Jak přestat trpět blížícími se termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Paradox: pokud se bojíte, že práci nestihnete dokončit včas, zkraťte termín.

Podle průzkumu CareerCast jsou termíny jednou z nejčastějších příčin stresu na pracovišti.

Pokud ale přestanete brát uzávěrky negativně, ušetříte si spoustu nervů. Zde je několik účinných triků, které vás zrychlí.

1. Nastavte více dat namísto jednoho

Ekonomové Dan Ariely a Klaus Wertenbroch provedli výzkum, ve kterém se snažili zjistit, jak lidé zvládají plánování úkolů a vyhýbají se prokrastinaci. Předměty byly rozděleny do tří skupin, všichni pracovali, rozdělili se do tří úkolů a stanovili různé časové rámce:

1. První skupina byla instruována, aby dokončila jeden úkol týdně a každých 7 dní hlásila pokrok.
2. Druhá skupina měla na všechny úkoly tři týdny.
3. Třetí skupina si stanovila termíny podle vlastního uvážení.

Díky tomu první skupina, která byla nucena hlásit úkoly každý týden, odvedla mnohem lepší práci – lidé dělali méně chyb a přesněji plnili termíny.

Výzkumy ukazují, že nejlepším způsobem, jak stanovit nejrealističtější a nejméně stresující termíny, je rozdělit velké projekty na menší úkoly, přičemž pro každý bude stanoven jiný termín.

Například úkol „předložit zákazníkovi projekt do 15. srpna“pro vás může být docela stresující – vypadá to příliš skličující. Ale možnosti „vytvořit skicu do 1. července“, „vytvořit layout do 15. července“, „vytvořit prototyp do 31. července“vypadají mnohem jednodušeji a dostupněji – máte konkrétní termíny a konkrétní akce, které je třeba podniknout.

Kromě toho vám rovnoměrné plánování časových os umožňuje cítit pokrok, což vás dále motivuje. Příklad ze zvířecí říše: Psycholog Clark Hull zkoumal, jak se krysy pohybují v bludištích při hledání potravy. Zjistil, že zvířata, která už jednu odměnu našla, vynaložila větší úsilí na pokračování v pátrání. Hull toto chování nazval hypotéza cílového gradientu.

Pokud vizuálně pozorujete pokrok v práci, získáte další pobídku, abyste své úsilí nepolevili. Jednoduše řečeno, když si odškrtáváte další a další položky, jak se pohybujete v seznamu úkolů, motivuje vás to dokončit práci dříve. Existuje obrovské množství správců úloh, které vám umožní sledovat pokrok – vyberte si libovolný.

2. Najděte si ideální úroveň stresu

Jsme zvyklí si myslet, že stres je něco jednoznačně špatného a v ideálním případě je třeba se mu všemožně vyhýbat. Ale není tomu tak. V malém množství nás stres může motivovat.

Yerkes-Dodsonův zákon, který zformulovali psychologové Robert Yerkes a John Dodson již v roce 1908, uvádí, že čím více je člověk psychicky vystresovaný, tím efektivněji pracuje. Ale po dosažení určité hranice tohoto stavu produktivita klesá a člověk to vzdává.

Když jsme ve stresu, v těle stoupá adrenalin, který nás činí bdělejšími, zbystří naše smysly a dodává sílu. Stres je druh dopingu, který nám dočasně dodává fyzickou i duševní energii.

Jak si vybrat ideální úroveň stresu?

• Složité projekty vyžadují nízkou úroveň napětí. Samy vyvolávají vzrušení, nemusíte se nad to soustřeďovat.
• Problémy střední obtížnosti vyžadují mírnou míru stresu.
• Vysoká úroveň je skvělá pro jednoduché úkoly, aby vás motivovala, abyste to udělali správně.

U jednoduchých úkolů stanovte krátké termíny, neodkládejte je na později. Blížíte-li se k termínu, zvýšíte tím úroveň vašeho stresu – povzbudí vás to.

3. Omezte termíny předem

Pokud se vám nedaří dodržet termín, ale máte problémy s motivací, může vám pomoci stanovení kratších termínů.

Ve studii zveřejněné v časopise Consumer Research v roce 2018 experimentátoři požádali několik lidí, aby dokončili průzkum. Jedna skupina na to dostala týden, druhá dva týdny.

Hádejte, která skupina dokončila průzkum včas? Ten, který má méně času.

V dalším experimentu dali stejní vědci skupině studentů na výběr: buď splní naléhavější úkol a obdrží tři čokolády, nebo odvedou méně pálivou práci a za odměnu obdrží pět čokolád. A většina studentů dala přednost první možnosti, i když tam byla odměna menší.

Výzkumníci došli k závěru, že existuje takzvaný efekt naléhavosti: máme zájem na brzkém dokončení úkolů, i když z toho budeme mít menší užitek. Naléhavé záležitosti, jak píší experimentátoři, mají velkou přitažlivost.

Převzít úkol s dlouhým termínem není snadné, protože máme pocit, že takové úkoly jsou obtížnější, protože zabírají více času. Máme tendenci odkládat věci, které považujeme za časově náročné, ale stanovení kratších termínů nás motivuje k co nejrychlejšímu dokončení práce.

4. Sdílejte své cíle a pokroky s kolegy

V roce 2015 provedla American Talent Development Association (ATD) studii a zjistila, že pokud o svém pokroku v práci informujete jinou osobu (šéfa, kolegu nebo jen kamaráda), vaše šance na dokončení toho, co jste začali, se zvýší o 65 %. Také se zvýší o 95 %, pokud budete týmu pravidelně hlásit své úspěchy.

Tato zjištění jsou v souladu s výzkumem Dana Arielyho a Klause Wertenbrocha, o kterých jsme se zmínili dříve. Zjistili, že zaměstnanci, kterým termíny přidělovali jiní lidé, plnili úkoly rychleji a efektivněji než ti, kteří si plánovali svůj vlastní čas.

Nechte někoho jiného, aby vám stanovil termíny, a vy je dodržujte a podávejte zprávy o pokroku. Pokud nemáte vůdce, najděte si partnera, který vás bude ovládat.

5. Udělejte z dodržování termínů hru

Psycholog Mihai Csikszentmihalyi ve své přednášce na TED popsal proudění jako tajemství štěstí. Flow je stav, kdy jste tak soustředění a zapálení do své práce, že ani nevnímáte, jak čas letí.

Když jsme ve stavu fluktuace (říká se tomu také období maximální kognitivní účinnosti), mění se i naše mozková aktivita. V prefrontálním kortexu se zvyšuje koncentrace okysličeného hemoglobinu a zvyšuje se výkonnost mozku. Když se nudíme, nestává se to a je pro nás obtížnější soustředit se na daný úkol.

Proto se vyplatí princip gamifikace aplikovat zejména na ty případy, které se vám zdají nezajímavé. Nudné úkoly nevedou k dodržování termínů. Tím, že svou práci proměníte ve hru, učiníte ji zábavnější a zvýšíte svou motivaci dokončit vše včas.

Existuje mnoho způsobů, jak gamifikovat nudné úkoly. Můžete například soutěžit se svými vrstevníky o probuzení ducha vzrušení. Nebo si nainstalujte nějakou specializovanou aplikaci (například Habitica), která vám dá úspěch za každý splněný úkol.

Vyzkoušejte všechny tyto metody a blížící se termín už ve vás nebude vyvolávat paniku.