Multitasking versus produktivita: Jak se vyhnout poškození mozku

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

"Jsi jako Julius Caesar - děláš tři věci najednou!" - jsme zvyklí obdivovat lidi, kteří dělají všechno najednou. Pravda, multitasking nám více ubližuje, než pomáhá. Jak se touha pracovat na všech projektech zároveň brání a jak věci dotáhnout do konce, když na všechno není dost času, říká Ben Slater, ředitel marketingu a prodeje společnosti Seed, která prosazuje vědecký přístup k HR.

Kolik máte karet prohlížeče? Právě teď? Myslím, že víc než deset. Možná dvacet. Některé jsou pro výzkum, některé vám pomohou zůstat v kontaktu s kolegy a klienty a některé jsou otevřené pro zábavu, když je nikdo nevidí. Nezáleží na tom, proč tyto karty potřebujete - stále nepomáhají. Už si nemůžeme jen sednout a dělat jednu věc. Přiznám se, že já sám jsem při psaní tohoto příspěvku kontroloval svou poštu a odpovídal na tweety.

Při přepínání mezi tisíci úkoly máme pocit, že nemáme ani vteřinu na odpočinek. A pak si myslíme, že dnes byl další špatný den: byli jsme strašně zaneprázdnění a neměli jsme čas nic dělat. Večer však není o nic lepší. Jíme při pohledu na televizní obrazovku, čteme knihu, posloucháme rádio. Kdo ti brání se jen posadit a soustředit se na jednu věc?

Neustále jsme odváděni od hlavního cíle, což je samo o sobě špatné. Nyní však existuje více důkazů, že multitasking je pro náš mozek špatný. Zní to hrozivě. Zdá se, že je čas vyzkoušet práci v jiném režimu.

Proč děláme všechno současně

Jaká je odpověď? Protože to jinak nejde.

Technologie jsou vynalezeny, aby byl život jednoduchý a rychlý. Smartphony, stejně jako švýcarské armádní nože, dělají vše ve všech oblastech, od plánování víkendu až po ladění kytary. Když je pro každý krok vynalezena aplikace, je těžké je nepoužívat každou sekundu. Šel jsi do supermarketu? Proč si neudělat nákupní seznam poslechem oblíbeného podcastu? Jdete na oběd s přáteli? Zveřejněte na Facebooku, ať se zvedne někdo jiný!

Co říká věda

Věda ví, proč milujeme dělat více úkolů současně.

Proč je to hezké

Náš vlastní mozek nás klame! Protože má rád, když jsme prý zaneprázdněni až po krk. Výzkum, že multitasking vede k uvolňování dopaminu, hormonu štěstí. Měli bychom být odměněni za tvrdou práci!

My, stejně jako straky, se snadno necháme rozptýlit vším novým, jasným a lesklým. A nejvíce tím trpí část mozku, která je zodpovědná za koncentraci.

Centra potěšení se aktivují, když přepínáme mezi úkoly. Stačí se podívat na nový dopis ve schránce, upozornění na sociální síti – malá dávka hormonu slasti se okamžitě dostane do krevního oběhu. Samozřejmě je snadné se v takových podmínkách rozptýlit.

Proč je to špatné

Protože to vyvolává stres. Bylo prokázáno, že multitasking způsobuje zvýšenou produkci další látky, kortizolu, stresového hormonu, který ovlivňuje vše od duševní výkonnosti až po svalovou hustotu. Pokud jste často rozptýleni, můžete se rozloučit s pracně vydělanými lisovkami. Nelíbí se vám perspektiva? Nemůžete odpovědět na všechny tyto zprávy, to je vše?

Ne, to nestačí. Vědci tvrdí, že samotná schopnost multitaskingu překáží při dělání věcí a snižuje IQ asi o 10 bodů. Víte, že máte nepřečtené e-maily, což znamená, že vaše produktivita již klesla.

Abyste pochopili rozsah důsledků, zvažte pouze jeden příklad. Je známo, že bylinné drogy snižují schopnost myšlení. No a negativní dopad multitaskingu na kognitivní funkce mozku je ještě silnější.

Caesar mohl, tak já můžu

Pokud neustále pracujete a přecházíte z jedné činnosti na druhou, můžete si vytvořit návyk a stát se odborníkem na multitasking. A naučte se, jak okamžitě filtrovat všechny informace, abyste se stali géniem produktivity. Které z těchto dvou tvrzení je správné?

Žádný. Vědci tvrdí, že „uživatelé více stránek“jsou mnohem méně orientovaní v toku informací a nedokážou rychle oddělit důležité informace od odpadu. Existuje několik ojedinělých příkladů lidí, kteří mohou dělat všechno najednou, ale to jsou výjimky, nikoli pravidlo.

Co nás nejvíce rozptyluje

Co nás nejčastěji nutí odtrhnout se od práce?

Pro mě je největší zlo nekonečný proud nových písmen. Myslím, že mnoho lidí se s tím potýká. Na příchozí zprávy si stěžují i přátelé a kolegové. Věříme, že musíme odpovědět na všechna písmena, ale když to uděláme, nezbude nám čas na nic jiného.

Zprávy jsou tak pevně začleněny do pracovního postupu, že mnozí jsou fixovaní na to, že ve své doručené poště nemají nepřečtené zprávy. A když počítadlo ukazuje nulu, je to, jako bychom našli svatý grál digitálního světa.

Bez ohledu na to, kolik nových zpráv je ve schránce, překáží nám. A proto:

1. Očekává se od nás okamžitá odpověď

Napsání a odeslání odpovědi chvíli trvá. Nemusíte odpovídat na tuto sekundu, můžete dopis odložit až do okamžiku, kdy budete připraveni se jím zabývat.

Jsme vždy na dosah. Mimo kancelář? Tak co, svou poštu můžete kontrolovat pomocí smartphonu nebo tabletu. Co může stát v cestě?

Očekávání veřejnosti diktují, na co musíme odpovědět. Nechceme odesílatele naštvat. Používám poštovní plugin, který mi umožňuje vidět, kdy příjemci otevírají mé zprávy. A i když jsem proti okamžité odpovědi na e-mail, je těžké se zbavit obtěžování, když si někdo přečte e-mail, ale nespěchá s odpovědí.

2. Psát může kdokoli

Je nepravděpodobné, že pošlete dopis běžnou poštou osobě, kterou neznáte.

Náš přístup k e-mailům je ale jiný. Neváháme jakýmkoli způsobem zjistit něčí email. Když to dostaneme, lovecká sezóna může být považována za otevřenou. E-mailové zprávy jsou tak neosobní, že můžeme poslat stovky e-mailů úplně cizím lidem.

Krabice jsou plné chladných zpráv. Ztrácíme cenné minuty tím, že se je snažíme filtrovat tím, že je posíláme do archivu a do koše. Nejvíc mě frustruje, že lidé, kteří takové newslettery rozesílají, na ně nedostanou téměř žádnou odpověď. Nemá smysl posílat dopisy s náznakem personalizace, lidé je také mažou, aniž by je četli.

3. Dopisy vás nutí k okamžitým rozhodnutím

Zatímco se brodíme písmeny, musíme dělat mnoho rozhodnutí a tento proces je pro mozek velmi stresující. Vrháme-li veškerou svou sílu do neustálého střídání předmětů pozornosti, utrácíme energii a palivo na zběsilou práci mozku a pak se cítíme unavení a vyčerpaní.

Dokonce ani oblíbené aplikace pro správu e-mailů navržené tak, abyste neztráceli čas analýzou pošty, nezbavují vás nutnosti neustále se rozhodovat: odpovědět hned teď nebo odložit na zítra?

Jak přestat plýtvat časem a být produktivnější

Pokud ode mě čekáte univerzální rady, které okamžitě vyřeší všechny problémy, tak vás musím zklamat. Neexistuje žádné hotové řešení, ale je třeba dodržovat taktiku, jak se vyhnout multitaskingu a stát se produktivnější.

1. Plánujte věci večer

Ameriku jsem vám neotevřel, ale tato metoda funguje. Když strávíte deset minut večer psaním seznamu klíčových úkolů na další den, pomůže vám to soustředit se na práci.

Sepište si věci, které musíte zítra dokončit, a začněte kontrolovat poštu a zprávy až poté, co dokončíte všechny položky na seznamu.

2. Použijte techniku řízení času „rajče“

Sám ho používám, jsem s ním velmi spokojený. Jde o techniku time managementu Itala Francesca Cirilla z konce 80. let.

Rozdělte svůj pracovní den na několik 25minutových úseků intenzivní a namáhavé práce, mezi nimiž je pět minut odpočinku. Metoda je založena na hypotéze, že časté přestávky stimulují duševní aktivitu.

Používám 25minutové bloky k řešení hlavních úkolů naplánovaných na večer. A o přestávkách přecházím na parsování pošty a kontrolu notifikací.

Vřele doporučuji dát této technice zelenou. Můžete si dokonce koupit vtipný časovač ve tvaru rajčat pro měření doby aktivity a odpočinku.

3. V rozvrhu si vyhraďte zvláštní čas pro poštu

Sám používám jiné metody, ale řada odborníků radí zařadit do rozvrhu samostatný čas pro třídění korespondence.

Zvýrazněte řádek ve svém diáři, abyste část dne věnovali čtení e-mailů, odpovídání na tweety a zprávy, a během této doby otevírejte pouze poštu. Vypněte si upozornění na svém smartphonu a v prohlížeči, abyste toto pravidlo dodrželi, i když se bojíte, že nechtěně zmeškáte urgentní e-mail.

Výsledky

Nikdo nemůže za to, že musíme dělat tolik věcí současně. Přinutit se ignorovat příchozí zprávy a přestat přeskakovat z jednoho úkolu na druhý není snadný úkol.

Každá zpráva, kterou pošleme, vám pomůže sníst hormony štěstí na lžíci a dodá vám pocit uspokojení, když se zdá, že jsme tak organizovaní a zodpovědní. Pravda je jiná: prostě jsme odvedeni od důležité věci.

Je velmi těžké to zastavit. Rád se ale soustředím jen na práci. Vyzkoušejte jednu z mnou doporučených metod a porovnejte svou produktivitu před a po.

P. S. Můžete poslouchat hudbu

Nebojte se, nemusíte zavírat iTunes! Části mozku jsou zodpovědné za poslech hudby, jejich činnost se nekříží s vaší prací, což znamená, že nesnižuje produktivitu.

Co děláte, abyste se nenechali rozptylovat maličkostmi?