20 efektivních technik řízení času

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Uspořádejte si život tak, abyste neztráceli ani minutu.

1. Pravidlo 1-3-5

Vaše pracovní doba během dne je omezená a pravidlo 1-3-5 vám umožňuje trávit ji nejrozumněji. Jeho podstata je následující: za den zvládnete jen jeden velký úkol, tři střední a pět malých. Celkem jde o devět případů, nic více a nic méně. Pravidlo pomůže postupně odklízet trosky, být včas a nepřetěžovat se.

2. Pravidlo tří

Pro ty, kteří nejsou naladěni na čísla nebo nemohou dělat devět věcí denně, přišel Chris Bailey, autor knihy Můj produktivní rok, s pravidlem tří. Říká, že dělat tři nejdůležitější věci každý den stačí k tomu, abyste byli produktivní.

Namísto rozhazování energie a pozornosti do několika desítek položek na kontrolním seznamu si vyberte tři nejdůležitější úkoly dne a soustřeďte se na ně. Vyberte další tři další den a tak dále. To vám umožní soustředit se. Stejné pravidlo lze použít pro stanovení cílů pro týden, měsíc nebo rok.

3. Metoda 10 minut

Máte úkol, který nechcete začít? Řekněte si: "Budu to dělat jen 10 minut a pak si půjdu odpočinout." S největší pravděpodobností budete během této doby vtaženi do práce a již nebudete moci přestat.

4. Pomodoro

Tento systém vymyslel Francesco Cirillo, aby si usnadnil přípravu na zkoušky. Pomáhá soustředit se na lidi, kteří se snadno nechají rozptýlit. Je to také dobrý způsob, jak kontrolovat, kolik času strávíte na konkrétní práci.

Pomodoro funguje takto: vezmete si časovač a nastavíte ho na 25 minut. Poté se soustřeďte na svou práci. Když uplyne 25 minut, odpočinete si 5 minut a pak to celé zopakujete. Po čtyřech cyklech budete mít na půl hodiny velkou pauzu.

5. Metoda 90/30

Metodu 90/30 používají spisovatel a blogger Tony Schwartz, spoluzakladatel Buffer Leo Widrich, literární kritik Benjamin Che Kai Wai a podnikatel Thomas Oppong.

Jeho podstata je následující: 90 minut tvrdě dřete, pak půl hodiny odpočíváte a poté cyklus opakujete. V tomto případě prvních 90 minut věnujete nejdůležitějšímu úkolu, který musíte během dne udělat, a další části věnujete méně důležitým věcem.

Podle výzkumu The Enchanted World of Sleep specialisty z Yale Peretze Lafeeho je 90 minut optimální doba, kdy se člověk může efektivně soustředit na jeden úkol. A na úplný odpočinek stačí půlhodina, což potvrzuje i výzkum Spánek a bdění neurofyziologa Nathana Kleitmana.

6. Metoda 52/17

Toto je soukromá verze předchozí metody. Není tomu jinak než v číslech: 52 minut pracujete a 17 minut odpočíváte. Podle experimentu The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, který provedla služba zaměstnanosti The Muse pomocí aplikace DeskTime, vám tato časová období pomohou zůstat produktivní a vyhnout se přepracování. Použijte proto metodu 52/17, pokud máte pocit, že nemáte sílu pracovat 90 minut v kuse.

7. Jíst žáby

Metodu vynalezl motivační řečník Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs a autor svépomoci Brian Tracy. „Žábám“říká nepříjemné a těžké úkoly, které musíte i přes vaši nechuť splnit. Udělejte jednu věc hned od začátku dne – snězte žábu. A pak to pro vás bude snazší: shodíte tento kámen ze své duše a zajistíte si dobrou náladu na celý den.

8. Časové bloky

Jedna nepříjemná věc na seznamech úkolů je, že vám neposkytnou představu o tom, jak dlouho úkol trvá. „Koupit chleba“a „Dokončit zprávu“zabírají jeden řádek v seznamu, ale tyto úkoly jsou nesrovnatelné ve složitosti a důležitosti.

Kalendář je mnohem lepší než seznam úkolů: umožňuje vám vizuálně kontrolovat čas. Vidíte velký blok a uvědomíte si, že úkol není snadný. Vyzkoušejte proto techniku „časových bloků“: dejte si je do kalendáře a každému přidělte čas podle náročnosti úkolu. A když děláte ten či onen úkol, nenechte se rozptylovat ostatními.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) je systém produktivity, který vynalezl obchodní kouč David Allen. Jeho hlavní principy jsou následující:

1. Všechny své činy a nápady si zapisujte na jedno místo, tzv. Inbox.
2. Pravidelně třídit obsah doručené pošty podle priorit a načasování úkolů. Poznámky umístěte do složek podle jejich obsahu – „Práce“, „Domů“, „Nakupování“a podobně.
3. Provádějte revize – vyhazujte nepotřebné poznámky, škrtejte dokončené případy, přesouvejte materiály, které ztratily svou relevanci, do archivu.
4. Když je vše naplánováno, pokračujte v realizaci. Úkoly, které lze splnit za pár minut, řešte okamžitě. Ostatní lze delegovat nebo umístit do kalendáře.

Všechny záludnosti GTD se dozvíte v našem průvodci.

10. ZTD

Leo Babauta, autor blogu o produktivitě Zenhabits, se domnívá, že systém GTD Davida Allena je velmi složitý a vyžaduje příliš mnoho úsilí. Nabízí svůj systém Zen to Done. Abyste se jím řídili, musíte si osvojit 10 jednoduchých návyků.

1. Sbírejte všechny informace ve složce Doručená pošta.
2. Zpracujte všechny záznamy, aniž byste je nechali na zadní vypalovačce.
3. Naplánujte si své hlavní cíle na každý den a největší cíle na týden.
4. Soustřeďte se vždy jen na jednu věc, aniž byste rozptylovali svou pozornost.
5. Vytvářejte jednoduché, krátké seznamy úkolů.
6. Uspořádejte své poznámky do kategorií na základě jejich obsahu, stejně jako v původním GTD.
7. Pravidelně kontrolujte své poznámky a zbavujte se nepotřebných věcí.
8. Zjednodušit. Zkraťte seznam svých úkolů a cílů, pište stručně a jasně.
9. Abyste se naladili na práci, udržujte neustále určitý denní režim.
10. Dělejte to, co opravdu chcete.

11. Kanban

Japonská metoda produktivity, která vám pomůže udržet si přehled o tom, co děláte, co jste již udělali a co je třeba udělat v budoucnu. Kanban vizuálně vizualizuje pracovní postup.

Vezmete nálepku (nebo se zaregistrujete do správce úkolů, jako je Trello) a nakreslíte na ni tři sloupce: Úkol, Dělání, Hotovo. Své záležitosti pak napište na lepicí papírky a umístěte je do příslušného sloupce podle toho, co právě děláte a co jste již udělali.

12. Pravidlo dvou minut

Toto pravidlo je nedílnou součástí GTD, ale lze jej použít i v případě, že nejste příznivci Allenovy techniky. Pokud úkol trvá méně než dvě minuty, udělejte to okamžitě. Takže si odlehčíte mozek, protože už si tento případ nemusíte pamatovat.

13. Zero Inbox

Zero Inbox vynalezl spisovatel a expert na výkon Merlin Mann a funguje dobře s GTD. Mann to aplikoval na e-maily, ale stejným způsobem můžete nakládat s případy, dokumenty, poznámkami a dalšími informacemi. Jak název napovídá, cílem této techniky je udržet vaši doručenou poštu prázdnou.

V původním systému GTD Inbox neustále hromadil spoustu záznamů. Musíte si dát čas na jejich vytřídění a je snadné přehlédnout něco důležitého v přeplněném Inboxu. Mann doporučuje rozebrat obsah, jakmile dorazí. Otevřete složku Doručená pošta a rozhodnete se, co s každou položkou udělat: smazat, delegovat, odpovědět, odložit nebo dokončit. Nezavírejte jej, dokud neprovedete jednu ze zadaných akcí se všemi prvky.

Čas vám navíc pomohou ušetřit automatické filtry v poště, chytré složky a programy na třídění dokumentů.

14. Čerstvé nebo smažené

Fresh or Fried se překládá jako "Čerstvé nebo smažené." Tuto filozofii vytvořila bloggerka Stephanie Lee, která vytvořila Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” prioritizační systém. Když se ráno probudíte, máte podle ní mozek „čerstvý“, ale s postupem dne „smaží“. To znamená, že musíte určit čas svého vrcholu produktivity a mít v tomto období čas udělat všechny nejdůležitější věci za den. Funguje to takto.

1. Na konci dne, když už budete unavení, věnujte 15 minut vytvoření seznamu úkolů na zítřek.
2. Nejdůležitější úkoly přesuňte na začátek dne, do sekce Fresh. Posílají se tam věci, které se vám nelíbí – samé „žáby“. Je třeba je udělat, dokud máte ještě sílu.
3. Méně naléhavé, méně náročné a příjemnější věci jdou do sekce Fried – tedy odpoledne, záleží na vašem rozvrhu. Méně zatíží váš mozek.
4. Následující ráno postupujte podle svého seznamu. Večer pak složte nový.

Stephanie doporučuje FoF lidem, kteří každý večer zjišťují, že jsou úplně vyčerpaní, ale neměli čas, přestože celý den pracovali.

15. Metoda ledovce

Ramita Sethi, autor knihy I Will Teach You to Be Rich, používá tuto metodu k uložení informací na později. Funguje to takto: všechny e-maily, poznámky, články, seznamy ukládáte na jedno místo – například ve službě na psaní poznámek, jako je Evernote nebo Notion, nebo jako dokumenty. Tyto materiály pak distribuujte pomocí značek, složek a kategorií – jak chcete.

Tyto informace si každých 4–6 týdnů prohlédněte a zvažte, zda je lze aplikovat v praxi. Pokud je něco zbytečné, vyhoďte to nebo archivujte. To vám umožní vytvořit si vlastní znalostní základnu.

16. Autofokus

Autofocus vynalezl The Autofocus Time Management System odborník na výkon Mark Forster. Tento plánovací systém je vhodný pro kreativní lidi, kteří mají problém sledovat GTD.

Zapisujte si všechny své aktivity do sešitu bez jakéhokoli pořadí. Poté projděte seznam, vyberte ty, které je třeba udělat co nejdříve, a roztřiďte je. Když jsou naléhavé úkoly vyřešeny, pokračujte těmi, které se vám nyní nejvíce líbí. Pokud jste něco nedokončili - přesuňte to na konec seznamu, vrátíte se k tomu později. A tyto kroky opakujte den po dni.

17. Eisenhowerova matice

Toto schéma vytvořil americký prezident Dwight D. Eisenhower. Matice má čtyři části pro úkoly: Nenaléhavé a nedůležité, Naléhavé, ale nedůležité, Důležité a neurgentní a Naléhavé a důležité. Rozdělte své úkoly do sekcí a můžete zjistit, čemu věnujete nejvíce času a kterým úkolům byste měli věnovat více pozornosti.

18. 4D metoda

4D vynalezl Edward Ray, motivační spisovatel a konzultant. Metoda má pomoci lidem, kteří jsou zděšeni při pohledu na svůj to-do list a nevědí, jak ke všem nashromážděným položkám přistupovat.

Ray namítá, že stačí si zapamatovat čtyři slova pro písmeno D a pak neklesnete na duchu před horami práce. Zde jsou:

• Udělejte – Pokud vám byl přidělen úkol, je nejlepší to udělat hned a odškrtnout jej ze seznamu.
• Delegát – když nemůžete nebo nemáte čas něco vyřídit, ale máte relativně volného asistenta, převeďte úkol na něj.
• Smazat – některé věci nejsou tak důležité. Zlikvidujte je tím, že je trvale odstraníte ze seznamu úkolů. Pokud se na vás pokoušejí uložit zbytečnou odpovědnost, naučte se říkat „ne“zdvořile.
• Zpoždění – Pokud je úkol příliš velký nebo nevyžaduje okamžité provedení, lze jej odložit. Rozhodně jí ale musíte stanovit jasné termíny, jinak zůstane mrtvou vahou.

Vyberte úkol, proveďte s ním jednu 4D akci a poté přejděte na další.

19. Načasování

Lidé, kteří se snaží být produktivní, obvykle sledují čas, který věnují důležitým věcem, a úplně zapomínají brát v úvahu období, ve kterých dělají nesmysly. Tento problém řeší technika „Timing“, kterou vynalezl odborník v oblasti time managementu Gleb Arkhangelsky. Umožňuje vám porozumět tomu, kde trávíte svůj čas, učí vás být pozornější k tomu, co děláte, a méně rozptylovat.

Vezměte si notebook a zapište si všechny své akce a kolik jste jich udělali, s přesností na 5-10 minut. Zaznamenávejte pracovní okamžiky, jednání, schůzky a dokonce i čas strávený na YouTube a ve hrách. Vezměte si na to pár týdnů. Pak listujte v zápisníku, rozpoznávejte své „chronofágy“pohledem a vyvozujte závěry. Možná potřebujete sledovat méně vtipná videa, trávit méně času pitím kávy, nebo jsou vaším nepřítelem telefonáty.

20. Metoda Tima Ferrisse

Timothy Ferriss je guru produktivity, který přišel s vlastní metodou organizace práce se dvěma pravidly. Prvním je pravidlo 80/20 neboli Paretův princip, který říká, že 80 % naší práce lze udělat za 20 % času. Zbývajících 20 % zabere 80 % času. Druhým je Parkinsonův zákon: práce vyplňuje veškerý čas, který je jí přidělen.

Důsledkem toho, říká Ferriss, je, že nemusíte tvrději pracovat, abyste udělali všechno - musíte se lépe soustředit. Nechte pracovat s plným nasazením pouze 20 % pracovní doby, ale můžete předělat všechny opravdu důležité věci. A zbývajících 80 % lze věnovat jednoduché rutině, abyste se mohli soustředit na prioritní úkoly a vyhnout se přepracování.