Jak dosáhnout poštovného Zen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Téměř před 9 lety Merlin Mann uvedl na trh myšlenku prázdné schránky, která se brzy stala trendem. Při zaměření na vynulování počtu schránek nám však unikl důležitý bod: nejde o vyprázdnění schránky, ale o klid a přehlednost, která s tím přichází. Spása v dosažení poštovního zenu!

Podle údajů je 80 % dopisů „odpad“. Nafouklá schránka s nepřečtenými zprávami, seznamy úkolů, které si posíláme, a newslettery je stresující a stresující. Zranitelní jsou především lídři, kteří jsou neustále bombardováni novými a novými zprávami, které vyžadují pozornost.

Jediný způsob, jak zastavit toto šílenství, je přestat poslouchat svou poštovní schránku a začít ji spravovat. A to neznamená, že musíte odstranit všechny zprávy a uvolnit místo pro nové. Bez jasného plánu pro správu vašich schránek se rychle vrátíte ke starým zvyklostem a vaši mysl opět ovládnou starosti.

Zde je 6 tipů, které vám pomohou dosáhnout post-zenu.

1. Snižte tok odpadu

Zkontrolujte své odběry a upřímně si přiznejte, které z nich pouze plýtvají časem. Hromada stejných newsletterů? Aktualizační zpráva pro web, na kterém jste byli naposledy před rokem? Informace o slevách v obchodě, kde jste si kdysi něco koupili? Odhlaste se z toho všeho naléhavě.

Cokoli, co se netýká vašich každodenních nebo strategických zájmů, by nemělo skončit ve vaší schránce. Snažte se a pečlivě vylaďte své spamové filtry.

2. Trénujte tým

Zaměstnanci velkých korporací tuto bolest znají spíše: nekonečné řetězce dopisů, jejichž kopie se rozesílají všem, kdo potřebují i nepotřebují. Zastavte toto šílenství: Vysvětlete, že můžete být přidáni pouze k příjemcům zpráv, které se vás přímo týkají. K dispozici je telefon pro naléhavé záležitosti. Vysvětlete totéž klientům, přátelům, rodině.

3. Automatizujte svou poštovní schránku

Upravte své filtry tak, aby vám rychlý pohled do doručené pošty poskytl představu o tom, co vyžaduje vaši okamžitou pozornost, co lze zobrazit na konci dne a co je k dispozici během týdne.

4. Použijte služby odloženého čtení

Ukládejte zajímavé, ale ne urgentní e-maily do samostatné složky nebo používejte služby jako Evernote. Uložte si do Pocket nebo Instapaper kuriózní články, které vám byly zaslány, a čtěte, až budete mít volný čas.

5. Udržujte seznamy úkolů pomocí speciálních služeb

Vaše doručená pošta není seznamová aplikace. Zbavte se zvyku posílat si e-mailem seznamy úkolů a plány dlouhodobých projektů.

Za tímto účelem udržujte seznamy úkolů ve službách, kde můžete nastavit termíny, priority, rozdělit velké projekty na několik malých úkolů a strukturovat seznamy. A bude méně pravděpodobné, že ucuknete, když ve své poště uvidíte novou příchozí zprávu.

6. Použijte pravidlo dvou minut

Okamžitě odpovídejte pouze na e-maily, které zaberou méně než dvě minuty vašeho času. Zbytek odešlete do seznamu úkolů nebo do složky Přečíst později. Pomůže například snadná distribuce dopisů.

Efektivní systém manipulace s doručenou poštou je nezbytný pro vaše duševní zdraví. Tok písmen se nikdy nezastaví a je důležité, abyste se v něm naučili plavat, ne se topit. Jakmile dosáhnete poštovního zenu, stanete se klidnějšími a produktivnějšími.