Jaký je rozdíl mezi produktivitou a efektivitou a co je důležitější

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Srovnávat tyto pojmy je jako porovnávat kvantitu s kvalitou. Nejčastěji nejsou vzájemně konzistentní.

Produktivita odráží počet výsledků

Měření produktivity je obvykle jednoduché, a proto se na něj mnoho lidí zaměřuje. K tomu se vypočítá objem získaných výsledků pro dvě stejná časová období. Pokud jste například přečetli dvě knihy v prosinci a čtyři v únoru, pak jste byli v únoru produktivnější.

Společnosti počítají produktivitu porovnáním výkonu zaměstnanců, oddělení a divizí. Pokud například kancelář společnosti v Kalifornii vydělala 60 000 USD za měsíc a kancelář na Floridě vydělala 50 000 USD, první z nich je považována za produktivnější.

Při hodnocení někoho nebo něčeho byste se neměli spoléhat pouze na kvantitativní výsledky. Tato informace nestačí.

Zdá se, že produktivita odráží celkový obraz práce. Například, když vás vedoucí požádá, abyste dokončili zprávu do konce dne, považuje požadavek za rozumný. I když to opravdu netrvá příliš dlouho, může se stát, že vám dochází čas. Koneckonců, pravděpodobně máte své vlastní průběžné povinnosti a nepředvídané naléhavé úkoly.

Účinnost měří kvalitu

Pokud se produktivita zaměřuje na výsledky, pak se efektivita zaměřuje na kvalitu práce. Produktivitu lze tedy chápat jako výnosy z prodeje a efektivitu jako částku, která po všech srážkách zůstane ve vašich rukou.

Vraťme se k předchozímu příkladu. Kalifornská kancelář společnosti vygenerovala tržby 60 000 USD, ale 20 000 USD z toho bylo třeba vynaložit na organizaci semináře a na cestovní náklady. V pobočce na Floridě byl seminář veden pomocí levné online platformy. Výsledkem bylo, že jejich příjmy byly vyšší a oni sami byli efektivnější.

Efektivitu lze také měřit poměrem kvality práce a vynaloženého času. Například dva zaměstnanci call centra musí denně vyzpovídat 100 zákazníků. První naplnila kvótu tím, že zavolala 150 lidí, druhá tím, že zavolala 300. Oba sice dosáhli kýženého výsledku, ale první se ukázala jako efektivnější. Uskutečnil pouze 50 dalších hovorů, zatímco druhý provedl 200.

Nesoustřeďte se ale jen na efektivitu. Nenastavujte se vysoko. Potíže a chyby jsou přirozenou součástí rozvoje a dosahování cílů.

Když se zaměříme na kvalitu, začneme o sobě pochybovat, bát se a odkládat. Pokud jste zároveň ve vedoucí pozici, bude pro váš tým těžké něco vytvořit ze strachu, že uděláte chybu.

Z tohoto důvodu mnozí uvíznou ve fázi analýzy a snaží se předvídat všechny možné důsledky. I když existují příklady úspěšných perfekcionistů, jako je Steve Jobs, výzkumy potvrzují, že většina úspěšných lidí v jakékoli oblasti perfekcionisté nejsou. Zasahuje do rozhodování a strach z chyby vám nedovolí jít vpřed.

Musíme najít rovnováhu

Tím nechci říct, že jedno je důležitější než druhé. Oba ukazatele je třeba zlepšit. Ano, je hezké dosahovat cílů a dodržovat sliby, které jste si dali, ale vyplatí se nejprve posoudit náklady.

Sledujte, kolik času a zdrojů jste investovali do dosažení svého cíle. Pokud je vaše produktivita tak vysoká, že je ve výsledcích vaší práce mnoho chyb, kterým pak musíte věnovat další pozornost, vstoupí v platnost zákon klesajících výnosů. Totéž se stane, když myslíte pouze na kvalitu a narazíte na perfekcionismus. Strach ze selhání vám brání ve výkonu na vaší optimální úrovni.

3 způsoby, jak zlepšit své výsledky

1. Dávejte pozor na čas a zdroje

Pokuste se udržet aktuální počet výsledků snížením použitých zdrojů. Chcete-li to provést, vědomě přistupujte ke svým cílům.

Řekněme například, že ovládáte marketingový rozpočet multimiliardové společnosti. Možná dosahujete požadovaného výsledku jen proto, že zaplavujete trh reklamami.

Zkontrolujte všechny své marketingové kampaně a vyhodnoťte je z hlediska návratnosti investic. Chcete-li zlepšit efektivitu i produktivitu, přerozdělte náklady. Investujte peníze, které aktuálně utrácíte za 10 % kampaní na konci seznamu návratnosti investic do prvních 10 % kampaní na tomto seznamu.

2. Snižte ztráty

Najděte levnější, ale spolehlivé alternativy, které vám pomohou dosáhnout stejných výsledků, jaké dosahujete nyní. K tomu je užitečné každý rok revidovat své výdaje. To vám pomůže všimnout si oblastí, kde můžete ušetřit peníze. Pokud si nejste jisti, podívejte se na ceny na trhu. Tuto metodu lze aplikovat jak na pracovní, tak na osobní finance.

3. Zvýrazněte hlavní cíle

Perfekcionismus vás nutí myslet si, že potřebujete všechno nebo nic. Pokud nechcete spadnout do této pasti, musíte si přiznat, že věci nemohou jít přesně tak, jak byste chtěli. Rozhodněte se, co je pro vás nejdůležitější, a buďte připraveni obětovat méně důležité cíle.

Vezměte si například nákladní dopravu. V této oblasti je velká konkurence, takže řidiči musí neustále myslet na snižování nákladů a zvyšování efektivity. Aby udrželi nízké náklady, nikdy nejezdí bez nákladu. To znamená, že pokud potřebujete přepravit náklad do města, musí být náklad na zpáteční cestě z tohoto města.

Pokud nebude v místě vykládky nová objednávka za stejnou cenu, souhlasí s nižší platbou. Protože hlavním cílem není jet naprázdno. Tato možnost je mnohem levnější než cestování do jiného města bez nákladu. Koneckonců, volba není mezi sníženou cenou a běžnou cenou, ale mezi sníženou cenou a jízdou naprázdno. V důsledku toho rozhodnutí snížit náklady na přepravu zvyšuje produktivitu.

Máte-li těžké rozhodnutí, zastavte se a přemýšlejte o tom, co je pro vás nejdůležitější.

Představte si, že byste mohli dosáhnout pouze jednoho nebo dvou cílů. Jaký bude největší efekt? Poté zvažte, co je třeba změnit ve vaší produktivitě nebo efektivitě, abyste tohoto cíle dosáhli.