Jak si usnadnit adaptaci na novou práci

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Rady od jednoho z nejúspěšnějších HR ředitelů v SNS Michaila Prytuly především pro čtenáře Lifehackeru.

Tématu adaptace zaměstnanců, nebo, jak se tomu na Západě říká onboarding, je věnována spousta výzkumů, článků, doporučení a dokonce i knih jako „Tvých prvních 90 dní v nové práci“. Nebudu vás zahlcovat referencemi na knihy, statistikami, odkazy a tak dále, ale pusťte se rovnou do práce a poskytnu vám pár rad ze svých 12 let zkušeností v HR.

Adaptace neproběhne sama od sebe

Bez ohledu na to, jak cool je profesionál. Je rozšířený názor, že když najmeme super cool profíka, pak určitě přijde na to, co má dělat a jak se sám přizpůsobit. Jako, tohle je skoro známka profesionála. Nepřizpůsobit se neznamená být profík. Další!

Ve skutečnosti se v lepším případě adaptace opozdí a zaměstnanec dosáhne plné kapacity za 3-6 měsíců (v závislosti na úrovni pozice a složitosti pozice). S kvalitní adaptací se toto období zkracuje na polovinu.

Kolik tam platíte svému novému marketingovému řediteli? 5000 $ měsíčně? A jak si myslíte, že vaše úsilí stojí za 15 000 $, které firmě zachráníte? Je škoda platit agenturám za hledání kandidátů za tři platy, ale na adaptaci o ně snadno přijdete?

První den je kritický

Takže máte představu, že adaptace je nesmírně užitečná. Co dělat, kam utéct? Najmout urgentního HR manažera, který se postará o adaptaci vašich zaměstnanců? Ne, nejdřív se uklidni. 90 % adaptačních úspěchů je vlastní první pracovní den a manažer si to dokáže kvalitativně udělat sám. Ale musíte se připravit.

Dokumenty

Ujistěte se, že do této doby byly dokumenty podepsány (zaměstnancům se nelíbí, když se podepisování dokumentů s firmou o několik dní zdržuje). Nejlepší je to udělat předem, pokud je to možné.

V STB jsme například rozeslali kandidátní dotazník, který člověk doma vyplnil a poslal nám. V „1C“jsme měli šablony všech smluv, kam jsme nahráli dotazník kandidáta a vytiskli všechny dokumenty za 5 minut. Zaměstnanec nemusí čekat, než váš HR manažer zadá svá data ručně.

V Preply zásadně všechny smlouvy podepisujeme na DocuSign, nemáme ani takový koncept, abychom šli na HR oddělení. Osoba odešle sken pasu, my ho zaneseme do smlouvy, nahrajeme do DocuSign a odešleme generálnímu řediteli a zaměstnanci k podpisu. Podpis je digitální, můžete si ho vložit i do telefonu.

Pracoviště a potřebné přístupy

Musí být nastaveny všechny účty: pošta, Slack a tak dále. Činíme tak ihned po podpisu smlouvy.

Zkontrolujte, zda je počítač připraven, stůl a židle čekají na majitele. Třešničkou na dortu je balíček pro začátečníky: pero a zápisník s firemním logem, tričko, sada samolepek, odznak na odznak, firemní odznak (rozpočet - 10-15 $).

Seznámení s úřadem a zaměstnanci

Zaměstnanci musí být informováni. Pokud společnost zaměstnává méně než 100 lidí - napište do Slacku, kdo se k nám přidal, dejte odkaz na profil na LinkedIn (v Rusku - na Facebooku). Pokud má firma více než 100 lidí, děláme totéž, ale pouze v rámci oddělení (což je také do 100 lidí).

První den si domluvte prohlídku kanceláře: tady máme kuchyňku, tady záchod, tady zasedací místnost (kterou si takhle rezervujeme), kuříme přímo tam, tady je účtárna a tady naše ředitelka oblíbený poník.

Představte příchozího těm, kteří sedí vedle něj: "Kolegové, chvilku pozornosti, přidal se k nám (…), prosím o lásku a přízeň."

Jak se zachovat, když…

Dozorce

Gratulujeme, máte tu čest přihlásit nového zaměstnance. Nikdo to za vás neudělá, ale určitě bude umět pomoci. Co se tedy po vás požaduje:

1. Seznamte se se zaměstnancem ráno. Poznamenejte si to rovnou do kalendáře nebo požádejte personální oddělení, aby vždy označilo data propuštění nových zaměstnanců.
2. Proveď ho po kanceláři. Ukažte pracoviště, zkontrolujte, zda je zaměstnanec všude přihlášen.
3. Strávte hodinu hovorem s nováčkem. Mluvte o své firmě, o svém oddělení, o hlavních úkolech (obecných i osobních). Vysvětlete, co se musí zaměstnanec první týden naučit, co se od něj očekává v prvních třech měsících. Zde jsou dokumenty, které potřebujete. Zde jsou jména těch, se kterými bych chtěl, abyste si o tom a tom popovídali. Je lepší se mnou komunikovat takovým a takovým způsobem, domlouvat si schůzky tímto způsobem, kontaktovat mě na takové otázky. Příště se potkáme tam a tam.
4. Úsměv. To je nesmírně důležité. I když je polovina vašeho obličeje ochrnutá, usmějte se se zbytkem. Myslím to vážně, nebuďte chlast, zaměstnanci přijdou do firmy, ale odejdou od manažera.
5. Stanovte si úkoly a opravte je písemně, zašlete je alespoň formou dopisu poštou (to je po poradě, kdy se úkoly projednávaly ústně).
6. Poskytněte všechny potřebné dokumenty a přístup.
7. Vyberte si do svého týmu zkušeného a společenského člověka a přidělte mu mentorování zaměstnance. Začátečník ho bude moci kontaktovat se všemi dotazy.

Nový zaměstnanec

1. Zamyslete se nad tím, jaké informace vám chybí a kde je získáte. Neváhejte a ptejte se.
2. Pochopte své cíle pro první týden, měsíc, tři měsíce. Pokud se vedoucí nevyjádřil, zeptejte se sami sebe.
3. Zapište si jména všech, které potkáte. Obecně doporučuji nejprve vše zapsat: množství informací je velké, určitě se na ně zapomene.
4. Povězte nám o sobě velmi stručně pokaždé, když se potkáte, např.: Jsem Misha, 12 let v HR, pracoval jsem v Alfa-Bank, STB, Wargaming, dělal nejúspěšnější online HR kurzy v Labi, autor článku o life hackech pro životopisy, které byly přečteny 1 milionkrát. Ve spouštěcím prostředí se tomu říká pitching nebo výtahová řeč. Připravte se předem. Pro nové zaměstnance nejste nikdo, dokud o sobě neřeknete. Nenechte si ujít příležitost udělat hned dobrý dojem.
5. Pokud pozice zahrnuje zavádění změn ve firmě, je nejjednodušší je provést v prvních 60 dnech, pak už to bude těžší. Zvláště pokud potřebujete dělat nepopulární rozhodnutí nebo jednoduše obtížná rozhodnutí: přijmout, propustit zaměstnance, převést na jinou pozici, přejít na nový software, novou formu reportingu, přebudovat proces, investovat do něčeho nového.
6. Plánujte malá vítězství, pomohou vám vybudovat důvěru. Vyberte si například malé úkoly, které byste mohli vyřešit během prvních 60 dnů, a zaměřte se na ně. Odložte si zatím úkoly, které vyžadují více než 60 dní vaší práce. Zde bych uvedl analogii s Agilním přístupem v programování, kdy se nesnažíme vyrobit velmi velký a velmi složitý produkt najednou, ale rozdělujeme ho na části a vyvíjíme po etapách.
7. Domluvte si 30minutové schůzky s každým, s kým pracujete. Připravte si předem seznam otázek a zapište si odpovědi.
8. Ptejte se, co funguje dobře, co je špatné, co je potřeba změnit. Shromážděte spoustu informací a budujte důvěru.
9. Pokud jste lídr nebo odborník, proveďte audit a předložte výsledky.
10. Domluvte si pravidelnou osobní schůzku se svým manažerem, kde budete sdílet výsledky a získat zpětnou vazbu.
11. Usmívejte se na své kolegy. Nikdo nechce pracovat s mrzutými zaměstnanci, i když jste ve stresu.

HR

Mohl bych napsat celou knihu, ale zde jsou některé z nejdůležitějších tipů:

1. Udělejte dny pro nováčky: dejte je dohromady před starými zaměstnanci a požádejte je, aby se krátce představili (5 minut). To je to, co děláme v Preply, a funguje to opravdu dobře.
2. Pomocí speciálního softwaru nastavte upozornění pro zaměstnance a všechny zúčastněné, aby nezapomněli, co dělat, když zaměstnanec odejde. Využíváme BambooHR, který má sekci Onboarding, která vám umožňuje přizpůsobit upozornění pro každého zaměstnance s libovolnými úkoly a termíny. Například tři dny před odchodem zaměstnance obdrží administrátor oznámení o vytvoření účtu a v den uvolnění obdrží manažer oznámení o nutnosti nastavení úkolů.
3. Pravidelně chatujte s nováčky. Pokud nemáte obchodního partnera pro HR, nechte své náborové pracovníky komunikovat s novými pracovníky jednou týdně.

Kolega

Jako kolega samozřejmě nemáte žádnou odpovědnost za přizpůsobování nováčků, ale rozhodně z toho můžete těžit. Lidé si dobře pamatují, kdo jim pomohl v těžkých chvílích (i když ne vždy o tom veřejně mluví), takže máte každou šanci vybudovat si dobrý vztah s nováčkem a pak počítat s jeho pomocí. Zde je několik tipů:

1. Buďte první, kdo se setká. Přijďte a řekněte: „Ahoj, jmenuji se Misha, jsem zde vedoucí HR. Vidím, že jsi nový, pojďme se seznámit."
2. Řekněte mu, aby vás kontaktoval s případnými dotazy.
3. Řekněte nám, co vy sami považujete za důležité a potřebné.
4. Pozvat na večeři.
5. Zeptejte se nováčka na minulé zkušenosti, plány a cíle. Poskytujte informace užitečné k jejich dosažení.

Závěr

Adaptace se v mnoha společnostech buď neprovádí, nebo je implementována velmi špatně, v důsledku čehož trpí podnik i zaměstnanec. Důvodem je nepochopení procesu na obou stranách. Jednoduché tipy výše vám pomohou výrazně zlepšit proces onboardingu ve vaší společnosti, i když nemáte HR zaměstnance.