Co je chyba v plánování a jak správně odhadnout termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Šest způsobů, jak to udělat v práci i v každodenním životě.

Co je chyba plánování

Za poslední tři roky jsem vymaloval pět pokojů v mém domě. Začal jsem ložnicí a plánoval jsem to zvládnout za týden. K finální úpravě však došlo až o měsíc později.

Myslíte, že když jsem začal s druhou místností, předpokládal jsem měsíc na její vymalování? Ale ne. Byl jsem si jistý: když už jsem si naplnil ruku, určitě skončím do víkendu, maximálně - do příštího. Ale zase mi to trvalo měsíc. Stejně jako u každého z ostatních pokojů. Kromě kuchyně to trvalo ještě déle.

Pokaždé, když jsem se připravoval na malování dalšího pokoje, očekával jsem, že za týden nebo dva bude vše hotové. Zkušenost mi říkala, že bych to nikdy neudělal dříve než za měsíc. Bylo však těžké vzdát se důvěry, že tentokrát to půjde rozhodně rychleji.

Tato přehnaná sebedůvěra, která nás nutí podceňovat čas, který potřebujeme k vyřešení problémů, má jméno: chyba plánování. Tento koncept zavedli koncem 70. let psychologové Daniel Kahneman a Amos Tversky.

Vědci vysvětlili, že při plánování lidé často ignorují své minulé zkušenosti. V mém případě to byl fakt, že mi pokaždé vymalování pokoje trvalo měsíc. Obvykle se soustředíme pouze na úkol, který nás čeká: tato místnost je malá, což znamená, že její vymalování nebude trvat dlouho.

Daniel Kahneman o tom podrobně hovoří v knize Think Slow … Decide Fast. Tvrdí, že chyby v plánování obvykle souvisí se dvěma věcmi:

1. Nebereme v úvahu, jak dlouho nám trvalo podobné úkoly splnit v minulosti.
2. Předpokládáme, že se nebudeme potýkat s komplikacemi způsobujícími zpoždění.

K čemu vede špatný odhad času?

Podle Project Management Institute je něco přes polovinu všech projektů dokončeno podle plánu.

Jedna věc je ale podcenit dobu, kterou zabere vymalování pokoje (jen vám to způsobí trochu nepříjemnosti). Něco jiného je udělat stejnou chybu při hodnocení pracovních úkolů a projektů. Zde mohou být důsledky mnohem závažnější.

V nejlepším případě to povede k tomu, že vy nebo váš tým budete muset pracovat přesčas. V nejhorším případě - na nedostatek rozpočtu, malé zisky, nespokojenost s šéfy a zákazníky.

Jak správně vyhodnocovat úkoly

Musíte přestat plánovat, důvěřovat jedné intuici. Je lepší používat speciální techniky.

1. Stavte na předchozích zkušenostech

Psychologové Kahneman a Tversky doporučují: před zahájením práce musíte nejen posoudit, co je třeba udělat, ale také odhadnout, kolik času se na takové úkoly obvykle stráví.

Například potřebujete vytvořit novou funkci pro mobilní aplikaci – zjistěte, kolik času váš tým strávil na podobném úkolu. Pokud chcete napsat příspěvek na blog o 4 000 slovech, najděte si údaje o tom, kolik hodin nebo dní jste minule strávili.

Pokud pracujete sami, nejjednodušší způsob, jak získat tyto informace, je použít aplikaci pro sledování času. Použijte jej s různými typy úkolů a později použijte hotové sestavy.

Pro týmové aktivity se hodí software pro řízení projektů. Většina z nich používá několik metod sběru dat, například zohlednění skutečné pracovní doby a vytvoření Ganttova diagramu.

2. Požádejte někoho jiného, aby ohodnotil váš úkol

V roce 1994 publikoval časopis Americké psychologické asociace „Personality and Social Psychology“výsledky pěti studií provedených Rogerem Buhlerem, Dale Griffinem a Michaelem Rossem.

Potvrdili, že lidé často dělají plánovací chybu, kterou popsali Kahneman a Tversky. Ale vyšlo najevo něco jiného: často špatně odhadujeme náklady na vlastní úkoly, ale dokážeme docela dobře odhadnout, jak dlouho to bude trvat někomu jinému.

Vědci požádali účastníky studie, aby odhadli, jak dlouho bude trvat jiné osobě, než dokončí určitý úkol. Při odpovídání častěji odkazovali na dosavadní zkušenosti. A i když tam nebyl, jejich hodnocení byla mnohem racionálnější než závěry těch, kteří měli úkol splnit.

Je to proto, že jsme obvykle velmi optimističtí ohledně našich schopností. A mnohem objektivnější, když jde o někoho jiného. Takže místo toho, abyste se pokoušeli sami hodnotit úkoly, požádejte přítele nebo kolegu, aby to udělal za vás.

3. Vytvořte časové rozmezí a vezměte v úvahu možnost zpoždění

Jsou známé známé – věci, o kterých víme, že je známe. Existují také známé neznámé – věci, o kterých víme, že je neznáme. Ale stále jsou neznámé neznámé – to jsou věci, o kterých nevíme, že je neznáme.

Donald Rumsfeld americký politik

Na tento citát se často odkazuje v projektovém řízení. K vysvětlení neznámých neznámých, o kterých Rumsfeld mluví, používají manažeři to, čemu říkají kužel nejistoty. Je navržen tak, aby zobrazoval rozsah času, který může úkol vyžadovat.

Když poprvé začnete pracovat na projektu, stále o něm víte málo. Skutečný čas potřebný k jeho dokončení se proto může značně lišit od prognózy. Myslíte si, že práce zabere dva dny, ale ve skutečnosti může trvat osm. Nebo jen pár hodin.

Ale jak proces postupuje, tento rozsah se zmenšuje. Můžete však přesně říci, kolik času potřebujete na konci – až bude projekt dokončen.

Přesto kužel nejistoty umožňuje přesnější odhad. Pokud toho o připravovaném projektu moc nevíte, vydělte odhadovanou dobu běhu čtyřmi, abyste našli spodní hranici rozsahu, a vynásobte stejným, abyste určili horní hranici. Výsledek bude například od 1 do 16 dnů.

Pokud vám takto velký rozsah nevyhovuje, použijte pro účtování pouze horní hranici – práce pak bude pravděpodobně trvat 16 dní. Toto není nejpřesnější číslo, ale s největší pravděpodobností je blíže realitě než vaše původní předpověď.

4. Ohodnoťte problém ve třech bodech

Tato metoda vám pomůže být objektivnější. U každého úkolu musíte zadat hodnocení:

• nejlepší scénář;
• scénář nejhoršího případu;
• nejpravděpodobnější scénář.

První číslo bude s největší pravděpodobností odpovídat vaší původní předpovědi. Posouzení nejpravděpodobnějšího scénáře může být založeno na empirických datech, která máte k dispozici. A při hodnocení nejhoršího je třeba zvážit, jak dlouho to bude trvat, když se něco pokazí.

Se třemi čísly vypočítejte průměr. Pokud je například nejlepší scénář tři dny, pravděpodobný je pět dní a nejhorší je devět, stačí přidat: 3 + 5 + 9 = 17. Potom toto číslo vydělte třemi. Ukazuje se to v průměru 5, 67 dní - to je vaše předpověď požadovaného času.

5. Vypočítejte chybovost

Steve Pavlina, autor Kurzu osobního rozvoje pro chytré lidi, doporučuje vypočítat si koeficient toho, jak moc se ve svém plánování mýlíte. V budoucnu lze toto číslo použít pro všechny vaše úkoly.

Uveďte odhad času na několik úkolů, které musíte v blízké budoucnosti splnit. Zapište si své domněnky. Po dokončení práce si poznamenejte, kolik jste nakonec utratili.

Sečtěte všechny naplánované časy. Udělejte totéž s tím skutečným. Nyní vydělte veškerý skutečný čas původním odhadem – získáte poměr, který chcete.

Odhadujete například, že dokončení několika úkolů bude trvat 12 hodin. Nakonec jsme utratili 15. Chybovost: 15/12 = 1,25 To znamená, že vám úkoly trvaly o 25 % déle, než jste plánovali.

Nyní vždy vynásobte své počáteční odhady výsledným chybovým faktorem – a budou přesnější.

6. Proveďte hodnocení v nejneproduktivnějších časech dne

Americký analytik a autor obchodní literatury Daniel Pink ve své knize Timehacking. Jak nám věda pomáhá dělat vše včas “se vrhla do výzkumu našich chronotypů – vnitřních hodin.

Studoval, jak ovlivňují to, jak se během dne cítíme. A zjistil jsem, že chronotypy nejen řídí naši fyzickou a duševní aktivitu, ale také určují, v jakou denní dobu jsme nejvíce kreativní a kdy máme sklony k pozitivním a negativním myšlenkám.

Pink cituje výzkum Scotta Goldera a Michaela Macyho, kteří analyzovali náladu lidí na Twitteru. Zjistili, že uživatelské příspěvky obvykle nejsou příliš pozitivní v obdobích nízké produktivity.

U většiny lidí k tomuto poklesu dochází uprostřed dne, těsně po obědě. Podle Goldera a Macy je nepravděpodobné, že během této doby budete mít dobrou náladu. To vám může pomoci vyhnout se přehnanému sebevědomí a optimismu a v důsledku toho plánovat efektivněji.

Podstatou posledně jmenované metody je tedy hodnocení úkolů při poklesu produktivity. To je asi šest hodin po probuzení. Ale můžete jen čekat, až přijde pocit rozptýlení a únavy.

Na základě výsledků práce si ověřte, zda jste se tímto způsobem přiblížili realitě.

Samotné pochopení chyby plánování vám pomůže správně vyhodnotit úkoly. Možná nebudete schopni ovládat svou tendenci přeceňovat své vlastní schopnosti. Ale pokud si uvědomíte, jak působí přehnaný optimismus, a pokusíte se tento vliv snížit, budete mnohem lepší v řízení svého času.