Proč systémy GTD často selhávají?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

© foto

Pokud používáte to, co si myslíte, že je nejlepší GTD systém, ale nevidíte výsledky, je nepravděpodobné, že problém spočívá v systému, ale spíše problém s vírou, že dokonale strukturovaný seznam úkolů vám umožní dělat 10krát více práce než vaši kolegové. Žádná metoda zvyšování produktivity pro vás není účinná, dokud nezačnete myslet realisticky. O tom si povíme v článku.

Není možné stihnout „všechno“za jeden den

Každý den máte spoustu věcí, které dnes nutně musíte udělat. Zdá se, že chápete, že nejde udělat všechno najednou, ale přesto se záviděníhodnou vytrvalostí snažíte dokázat opak, což nakonec vede k pocitu, že se celý den točíte jako veverka v kole, ale neměli čas nic dělat. Vyhnout se tomuto pocitu je snadné – je třeba upřednostňovat. Rozhodněte se, co je skutečně potřeba udělat dnes a co může klidně počkat do zítřka. Po dokončení malého seznamu úkolů za den pocítíte pokrok, což znamená, že se druhý den pustíte do práce s velkým nadšením.

Pravděpodobně jste si již mysleli, že je ve skutečnosti obtížné stanovit priority. Ne vždy je možné pochopit, které podnikání je dnes důležitější. Slavný bloger Ze Frank ve svém videoblogu dává tuto radu: napište si seznam všech věcí, které je potřeba dokončit, pak začněte seznam číst od konce a naslouchejte svým vnitřním pocitům. Pokud chápete, že je tento bod opravdu důležitý, nechte ho, pokud máte sebemenší pochyby, nemilosrdně ho škrtněte. Zbývající úkoly začněte od prvního na seznamu.

Pamatujte, že den má 24 hodin, touto dobou jste omezeni. Když jste toho naplánovali příliš, budete večer zklamaní, že jste zase neměli čas. Naopak je lepší si stanovit příliš jednoduchý cíl, se kterým si určitě poradíte. A pak udělat nějakou další práci. Na konci dne se budete cítit jako vítěz, protože jste kromě nezbytných věcí stihli ještě něco dalšího.

Zapomeňte na multitasking a soustřeďte se na jednu věc

Pro člověka je velmi obtížné multitasking, ale přesto to mnoho lidí dělá rádo, protože se tak cítí aktivnější a produktivnější. Každých pět minut můžeme přerušit nějakou aktivitu, abychom mohli odpovědět telefonicky nebo e-mailem. Multitasking značně odvádí naši pozornost a zde je důvod: pokaždé, když přepnete svou pozornost z jednoho úkolu na druhý, se pak bolestně vrátíte k prvnímu a budete si pamatovat, kde jste skončili.

V ideálním světě bychom mohli multitasking úplně opustit, ale v reálném světě stále nastávají situace, kdy se tomu nelze vyhnout. V tomto případě se vyplatí udělat kompromis, použít například techniku „rajčatového plánování“, kdy se 25 minut soustředíte výhradně na jeden úkol a nenecháte se rozptylovat.

Pracujte na jednom úkolu a po 25 minutách upravte seznam a vyberte další, který aktuálně vyžaduje vaši okamžitou pozornost. To vám umožní provádět multitasking, ale zároveň se soustředit na daný úkol.

Vybírejte a používejte tipy pro produktivitu moudře

Na téma produktivita a efektivita je napsáno mnoho článků, nekonečně se objevují nové techniky a hacky, ale žádný z nich vám nepomůže, pokud nevyřešíte výše popsané problémy. A i když je vyřešíte, musíte se naučit, jak správně a na místě aplikovat systém GTD.

Jak již bylo zmíněno v jednom z našich příspěvků, pokud je pro vás to, co děláte, důležité, nepotřebujete systémy, seznamy a upomínky. Nebude pro vás těžké mít na paměti, co musíte udělat. Pokud je problém, který řešíte, globální, pak ho pravděpodobně rozložíte na části napsáním seznamu úkolů, ale udělejte to bez přemýšlení: "Ach, používám GTD!" K čemu jsou tedy GTD systémy a další tipy na produktivitu? Aby bylo možné dělat rutinní a nudné věci včas: placení účtů, telefonování, hlášení. To je to, co celou svou duší sníte odložit na „zítra“, který nikdy nepřijde.

Jakýkoli systém produktivity by se však neměl uplatňovat slepě, je třeba se nejprve zamyslet nad tím, jak si ho pro sebe můžete „vybrousit“, abyste z něj vytěžili maximum. GTD systémy nejsou kouzelnou hůlkou, která by se dala aplikovat přesným dodržováním pokynů, je to nástroj, který je potřeba doladit poznáním sebe sama a způsobu práce, abyste se na konci dne cítili spokojeně.