Goalton.com je produktivní služba bez jediné chybičky

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Každý, kdo se pokusil zvýšit osobní produktivitu pomocí myšlenkových map, se nevyhnutelně dostal do situace, kdy je nápad projektu dobře znázorněn ve formě diagramu, ale je velmi obtížné pochopit, jak z něj vytvořit seznam úkolů pro následnou práci.. A také by bylo skvělé si jednotlivé úkoly hned rozložit na kartičky, jako v Trello, nebo si je přidat do kalendáře v diáři. Dříve neexistovaly žádné služby s podobnými schopnostmi. Dříve to nebylo.

Začátek práce

Po přihlášení se Vám zobrazí obrazovka s výběrem požadovaného projektu. Samotné projekty mají styl poznámkových bloků a uživatel si může pro každý nastavit obal, aby se lépe orientoval.

Pokud umístíte obrázek symbolizující váš cíl jako kryt, bude to sloužit jako další pobídka k jeho dosažení.

Zde můžete také vidět aktuální statistiky: najeďte ukazatelem myši na projekt, který vás zajímá, a uvidíte počet úkolů a procento jejich dokončení.

Vytvářejte myšlenkové mapy

Prvním krokem při vytváření projektu je brainstorming. K tomu slouží funkce pro tvorbu myšlenkových map, o jejíž účinnosti má Lifehacker již dlouholeté zkušenosti.

Mechanismus přípravy myšlenkové mapy se od klasické neliší – přidáváte nové prvky, přetahujete je a měníte vzhled (formát i barvu). Zajímavou funkcí je režim zaměření: pokud se potřebujete ponořit do práce s konkrétní větví myšlenkové mapy, dočasně skryjte další nepotřebné větve z přehledu. Pro přepnutí do tohoto režimu klikněte na trojúhelník na začátku libovolného prvku obvodu. Pomocí „strouhanky“se můžete vrátit na požadovanou úroveň porozumění.

Data pro myšlenkovou mapu lze importovat z jakéhokoli jiného systému nebo z běžného seznamu s odrážkami. Problémy nebudou ani s exportem dat – podporovány jsou 4 nahrávací formáty najednou, od prostého nebo formátovaného textu až po podporu Markdown nebo OPML. V druhém případě lze data načíst téměř kdekoli.

Formování nápadů

Jakmile položíte základy svých nápadů pomocí své myšlenkové mapy, Goalton navrhuje přejít do režimu obrysového nástroje a dát svým myšlenkám jasnou strukturu. Outline je základem celého systému, ze všeho nejvíc vypadá jako strom s hierarchicky vnořenými úkoly. Pro podrobné prostudování úkolů se zde můžete přepnout do režimu ostření.

Speciální možnosti pomohou přeměnit abstraktní myšlenky na konkrétní úkoly: termín, odpovědný zaměstnanec a fáze.

O fázích si povíme později, jedná se o extrémně výkonnou funkční oblast Goaltonu, která potřebuje samostatný rozhovor. Začněme kontakty – v systému si můžete vytvořit vestavěný adresář, jakýsi adresář, kam můžete zadávat informace jak o člověku, tak o celé organizaci, její pracovní oblasti a kontaktní osoby. Potřebné informace budete moci snadno získat přímo z osnovy, nemusíte se přepínat do jiných režimů.

Klikněte na ikonu oka - sloupce zmizí a zobrazí se vám textový editor, ve kterém je vhodné dělat poznámky, něco psát nebo si dělat poznámky na přednáškách.

Sestavujeme pracovní plán

Velmi důležitým bodem v Goaltonu je datum dokončení úkolu, umožňuje vám použít jiný režim provozu - týdenní. Tvůrci projektu říkají, že právě tento režim se uživatelům líbil více než ostatní a udržování elektronického týdeníku ve formátu téměř podobném tradiční papírové verzi se ukázalo jako velmi efektivní.

Obrysové úkoly se okamžitě zobrazí v týdeníku, kde je lze přesouvat a upravovat. Týdeník má flexibilní nastavení počtu dní potřebných k dokončení úkolu a filtrování projektů.

Filtry jsou velmi užitečná věc: jedním kliknutím oddělíte osobní úkoly od pracovních, ve výsledku máte ve všech projektech naprostý přehled.

Obdobným způsobem můžete prezentovat úkoly z jiných projektů v pracovních týmech, kterých jste součástí.

Goalton označí dokončené úkoly pomocí známého zaškrtávacího políčka a zvýrazňuje zpožděné úkoly barvou. Tvůrci služby upustili od používání štítků a zjistili, že tato flexibilita je pro uživatele příliš lákavá. Úkoly jsou méně strukturované, což nevyhnutelně vede ke snížení produktivity. Štítky jsou úspěšně nahrazeny funkčnějším projektovým mechanismem. Systém udržuje stavy úkolů – důležité mají vysokou prioritu a jsou vizuálně zvýrazněny.

Shrnutí průběžných výsledků

Čtvrtý režim – todo – je spíše report. Tvůrci Goaltonu se domnívají, že to-do list by neměl být tvořen jako seznam, kam může uživatel libovolně zadávat určité úkoly, ale jako výsledek aktuální práce s projekty. Systém samostatně sestavuje seznam úkolů, které je třeba v blízké budoucnosti splnit. Klasicky strukturovaný Todo-list umožňuje zobrazit kompletní souhrn důležitých nebo zpožděných případů i úkolů na dnešek, zítřek, nadcházející týden a měsíc.

Všechna podání služby Goalton jsou dodávána s tištěnými formuláři, které poskytují hotový krásný produkt, který lze bezpečně předat partnerům na obchodní schůzce.

Pracujeme na kanbanu

Goaltonův pátý režim je kanban board. To potěší především milovníky Trello, kteří zde najdou známý vzhled. Ideologie je však trochu jiná. V konceptu Goalton má každý projekt svou vlastní sekvenci kroků nebo fází. Lze je snadno upravit v nastavení pro konkrétní potřeby. Ve výchozím nastavení se každý projekt skládá ze čtyř fází, ale můžete jich vytvořit libovolný počet a vytvořit tak potřebný tok nebo trychtýř (workflow).

V nastavení projektu jsou dvě důležité vlastnosti – maximální počet dní, které může karta úkolu strávit bez pohybu (max dní) a limit počtu úkolů v této fázi (limit rozpracovaného stavu). V životě samozřejmě tyto limity porušíte spíše vy nebo vaši kolegové – v takovém případě systém zvýrazní zpožděné úkoly nebo překročené limity.

Goalton podporuje koncept obchodu, u kterého je uvedena protistrana, částka a předpokládané datum uzavření. Pokud na tuto desku umístíte obchody, ta se automaticky promění v prodejní trychtýř, který ukazuje úzká hrdla prodejního kanálu a umožní vám uzavírat obchody, označující jejich úspěch.

Tato funkce staví Goalton na roveň produktům třídy Salesforce. Uživatel si může prohlížet zprávy o svých transakcích za různé časové intervaly a sledovat historii vztahů s každým klientem. Z pohledu podnikatelů a startupů pokrývá Goalton všechny obchodní otázky: od nápadu na produkt až po výpočet hotovosti na pokladně.

Projekty vytvořené v Goalton lze sdílet s kolegy v práci. Uživatelé se k tomu mohou sjednotit do týmů zasláním pozvánek a administrátor týmu má všechny potřebné pravomoci k nastavení přístupových práv. Projekt lze navíc zveřejnit – v tomto případě můžete své seznamy, poznámky nebo kontrolní seznamy sdílet s ostatními uživateli. Pokud chcete, můžete si sami zkopírovat projekt nebo šablonu, která se vám líbí, do své knihovny.

V tuto chvíli Goalton.com nemá mobilní aplikace pro chytré telefony, ale plně adaptivní mobilní uspořádání služby umožňuje pohodlně používat systém na jakémkoli tabletu nebo chytrém telefonu. Některé režimy byly zároveň zcela přepracovány tak, aby práce s nimi z mobilních zařízení byla co nejpohodlnější.

Goalton.com je zdarma pro soukromé použití a týmy až 5 lidí.

Vzdejme poklonu vývojářům: neosekali funkcionalitu, aby pak jednotlivé funkce prodávali v pro verzi. Ať si uživatel zvolí jakýkoli tarif, má k dispozici všechny funkce systému.

Goalton v současné době prochází masivním beta testováním a oficiální vydání v USA proběhlo 15. dubna 2016. Uživatelé, kteří se zaregistrovali před 1. červencem, obdrží doživotní bezplatný profesionální účet.