Metoda Inbox Zero je nejlepší způsob, jak se vypořádat s tisíci nepřečtených e-mailů

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Udržet prázdnou schránku je snadné. To vám pomůže být produktivnější a nikdy nezmeškáte důležité zprávy.

Hromada nepřečtených e-mailů, které se neustále povalují ve vaší doručené poště, každého zpanikaří. Máte-li mnoho obchodních partnerů a kolegů, se kterými komunikujete prostřednictvím korespondence, stačí mít svou e-mailovou schránku čistou a uklizenou.

JotForm CEO Aytekin Tank je zajímavý způsob, jak organizovat e-maily s názvem Inbox Zero. Jak název napovídá, metodou je pouze udržovat svou doručenou poštu prázdnou.

Obecně platí, že Tank nevynalezl nic nového. Inbox Zero vytvořil kdysi dávno spisovatel a blogger Merlin Mann a je to osvědčená a známá metoda. Přibližně stejnou techniku práce s dokumenty popsal David Allen ve své knize „Jak udělat pořádek“. Tank to jen upravil pro webové rozhraní Gmailu.

Podnikatel Aytekin Tank, zakladatel a generální ředitel společnosti JotForm

Každý den přijímám a odesílám stovky e-mailů. Ale na konci dne je moje poštovní schránka vždy prázdná. Nemám žádnou sekretářku, která by vyřizovala mou korespondenci. Držím se zásady zvané Inbox Zero. To není těžké.

Tank uvádí výhody metody Inbox Zero:

• Pokud je vaše schránka prázdná, nezmeškáte žádnou důležitou zprávu.
• Své adresáty nenecháte dlouho čekat, protože na jejich dopisy můžete okamžitě reagovat.
• Ve schránce se vám nebudou hromadit stovky a tisíce nepřečtených dopisů.
• Ušetříte více času na skutečně důležité úkoly a nebudete trávit hodiny šťoucháním se s e-maily.

Znám mnoho lidí, kteří pečlivě ukládají všechna svá písmena, aniž by smazali jediné. Výsledkem je, že jejich schránka začíná vypadat jako zdroj na Twitteru. Není to pohodlné. V e-mailech se budete neustále ztrácet.

Tank Aytekin

Řekněme, že používáte Gmail – i když tuto metodu lze přizpůsobit jakémukoli poskytovateli internetových služeb (Hotmail, Yandex, Yahoo) nebo e-mailovému klientovi (Outlook, Thunderbird nebo Sylpheed). Pojďme se podívat na vklady nepřečtených zpráv a pustíme se do toho.

1. Vyprázdněte schránku

Takže s metodou Inbox Zero musíte jednat rozhodně. Otevřete "Doručená pošta", vyberte všechna písmena, která se tam nashromáždila, a archivujte je všechny najednou. Někomu to bude připadat jako naprosté šílenství, ale Tank doporučuje udělat právě to.

Musíte začít s prázdnou poštovní schránkou. Tento návod vám nepomůže, pokud máte ve schránce desítky tisíc e-mailů. Vše tedy archivujte a začněte s čistým štítem.

Tank Aytekin

2. Zpracujte své e-maily v chronologickém pořadí

K rozvoji tohoto zdravého návyku potřebujete určitou dávku disciplíny. Při zpracovávání e-mailů začněte nejstarší zprávou a postupujte až k nejnovější. Tímto způsobem zachováte chronologické pořadí a nebudete zmateni.

Existují dvě funkce, které vám pomohou se zpracováním e-mailů v Gmailu:

Zapněte automatické přepínání. Chcete-li to provést, otevřete "Nastavení" → "Obecné", najděte položku "Automatické přepínání" a aktivujte ji. Nyní, když odpovídáte nebo archivujete e-mail, Gmail vás nevrátí do doručené pošty, ale zobrazí další e-mail. Tímto způsobem budete moci zpracovávat dopisy jeden po druhém v pořadí, v jakém byly přijaty, bez jakéhokoli rozptylování.

Poté povolte tlačítko Odeslat a archivovat, pokud jej nemáte. Otevřete „Nastavení“→ „Obecné“a vyhledejte položku „Zobrazit tlačítko“Odeslat a archivovat „v odpovědi“. To vám ušetří čas. Koneckonců, pokud jste již na dopis odpověděli, nemá smysl ho ukládat do doručené pošty, že? Klikněte na tlačítko odeslat a e-mail bude automaticky archivován.

A tady je další důležitá věc:

Nepoužívejte e-mail jako chat. Není nic horšího než vytvářet dlouhé řetězce odpovědí z neustále citovaných dopisů. Pokud si potřebujete promluvit, použijte messenger, chat Slack nebo telefonický kontakt. E-mail k tomu není vhodný.

Tank Aytekin

3. Zodpovězeno - archiv

Hlavním pravidlem metody Inbox Zero je, že vaše doručená pošta není místem pro ukládání vaší pošty. Všechny e-maily ve schránce musí být okamžitě zpracovány. Přečtěte si je jeden po druhém a buď odpovězte a archivujte, pokud zpráva vyžaduje odpověď, nebo jednoduše archivujte, pokud zpráva odpověď nevyžaduje.

Pokud nemůžete okamžitě odpovědět na e-mail, máte dvě možnosti:

• Uložte jej do aplikace organizátor. Může to být Evernote, OneNote nebo nějaký správce úloh. Nastavte datum tak, aby vám program připomněl, abyste svou odpověď napsali ve správný čas.
• Pokud můžete napsat odpověď hned, ale adresát by ji měl obdržet po chvíli, použijte funkci odloženého doručení v Gmailu. Outlook, Thunderbird a další klienti umí to samé.

4. Prostě to udělej

Vše je podle předpisů velkého a mocného Davida Allena. Pokud e-mail vyžaduje akci, která bude trvat několik minut, udělejte to hned. Nekopírujte dopis do svého seznamu úkolů. Nenechávejte to ve své doručené poště.

Pokud potřebujete provést platbu, proveďte to nyní. Pokud potřebujete poslat zpětnou vazbu kolegovi, odešlete ji ihned. Pokud případ trvá pár minut, nemá smysl ho odkládat.

Tank Aytekin

5. Používejte klávesové zkratky

Klávesové zkratky výrazně zkracují čas strávený zpracováním e-mailu. S nimi nemusíte pohybovat kurzorem myši tam a zpět. Tank doporučuje zapamatovat si a používat tři klávesové zkratky:

• Klávesa E umožňuje rychlou archivaci zprávy. Přečetli jsme to, zmáčkli E, archivovali. Je to jednoduché.
• Klávesa R slouží k rychlému zápisu odpovědi. Pokud potřebujete odpovědět na písmeno, stiskněte jej, zadejte odpověď a stiskněte Enter.
• Klávesa F přepošle přijaté dopisy dalším příjemcům.

Myslím, že nepotřebujete žádné další klávesové zkratky. V Gmailu používám pouze tři klávesové zkratky. Na všechno ostatní je tu myš. Tyto klávesové zkratky vám však umožňují rychle provádět tři nejběžnější e-mailové akce, takže vám mohou ušetřit spoustu času.

Tank Aytekin

6. Nastavte filtry

E-mailové filtry jsou neuvěřitelně šikovný nástroj, který udělá spoustu práce za vás. Stačí je jednou nakonfigurovat a ušetří vám spoustu času.

Pokud ve složce Doručená pošta pravidelně nacházíte nedůležité dopisy (upozornění na internetové služby, automatické rozesílání atd.), pak se z jejich odběru buď odhlašte, nebo si nastavte filtry, aby se takové dopisy automaticky archivovaly.

7. Doručená pošta je prázdná - zavřete poštu

Když se snažíte soustředit na svou práci, neměli byste být neustále rozptylováni e-maily. Držme se tedy pravidla: Když je vaše schránka prázdná, zavřete kartu Gmail nebo e-mailového klienta a na několik hodin zapomeňte na poštu. Jen se zaměstnat.

Vypněte všechna upozornění na příchozí e-maily. Jsou velmi rušivé.

Po několika hodinách můžete svou poštu znovu otevřít, zpracovat zprávy, které se tam nashromáždily, a pak se vrátit k práci. Cílem metody Inbox Zero je donutit se nenechat se rozptylovat příchozími e-maily. Svou schránku musíte spravovat vy, ne vy.

Tank Aytekin

Pokud jste vyzkoušeli techniku Inbox Zero a jste připraveni říct, co jste dostali, nebo chcete navrhnout lepší metodu, napište do komentářů.