Jak si udělat rozvrh na každý den a nikdy ho neporušit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Čas je bezpochyby nejcennějším zdrojem, který máme. Proto jsou dovednosti time managementu zásadní. Ale udělat dobrý rozvrh nestačí. Tyto rady vám pomohou poskládat jej tak, abyste nechtěli porušit zavedené pořádky.

Vaše pohoda, produktivita, dobrá nálada závisí na tom, jak nakládáte se svým časem. Použijte tyto tipy a vytvořte si rozvrh, jehož porušení by bylo téměř smrtelným hříchem.

1. Musíte pracovat bez přerušení

Pokud se věnujete především intelektuální práci (například jste designér, inženýr, spisovatel, vědec), musíte se soustředit na daný úkol a zachytit tzv. flow. Abyste pracovali dobře a produktivně, ponechte v rozvrhu jasné intervaly, během kterých nebudete rozptylováni, rušeni ani opouštět své pracoviště. Tato časová okna používejte pouze pro práci.

Optimální dobu lze snadno vypočítat podle pravidla navrženého manažerem Facebooku Davidem Gillisem.

Váš týdenní rozvrh by měl mít alespoň šest přestávek, v délce alespoň tři a půl hodiny, vyhrazených striktně na nepřetržitou práci.

Je to těžké, ale je potřeba se o to snažit. V podstatě musíte pracovat tři a půl hodiny každý den až do oběda. A najděte si den, kdy budete pracovat tři a půl hodiny nonstop a odpoledne.

Zkontrolujte svůj rozvrh. Je v něm místo pro zavedení tohoto pravidla? Pokud není místo, máte problém. A musíte to naléhavě vyřešit.

Co se stane, když toto pravidlo nedodržíte?

• Nebudete produktivní.
• Budete muset končit práci po pracovní době, v noci nebo na ní trávit víkendy.

V tomto stavu evidentně dlouho nevydržíte. Zkuste si tedy upravit rozvrh tak, aby odpovídal pravidlu. Chcete-li to provést, můžete:

• přeplánujte schůzky tak, aby vás neodváděly od práce;
• najít den, během kterého nebudou žádné schůzky, žádné schůzky, žádné plánovací schůzky;
• promluvte si se svým manažerem: určitě je připraven optimalizovat váš den, abyste pracovali efektivněji.

Jakmile si dáte dohromady rozvrh, který tyto časové bloky striktně vymezuje, zacházejte s ním, jako by to byly babiččiny šperky. Svatá krávo. Kolekce láhev vína.

Abyste si usnadnili dodržování nového rozvrhu, vysvětlete si, proč ho potřebujete. Stanovte si cíl pro sebe. Řekněte například: "Chci dokončit projekt za týden."

Bude se vám pracovat snadno a příjemně. Najděte si pohodlné místo, vypněte upozornění na telefonu, dejte si kávu. Zachyťte tok a zapojte se do procesu.

2. Týdně zkontrolujte svůj rozvrh

Rozhodněte se o svých prioritách

Váš plán by měl mít na pondělí naplánované 30minutové okno. Využijte tento čas k revizi kalendáře na příští týden. Rozhodněte se, jaké tři hlavní cíle musíte v příštích sedmi dnech dosáhnout. jaké jsou vaše priority?

Nezapomeňte zkontrolovat všechny schůzky na tento týden. Neměly by přerušovat bloky pracovní doby.

• Pokud jste pozváni k účasti na akci, o které nic nevíte, napište organizátorovi a zeptejte se na program akce.
• Pokud máte s nějakou osobou domluvenou schůzku, ale tentokrát nemáte co probírat, zrušte ji.
• Pokud máte naplánovanou schůzku nebo prezentaci, naplánujte si také nějaký čas na přípravu.
• Pokud není naplánována žádná schůzka, ale máte pár důležitých otázek pro osobu nebo tým, naplánujte si schůzku, schůzku nebo alespoň telefonát.

Aktivní plánování není jednoduché. Ale na oplátku získáte příjemný pocit naprosté kontroly nad svým časem na sedm dní.

3. Zeptejte se sami sebe, zda takto musíte být na tomto setkání

Setkání, jednání, prezentace – to vše zabere spoustu vašeho času. Obvykle jsou takové akce nepohodlně naplánované a zcela neúčinné. Proč jsou vůbec potřeba?

Proč se na nich objevujeme?

• Nechceme toho druhého naštvat. Domluvil vám schůzku, což znamená, že potřebuje něco probrat. Neochotně souhlasíte, že přijdete na schůzku a obětujete své důležité záležitosti.
• Cítíme se být zapojeni do procesu. Pokud se například sejde celý tým, aby probral projekt, máte pocit, že byste rozhodně měli přijít. Jinak si vaši spolupracovníci budou myslet, že nejste tak oddaní jako ostatní.
• Touha být v obraze. Pokud se vám schůzka zdá důležitá (například na ní bude přítomen někdo z vedení nebo se plánuje osudové rozhodnutí), přirozeně chcete být u toho.

Ve skutečnosti by vaše efektivita mohla být vyšší, pokud byste zůstali na pracovišti a neodtrhli se od procesu. Jak víte, které schůzky se musíte zúčastnit a kterou můžete přeskočit? Použijte toto pravidlo.

Na schůzku se musíte dostavit, pokud:

a) jste přesvědčeni, že vaše přítomnost ovlivní výsledek jednání, b) tímto setkáním zvýšíte svou efektivitu.

Chcete-li zjistit, zda vaše přítomnost ovlivní výsledek schůzky, zeptejte se sami sebe, zda budete mluvit o své práci, nebo zda chcete sedět v tichu. Snad se v sále najde někdo, kdo dokáže sebevědoměji a lépe vyjádřit váš názor.

Chcete-li zjistit, zda po tomto setkání budete efektivnější, zeptejte se sami sebe, zda se na tomto setkání dozvíte něco nového. Pokud se nenaučíte nic nového, nehodláte se ptát, nemluvíte o své práci, a proto neočekáváte konstruktivní kritiku, pak se vaše efektivita pravděpodobně nezvýší.

Pokud si ani v prvním ani ve druhém případě nedokážete vysvětlit, proč musíte na toto setkání přijít, přeskočte ho. Váš čas je omezený a musíte každou minutu využít moudře.

4. Udělejte ze svých schůzek efektivní

Některé schůzky a schůzky mohou být efektivnější a produktivnější. Zkontrolujte, zda vaše pracovní akce splňuje tato kritéria, a odpovězte na několik otázek.

• Je zde jasný program a účel schůze. Pokud ne, požádejte organizátora, aby na konci schůzky oznámil, co přesně je potřeba dosáhnout.
• Jsou na schůzi přítomni ti, kteří se schůze neúčastní? Čím větší je plánovací schůzka, tím více stojí každého člena týmu, tím více dovedností a schopností se vyžaduje od vedoucího.
• Mohl byste rozdělit velké setkání na několik menších setkání? Celý tým tak bude při jednání pracovat, vyjadřovat svůj názor, diskutovat o odvedené práci.
• Jde diskuse stranou? Sledujte čas: Když se změní téma konverzace, je snadné se nechat vyvést z míry a zapomenout na to, kolik minut zbývá do konce schůzky. Nedovolte, abyste tak bezmyšlenkovitě plýtvali svým drahocenným časem. Připomeňte svým kolegům: "Zbývá nám 10 minut a ještě jsme se nedotkli několika problémů."

5. Nechejte čas na studium a kreativitu

Ne všechny důležité úkoly je nutné dokončit urgentně. Určitě si ale na tyto aktivity naplánujte čas.

V závislosti na tom, jaký cíl si stanovíte, ponechte okno pro studium, kreativitu nebo hledání inspirace. Může to být docela malé - jen pár hodin. Ale za pár let si za tyto šťastné hodiny poděkujete. I taková malá investice přinese v budoucnu zisk.

Například velmi rád kreslím a věřím, že tuto dovednost nelze ztratit. Proto jsou v mém rozvrhu dvě hodiny vyhrazené pouze na kreslení. Maluji v neděli, což je nejméně vytížený den v mém programu. To stačí k zábavě a nezapomenete, jak držet štětec v rukou.

6. Pamatujte: musíte udělat vše, co jste si naplánovali

Bez ohledu na to, zda to děláte rádi nebo ne.

Opravdu miluji dvojitý cheeseburger, ale jím ho mnohem méně často než saláty, cereálie a polévky. Jednoduše proto, že jíst neustále dvojité cheeseburgery nebude zdravé a silné. Někdy je velmi těžké donutit se jíst to správné jídlo. Tyto slabiny je ale potřeba překonat, protože je to dobré pro vaše zdraví.

Totéž platí pro váš rozvrh. Dělej to, co miluješ. Dělejte to, co vás tolik nebaví, ale co je dobré pro vás, vaši kariéru, zdraví, rozvoj. Položky ve vašem rozvrhu se objevily z nějakého důvodu: vše nepotřebné jsme již zahodili, existuje pouze to, co vám pomůže zlepšit se.

Nyní nelze harmonogram porušit.