5 alternativ ke klasickému seznamu úkolů

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Udržujete si seznam úkolů, ale stále nic neděláte? Pak je tento článek právě pro vás! Ukáže vám pět alternativních způsobů, jak udržovat seznamy úkolů.

Seznam úkolů je nezbytným prvkem efektivní práce. Teoreticky. V praxi seznamy úkolů často nevedou k produktivitě. Proč? Důvodů je mnoho.

Někdy sedíme a váháme s dokončením jednoduchých úkolů, někdy otálíme a řešení náročných odkládáme na později. To-do list by měl motivovat, ale často nás naopak sráží. Zvláště pokud na konci dne uvidíte, že většina plánovaných se neuskutečnila.

Když se toto vše navrství na sebe, zdá se, že vytváření seznamů trvá déle než realizace úkolů v nich uvedených. V článku o systému seznamů Benjamina Franklina jsme hovořili o některých tajemstvích vytváření efektivních seznamů úkolů (dokončení věcí, stanovení priorit, přizpůsobení seznamů úkolů měnícím se okolnostem atd.). Lifehacker vám v tomto článku představí pět nových a originálních způsobů udržování seznamů.

1–3–5

Co je to běžný seznam úkolů? Je to tak, jedná se o očíslovaný seznam úkolů pro daný den (nebo měsíc / rok, pokud se bavíme o dlouhodobém plánování). Zapomeň na to.

Zkuste sestavit svůj seznam úkolů podle principu 1-3-5.

Jak to funguje?

Napište si jeden hlavní úkol, tři středně velké a důležité úkoly a pět malých, které lze při nedostatku času odložit na zítra. Udělejte to večer, abyste ráno měli jasnou představu o tom, co máte dnes na programu.

Pokud je vaše pole působnosti natolik dynamické, že nedokážete předvídat (ne)vznik nových urgentních případů, pak nechte pár trojek nebo pětek volných. To vám umožní vytvořit váš seznam úkolů co nejflexibilnější.

Připravte se na to, že při sestavování seznamu úkolů podle principu 1-3-5 se vám nemusí vždy podařit z něj odškrtnout všechny položky. Například se mohou změnit okolnosti a hlavní úkol v aktuální den se stane nemožným. Ale můžete vytvořit sadu tří úkolů střední důležitosti nebo pěti - malých.

Hlavní výhodou tohoto přístupu je, že není třeba určovat priority. A priori vyjmenujete, co si myslíte, že je relevantní pro další den.

Bullet Journal

Jaký je hlavní problém papírového plánování? Jakmile úkol ze seznamu odškrtnete, zapomenete na něj a už nikdy neuhodnete, kdy mohou být detaily jeho realizace (telefonní čísla, termíny, poznámky atd.) znovu potřeba. Elektronické plánovače tento problém částečně vyřešily – většina umožňuje odkazovat na minulé úkoly, seskupovat je atd. Ale co ti, kteří dávají přednost příjemnému šustění papíru před dotykovým displejem? Webdesignér přišel se systémem, který zjednodušuje papírové plánování. Jmenuje se Bullet Journal.

Jak to funguje?

Lifehacker již mluvil o systému rychlých poznámek, který vynalezl Carroll v jedné ze svých minulých publikací. Připomeňme si základní principy.

Nejprve si očíslujte stránky diáře. Na první stránce vytvořte obsah – pomůže vám najít informace, které potřebujete. Pak si vytvořte kalendář na měsíc: dny a dny v týdnu, ale naopak – úkoly a události, které se rozhodně nezmění. Na jiné stránce vytvořte seznam úkolů na těchto 30 dní. V tomto případě je důležité používat poznámky (zaškrtávací políčka, kroužky atd.), aby se informace lépe zobrazovaly. Tímto způsobem si můžete vytvořit seznam úkolů pro den i týden. Hlavní věcí je nezapomenout uvést čísla stránek v obsahu.

Anti-to-do

Seznam úkolů by měl být motivací, která vám zvedne náladu: „Mám tolik věcí na práci a jak hezké je odškrtnout si další výstřelek!“. Ale ve skutečnosti mnozí, když si na konci dne otevřou svůj seznam úkolů, upadnou do zoufalství: „Jsem líný člověk! 6 úkolů z 10! Nesplněné úkoly táhnou duši jako kámen ke dnu.

Ale existuje cesta ven - souběžně se seznamem úkolů si držte anti-to-do-pásku.

Jak to funguje?

Podle spoluzakladatele Netscape Marca Andreessena je anti-to-do proces, kdy si nezapisujete to, co musíte udělat, ale to, co jste již udělali, své úspěchy.

Pokaždé, když během dne děláte něco užitečného, zapište si to do seznamu úkolů na druhé straně karty. Pokaždé, když si zapíšete svůj úspěch, dostanete dávku endorfinů, jako myš, která zmáčkne tlačítko v kleci a dostane za to kousek jídla. A na konci dne, než si připravíte novou kartu na zítřek, podívejte se na dnešní kartu, na svůj anti-to-do list a radujte se, kolik věcí jste ten den skutečně udělali. Poté kartu roztrhněte a zahoďte. Další den není promarněný.

Tímto způsobem se můžete dále motivovat k dokončení tohoto seznamu úkolů.

Mimochodem, aplikace iDoneThis funguje podobným způsobem. Pomáhá také pochopit, čím trávíte čas a jaké užitečné věci jste za den, týden, měsíc udělali.

Zenový systém produktivity

GTD je skvělý způsob, jak zlepšit osobní výkon. Metoda Davida Allena však není vhodná pro každého. A tak se další slavný guru produktivity, Leo Babauta, rozhodl tento systém zjednodušit a přišel s Zen to Done (ZTD).

Jak to funguje?

ZTD je o jednoduchosti a zaměření na dělání a dělání tady a teď. Babauta identifikoval pět hlavních problémů GTD a navrhl řešení. Pro seznamy úkolů to znamená následující:

1. Vytvořte jednoduché tematické seznamy. Například na kartu s názvem „Job“zapište pouze úkoly související s vaší profesní činností.

2. Udržujte seznam aktuální. Vždy s sebou noste gadget nebo zápisník, kam si můžete náhle zapisovat nápady nebo úkoly.

3. Buďte relevantní. Uveďte pouze úkoly, které jsou pro seznam úkolů skutečně důležité.

Seznamy zastávek

Pojem „stop doing list“na první pohled zcela odporuje plánování úkolů. Ale jen zpočátku.

Jak to funguje?

Do stop doing listu si zapisujete i své záležitosti, ale ne ty, které potřebujete a musíte udělat, ale ty, kterých se chcete zbavit. Chcete například přestat kouřit, přestat používat sociální sítě a přestat jíst v noci sladkosti. Toto jsou body vašeho listu stop dělání. Ve skutečnosti je to jeden ze způsobů, jak bojovat s chronofágy.

Chris Guillebeau ve své knize The Art of Non-Conformity píše:

Nejlepší způsob, jak přestat ztrácet čas nesmysly, je vytvořit si stoplist. Seznam stop je seznam věcí, které už nechcete dělat. Je to ještě lepší než seznam úkolů, protože vám umožní pochopit, co vás táhne dolů.

Chris sám dělá stop-listy každý rok o novoročních svátcích. To mu umožňuje posoudit, jak velký pokrok udělal za posledních 12 měsíců.

K tomu, aby přestal fungovat list, je důležité pamatovat na načasování. Počítejte, jak dlouho zlozvyk, kterého se chcete zbavit, požírá. Pak si na něj nastavte časový limit (na YouTube ne více než 20 minut denně) a postupně jej snižujte.

souhrn

Pokud vám tedy klasické plánování úkolů nefunguje, vyzkoušejte některou z výše uvedených alternativ. Je lepší je kombinovat: nedělejte dlouhé seznamy, ale krátké seznamy s jedním hlavním a několika vedlejšími úkoly; vést pohodlné a srozumitelné záznamy; motivujte se seznamem svých úspěchů a udělejte si čas na sepsání seznamu návyků, kterých se musíte zbavit.

Pokud máte vlastní přístupy k vytváření seznamů úkolů, podělte se o ně v komentářích.