít vždy přístup k nejnovější verzi dokumentu – v desktopovém programu, ve verzi Wordu v prohlížeči, na chytrém telefonu nebo tablet.

Chcete-li pracovat, musíte se přihlásit ke svému účtu. Pokud máte vy nebo vaše organizace předplatné Office 365, nemusíte v aplikaci nic platit.

8. Vlastní formát tabulky

Pokud často formátujete tabulky podle svých představ, můžete snížit množství práce. Vytvořte styl a přidejte jej do skupiny Styly tabulek. Poté v této skupině klikněte pravým tlačítkem na požadovaný styl a nastavte jej jako výchozí formát.

9. Tiskněte kdekoli

Někomu to může připadat divné, ale většina uživatelů Wordu používá šipky na klávesnici, když potřebují posunout kurzor a začít psát na nové místo v dokumentu. To lze ale provést mnohem rychleji – dvojitým kliknutím. Otevřete prázdný list a dvojitým kliknutím kamkoli začněte psát tam.

Nyní jste připraveni být ve Wordu co nejproduktivnější!