Zen Productivity System: ZTD (Zen to Done)

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Leo Babauta, autor blogu o produktivitě Zenhabits, vydal novou knihu Zen to Done o produktivitě. Klade v něm důraz na jednoduchost, která nás spíše než na systém zaměřuje na akci „tady a teď“.

Je to o zvycích a činech, ne o systémech a nástrojích.

Hlavním tématem knihy je 5 problémů GTD, kterým čelí většina lidí. ZTD je v tomto případě druh ladičky, která pomáhá přizpůsobit GTD individuálně pro každého.

Leo se jako vždy snaží stávající systém zjednodušit a učinit jej pohodlným pro úplně jiné lidi. V systému GTD vidí pět hlavních problémů.

5 GTD problémy

Problém #1. GTD je celá řada změn návyků. To je jeden z klíčových důvodů, proč se lidé začnou přizpůsobovat systému a nakonec ho stejně opustí. Ne každý je schopen současně změnit několik návyků najednou (zejména ty špatné).

Řešení. Pokud jste četli alespoň jeden Leův článek, pak pravděpodobně znáte jeho „náboženství“– měníme jeden zvyk za druhým. ZTD navrhuje zaměřit se na změnu pouze jednoho zvyku najednou. Potom změňte další. Trvá to o něco déle, než nabízí standardní GTD systém, ale šance na dosažení požadovaných výsledků se zvyšuje.

Problém #2. GTD se dostatečně nezaměřují na akci. Většina knih GTD se zaměřuje na shromažďování a zpracování fází, zatímco na konkrétní akce je málo prostoru.

Řešení. ZTD se zaměřuje na akci – jak skutečně plnit úkoly přístupným a uvolněným způsobem.

Problém číslo 3. GTD je pro mnoho lidí příliš nestrukturované. Na jedné straně nedostatek jasné struktury pro rozhodování „hned teď“a rozhodování o tom, co dál, je jednou z klíčových věcí standardních knih GTD. Na druhou stranu to může být i jeho hlavní problém, který řadu lidí mate. Kolik lidí, tolik názorů a stylů práce.

Řešení. Systém ZTD navrhuje k vyřešení tohoto problému použít několik návyků – plánovací návyk (plánování tří úkolů denně a základní úkoly na týden) a standardní návyky, které jste zvyklí dělat každý den. Všechny tyto návyky, stejně jako většina zvyků ZTD, jsou volitelné – některé budou fungovat a některé ne. Můžete se svobodně rozhodnout a zvyky, které si zvolíte, budou velkým přínosem pro váš systém GTD.

Problém číslo 4. Standardní GTD systém se snaží dělat příliš mnoho úkolů najednou. Ve výsledku to vše končí dalším stresem. GTD se snaží vyřadit ze života vše, co není nijak zvlášť důležité, aby člověk mohl pracovat co nejproduktivněji. Ale nezapomeňte, že všechny tyto maličkosti, které narušují produktivní práci, jsou nedílnou součástí života a mohou přinést velké potěšení. Mnozí se proto snaží do svého seznamu vměstnat vše – důležité i ne tolik, snaží se naplnit sestavené seznamy, nafouklé do nepředstavitelných rozměrů. Není to problém GTD – je to lidský problém (jak se snaží implementovat to, co čtou).

Řešení. ZTD se zaměřuje na zjednodušení systému. Vyberte si hlavní úkoly, odstraňte vše nepotřebné a zaměřte se na dokončení toho hlavního.

Problém č. 5: GTD není dostatečně zaměřeno na hlavní cíle. Hlavním cílem GTD je plnění příchozích úkolů. Tedy všechny příchozí, bez zaměření na hlavní cíle.

Řešení. ZTD navrhuje zaměřit se na klíčové úkoly. Každý den si vybíráte, co je důležité. Každé pondělí revidujete základní plány na týden a máte tak základní plány na očích po celý rok, aniž byste vybočili ze stanovené trajektorie. GTD obsahují prvky podobného systému, ale ZTD rozšiřuje.

10 ZTD návyků

1. Sbírejte. Zvyk: neustálé vstřebávání informací. Vždy s sebou noste něco, do čeho si můžete zapsat důležité informace nebo nové myšlenky.

2. Zpracování. Zvyk: zpracovávat všechny příchozí zprávy, neodkládat je na druhou kolej. Žádná šance na prokrastinaci. Kontrolujte svou doručenou poštu alespoň jednou denně a odpovídejte na zprávy seřazené podle důležitosti.

3. Plán. Zvyk: Naplánujte si hlavní cíle na každý den a své největší cíle na týden.

4. Dělejte (zaměřte se). Zvyk: Dokončete jeden úkol po druhém bez rozptylování.

5. STS (jednoduchý důvěryhodný systém). Zvyk: Dělejte si jednoduché seznamy a kontrolujte je denně. Žádné složité seznamy. Možná ani nebudete potřebovat speciální programy – vše je jednoduché a přehledné. Plné soustředění na hlavní úkoly dne a týdne.

6. Organizujte. Zvyk: Všechny věci by měly mít své místo. Snažte se mít doma i na stole pořádek. Věci zaneřádí nejen prostor v místnosti, ale i v hlavě.

7. Recenze. Zvyk: Každý týden kontrolujte svůj systém a hlavní cíle. Během tohoto týdenního přehledu máte možnost sledovat, jak cíl postupuje a které metody k němu nejvíce přispívají.

8. Zjednodušte. Zvyk: Omezte svůj seznam úkolů a cíle na vysokou prioritu. Hlavních cílů nemůže být mnoho. Odřízněte vše nepotřebné.

9. Konzistence. Zvyk: Vytvořte a udržujte konzistentní rutinu. Vytvořte si určité denní rituály, které vám pomohou naladit se na práci, a snažte se je dodržovat tím, že nebudete denně nic dělat.

10. Najděte svou vášeň. Zvyk: Najděte si práci, do které se opravdu zamilujete. Bez komentáře.

V tomto příspěvku jsem vše popsal velmi stručně - jen letmý obsah knihy. Pokud jste již dříve četli knihy Leo Babauty (stejný „Focus“), Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System [Kindle Edition] lze zakoupit na Amazonu za 5 dolarů. Nejsem si jistý, zda bude v dohledné době k dispozici zdarma.