13 věcí v obchodní korespondenci, které prostě naštvou

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pokud nechcete toho druhého naštvat, nedělejte to.

1. Nedostatek pozdravu

Nepíšete obchodní dopis pro radost, potřebujete něco od adresáta. Proto je správné začít ho zdvořilostním aktem – pozdravem. Obejít se bez něj je jako otevřít dveře do cizí kanceláře nohou.

Jak ne

Takhle je to lepší

2. Fráze „Dobrý den“

Pokud nepíšete obchodní dopis přímo z roku 2000, zvolte modernější formulaci. Nevadí, že nemůžete přesně odhadnout, kdy si ten druhý zprávu přečte. Možnost „dobré odpoledne“je nejneutrálnější, ale můžete využít i období, kdy dopis odešlete. A "dobrou denní dobu" přenechte polomrtvým fórům z minulosti.

Jak ne

Takhle je to lepší

3. Manipulace s chybami

Je úžasné, kolik chyb lze udělat v tak krátkém textu. Za prvé, mnozí vzali pravidlo oddělených čárkami doslova. To dává vzniknout mistrovským dílům jako "Drahý Anton Michajlovič". Apel není jen jméno, ale i slova na něm závislá.

Za druhé pečlivě zkontrolujte jméno adresáta. Nevolejte Alekseev Alexandras, Marin Marias a dešifrujte iniciály.

Jak ne

Takhle je to lepší

4. Zkratky a jednoslabičné odpovědi

Obchodní psaní vyžaduje, abyste komunikovali v celých větách. Tento přístup má praktickou výhodu: partner nemusí hádat, co máte na mysli, protože odhalíte všechny nuance a nedáváte příležitost k nesprávné interpretaci slov. A vaše "OK" může znamenat cokoliv. Navíc střihy moc času neušetří.

Jak ne

Takhle je to lepší

5. Humor a metafory

Obchodní dopis by neměl ponechat prostor pro výklad. Všechna slova jsou použita v jejich přímém významu a neznamenají různé interpretace. V opačném případě počkejte na dodatečné kolo korespondence, ve kterém zjistíte, kdo měl co na mysli. A to může zabrat hodně času.

Jak ne

Takhle je to lepší

6. Vykřičníky

Vykřičníky se v literárních textech často nepoužívají, protože jsou určeny k vyjádření silných pocitů. Obchodní dopis není platformou pro vyjádření, i když opravdu chcete partnerovi vyjádřit, co si o něm myslíte.

Možná nemáte na mysli nic zvláštního, ale pro partnera bude vykřičník signálem, že pravděpodobně dělá něco špatně. Mějte tedy jak své smysly, tak kombinaci kláves Shift + 1 pod kontrolou. Výkřik je vhodný pouze v oběhu.

Jak ne

Takhle je to lepší

7. Hojnost byrokratů

Touha vyjádřit se formálněji často generuje monstrózní konstrukce, ve kterých je extrémně těžké rozeznat význam. Nepoužívejte nadměrně složité fráze a pište snadněji.

Jak ne

Takhle je to lepší

8. Caps Lock

Nemá cenu zvýrazňovat řádky velkými písmeny. Na internetu stále symbolizuje křik. Nikdo nemá rád, když na něj někdo křičí. Aby bylo poselství jasné, stačí ho ujasnit.

Jak ne

Takhle je to lepší

9. Fráze "Předem děkuji"

Děkuji, samozřejmě, nemůžete strčit do kapsy, ale včasná vděčnost staví partnera do nepříjemné pozice. Dobře vychovaný člověk se bude cítit povinen splnit váš požadavek, i když chápe, že by to dělat neměl. A budete si vzpomínat na problémy s házením.

Pokud je třeba partnera ještě pobídnout, je lepší popsat, jak je pro něj výhodné reagovat na vaši žádost.

Jak ne

Takhle je to lepší

10. Podivný předmět nebo žádný předmět

Otevírání nesrozumitelných dopisů je nebezpečné, takže u zprávy bez předmětu hrozí nebezpečí, že se dostane do spamu. Člověk se přirozeně velmi rozzlobí, když zjistí, že pod slovy „Zina, guma“se před manažerkou závodu na výrobu pneumatik Zinaidou skrýval důležitý dokument.

Jak ne

Takhle je to lepší

11. Obeznámenost

Neměli byste se odklánět od svého obchodního stylu, i když je adresátem váš nejlepší přítel. Za prvé, možná bude muset přeposlat dopis svému šéfovi nebo dodavatelům. Za druhé, dopis se může náhodou dostat do třetích rukou a kompromitovat jej a zároveň vás.

Za třetí, musíte rozlišovat mezi osobním a pracovním. Firemní zájmy se ne vždy shodují s těmi osobními. Vyplatí se ponechat si manévrovací prostor, abyste udrželi přátelské vztahy, aniž byste při jednáních dělali ústupky.

Jak ne

Takhle je to lepší

12. Nedostatek historie korespondence

Pokud s někým aktivně chatujete, adresát ví, o čem konverzace je, a otočením kolečka myši se může snadno vrátit na začátek dialogu. Ale když si občas vyměníte dopisy e-mailem, může partner zapomenout, kdo jste a co od něj potřebujete.

Usnadněte tomu dotyčnému, aby to udělal: V jednom odstavci mu připomeňte, o čem mluví.

Jak ne

Takhle je to lepší

13. Nesprávné zacházení s vlákny zpráv

Poštovní služby a agenti vám umožňují pracovat s vlákny zpráv. Je to opravdu užitečný nástroj, pokud se s ním zachází správně. Ne každému se to ale podaří.

Možná jste se již stali obětí hromadného mailingu, jehož účastníci neodpovídají přímo autorovi, ale všem. Ve výsledku vám nezajímavá konverzace zaplní schránku a vy vymýšlíte tresty pro ty, kteří nenajdou to správné tlačítko. Do obecného informačního pole se přitom často dostávají informace, které nejsou určeny zvědavým pohledům.

Medaile má i stinnou stránku: když se v důležitém rozhovoru jeden z účastníků neodpovídá všem, ale jedné osobě. A příjemce musí strávit spoustu času odesíláním dopisů místo toho, aby dělal svou práci.