Jak být produktivnější: 7 hlavních pravidel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Obchodní kouč vám řekne, jak vyvinout vlastní strategii a začít dosahovat více a přitom utrácet méně energie.

Mark Pettit pomáhá podnikatelům a firmám být lepší. A za léta praxe zformuloval sedm základních pravidel produktivity.

1. Mějte jasnou představu o tom, co se děje

Než začnete plánovat, musíte nejprve pochopit, kde se právě nacházíte. Analyzujte svou práci od samého začátku až do současnosti.

To vám dá skutečný pocit toho, co jste již zlepšili, co je již opravdu dobré a co ještě chcete změnit. Chcete-li to provést, musíte provést následující.

Upřesněte svá přání

Ujasněte si své výkonnostní cíle. Rozumíte plně tomu, co děláte a proč a jaký by měl být ideální výsledek?

Jakmile si na tyto otázky odpovíte, pochopíte, jaká konkrétní vylepšení potřebujete. Když před sebou jasně vidíte výsledek a jste motivováni k jeho dosažení, pracujete efektivněji.

Přemýšlejte o tom, jaké změny očekáváte

Je důležité pochopit, jak konkrétní vylepšení ovlivní vaše podnikání a osobní život – je to inspirující. Jinak změnu přijmete jen na krátkou dobu, po které se vrátíte ke svým starým návykům.

Abyste tomu zabránili, upřímně si odpovězte na následující otázky.

• budeš šťastnější?
• Chcete méně pracovat a trávit více času s rodinou? Pokud ano, co uděláte?
• Je pro vás důležité vybudovat efektivní tým? Čeho byste s ní mohli dosáhnout?
• Zaměřujete se na kariéru?
• Chcete více cestovat?
• Chcete se cítit svobodněji?
• Plánujete vydělat více peněz?

2. Zaměřte se na své silné stránky

Pokud věnujeme více pozornosti našim speciálním talentům, staneme se šťastnějšími a produktivnějšími. Zároveň roste naše energie, sebevědomí a kreativita.

Vezměte si papír a zapište si vše, co děláte dobře. Vzpomeňte si, kdy jste se cítili sebevědomě a dosáhli výsledků, se kterými jste byli spokojeni. Ignorujte slabé stránky – zaměřte se pouze na své nejlepší vlastnosti a silné stránky týmu, pokud nepracujete sami.

Pamatujte, že každý člověk má své vlastní silné stránky. Doplňují je schopnosti ostatních a společně dokážou přinést neuvěřitelně silné výsledky. O tuto symbiózu efektivity ve své práci musíte usilovat.

3. Delegujte úkoly

Podle Paretova principu je 80 % výsledku dosaženo pouze 20 % akcí. Často jsme však tak zaneprázdněni rutinou, že nedokážeme převzít ty nejdůležitější věci, které tvoří těchto 20 %. A právě ony určují naši produktivitu.

Zdůrazněte své nejdůležitější úkoly – osobní i pracovní. Odmítněte udělat zbytek.

Pokud máte spoustu věcí, které vám moc nejde nebo se vám do nich ani nechce, svěřte je někomu jinému. To bude mnohem efektivnější. Pokud nemůžete dokončit projekt, neuhánějte se do vyčerpání tím, že se budete snažit dělat všechno sami – prostě požádejte o pomoc.

Místo plýtvání časem a energií si určete, kdo vám bude v jaké situaci užitečný. Každé tři měsíce delegujte nebo outsourcujte tři velké úkoly. To vám pomůže uvolnit čas a zvýšit vaši produktivitu.

4. Uspořádejte si práci

Vytvořte si svou vizi pro produktivní den

Můžete si vybrat svou strategii: prostě reagujte na úkoly tak, jak přicházejí, nebo si plánujte svůj den uvnitř i venku. Ale důsledné vyškrtávání položek v seznamu úkolů není o efektivitě. Musíte mít jasný záměr strávit den produktivně a předem se na to připravit.

Takže místo toho, co „potřebujete“, zastavte se a rozhodněte se, co opravdu chcete. Vaše činy by měly být zaměřeny.

Stanovte si tři úkoly na den

Mnoho lidí si pravidelně vede deník nebo si dělá seznam úkolů. Většina lidí však stále čelí následujícímu problému. Seznam úkolů je jednoduše seznam úkolů, které lidé plánují udělat nebo si myslí, že je musí udělat. Není přitom jasné, na kterých z nich by se mělo pracovat především a proč.

Chcete-li zvýšit produktivitu, musíte jasně stanovit priority. Vyberte si a dělejte pouze tři klíčové věci denně a to nejdůležitější si věnujte nejdříve.

Pracujte na jednom úkolu najednou

Bez ohledu na to, co kdo říká, je nemožné efektivně pracovat na několika věcech najednou. Přechod z jedné činnosti na druhou bere energii a snižuje produktivitu. A to, co nikdy nedokončíte, může být stresující a vést k pocitům viny.

Proto se ze tří hlavních úkolů dne zaměřte postupně pouze na jeden.

Sprint

Pracujte po krátkou dobu, abyste zůstali produktivní a soustředění.

Odhadněte, jak dlouho bude trvat dokončení úkolu. Pokud to trvá například 4 hodiny, můžete použít metodu 60–60–30. Hodinu pracujete, pak si pár minut odpočinete. Pak další hodinu a pak si dejte dlouhou 30minutovou přestávku. A opakujte, dokud se s úkolem plně nevyrovnáte.

Nezapomeňte na přestávky

Aby výše uvedené schéma fungovalo, nesmí se zanedbávat odpočinek.

Použijte vyhrazené aplikace nebo jen nastavte časovač. Běžné hodinky jsou lepší než telefon: takže vás nic nebude rozptylovat.

O přestávkách choďte ven na procházky, dejte si zdravé svačiny nebo dělejte něco, co vám dodá energii. Pokud máte pocit, že jste úplně vyčerpaní a nemůžete se sbírat, zkuste si trochu zdřímnout.

Brzy si všimnete, že vaše koncentrace a produktivita se začnou zvyšovat a vy sami se stanete aktivnějšími.

5. Řiďte svou energii

Je důležité udržovat a rozvíjet svou fyzickou a duševní sílu. Pak se budete každý den soustředit na svou práci a budete ji moci dělat efektivně.

Dostatečně se vyspat

Čím lépe spíte, tím produktivněji pracujete. Pokud máte nedostatek spánku a nemůžete ráno vstát z postele, zkuste do svého rozvrhu zavést večerní rituály. Hledejte ty, které vám osobně vyhovují.

Často odpočívejte

Zakladatel společnosti Strategic Coach Dan Sullivan věří, že existují dva způsoby, jak se dívat na svět: prizmatem času a úsilí nebo prizmatem výsledků.

Chcete-li získat co nejvíce z plynu za nejnižší cenu, Sullivan navrhuje mít pravidelné „dny volna“. To je 24 hodin, během kterých nemusíte dělat nic pracovního. Během této přestávky si dobře odpočinete a načerpáte energii. A pak můžete využít veškerou svou energii a kreativitu k dosažení nejlepších výsledků.

Namísto toho, abyste mysleli na svůj víkend jako na odměnu, považujte jej za předpoklad úspěchu.

Dan Sullivan

Udělejte si každé ráno Power Hour

Věnujte hodinu a půl sami sobě: meditujte, cvičte, čtěte, zdravě snídejte, udělejte si děkovný seznam a naplánujte si, které tři důležité úkoly dnes budete dělat.

Tyto ranní rituály vás motivují a připraví na produktivní den. Smíchejte několik různých úkolů, dokud nenajdete kombinaci, která vám vyhovuje.

Neříkejte častěji

Zapomeňte na to, že budete pracovat déle a tvrději. Přestaňte říkat „ano“těm lidem, skutkům a věcem, které plýtvají vaší energií a nejsou užitečné.

Místo toho věnujte svůj čas a energii úkolům, které přinášejí nejlepší výsledky a dělají vás šťastnějšími.

Rozdíl mezi úspěšnými a vysoce úspěšnými lidmi je ten, že ti druzí říkají ne téměř každému.

Warren Buffett podnikatel, investor

Přestaňte usilovat o dokonalost

Mnoho lidí se neustále jen připravuje na akci. Čekají na správný okamžik, kdy mohou začít – jen tak mohou udělat něco dokonalého.

Promlouvá v nás smysl pro perfekcionismus. Problém je ale v tom, že ten vytoužený okamžik nemusí nikdy přijít.

Prostě jděte a začněte pracovat, snažte se, jak nejlépe umíte, a nakonec budete spokojeni.

6. Měřte a analyzujte

Klíčem k úspěšnému plánu produktivity je měřitelný pokrok.

Vágní a sdílené cíle nám nedávají dobrý pocit z vykonané práce. Když vizuálně vidíme náš pokrok nebo dosahujeme konkrétních cílů, cítíme se mnohem šťastnější a sebevědomější.

A sledování vlastního pokroku zajišťuje, že se nebudete poměřovat s úspěchy ostatních. Koneckonců, „srovnávání je zloděj radosti“, jak řekl Theodore Roosevelt.

Stanovte si konkrétní cíle

Napište si pět osobních a profesních změn, kterých chcete během následujících tří měsíců dosáhnout. Vyberte si, co je pro vás nejdůležitější a co může ve vašem životě znamenat velký rozdíl.

Formulujte cíle tak, aby bylo možné sledovat pokrok. Dělejte to každý měsíc nebo dokonce týden.

Vyhodnoťte účinnost

Vaše strategie produktivity nevyhnutelně ovlivní vaše pracovní úkoly. Před zahájením nového projektu si proto stanovte osobní kritéria jeho úspěchu. Poté analyzujte hotovou práci, abyste zjistili, zda tato kritéria splňuje.

Napište, co se zlepšilo, protože jste produktivnější. Všimněte si, co je ještě potřeba udělat.

7. Zjednodušte

Klíčem ke zvýšení vaší produktivity je jednoduchost. A je lepší, pokud jde o co největší jednoduchost.

Všichni jsme obklopeni tolika složitostmi, že je těžké udržet vše pod kontrolou a soustředit se na to nejdůležitější. To platí pro osobní i pracovní život.

Nekontrolovatelný rozvrh, přeplněná schránka, obrovský seznam úkolů, změť myšlenek, nedostatek času, hromada termínů – cokoliv. To způsobuje únavu a pocit začarovaného kruhu. V důsledku toho budete zažívat neustálou únavu a stres.

Snažte se tedy mít svůj život co nejjednodušší. Osvoboďte se od neproduktivních činností, které kradou energii. To vám umožní soustředit se na to, co vám přinese největší výsledky, radost a uspokojení.

Těchto sedm pravidel je základních, ale není nutné se hned snažit všechna dodržovat. Vyzkoušejte nejprve jeden nebo dva a uvidíte, jak to ovlivní váš výkon. Hlavní je začít.