Jak vyčistit Dokumenty Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Hrabeme nekonečné „Nové složky“a zbavujeme se dokumentů s nesrozumitelnými názvy.

Pokud hodně pracujete s Google Docs nebo Google Docs, pak jste pravděpodobně čelili problému, že je příliš mnoho souborů a hlavní stránka služby se mění v nepořádek. Lifehacker říká, jak můžete vytvořit řád z chaosu.

Používejte vestavěné nástroje pro třídění

Dokumenty Google mají několik integrovaných nástrojů pro třídění, které vám pomohou rychle najít požadované soubory. Chcete-li to provést, stačí vybrat příslušnou možnost kliknutím na jeden ze symbolů v pravé horní části hlavní obrazovky.

1. Podle formátu zobrazení

Služba umožňuje přizpůsobit preferovaný způsob zobrazení souborů: seznam nebo mřížku. Chcete-li to provést, stačí kliknout na odpovídající ikonu.

2. Podle data nebo názvu

Dokumenty můžete pohodlně třídit podle data zobrazení, data změn provedených vámi nebo všemi uživateli a také podle názvu.

3. Podle vlastníka

Dokumenty Google umožňují více uživatelům pracovat na dokumentech najednou, a proto je tato služba tak pohodlná. Pokud dokumenty nejen vytváříte, ale pracujete i s cizími lidmi nebo pracujete kolektivně, pomůže vám řazení podle vlastníka (tvůrce) dokumentu. Chcete-li jej použít, stačí kliknout na příslušnou položku na hlavní obrazovce a vybrat příslušnou možnost.

4. Kde je to možné, přístup

Chcete-li zobrazit všechny soubory vytvořené jinými uživateli a dostupné vám, klikněte na ikonu složky v pravém horním rohu hlavní obrazovky a vyberte možnost „Dostupné“.

Udělejte si pořádek na Disku Google

Všechny soubory z Dokumentů Google (stejně jako Tabulky a Prezentace) jsou dostupné na Disku Google. Objednávka v Disku je tedy do značné míry podmínkou objednávky v Dokumentech. Zde je to, co můžete udělat, abyste se vypořádali s chaosem.

1. Roztřiďte dokumenty do složek

Na Disku Google můžete snadno vytvářet složky. Chcete-li to provést, musíte kliknout na velké tlačítko "Vytvořit" a vybrat položku "Složka".

Dejte svým souborům a složkám jasné a konkrétní názvy. Z názvů "Nová složka", "Bez názvu", "1" nebo "lvpdlvarp" není jasné, co je uvnitř. Navíc takové soubory a složky bude obtížnější najít mezi mnoha jinými. Názvy „Zářijové zprávy“, „Seznam kontaktů zákazníků v 15.10“nebo „Článek o biotechnologiích“vám pomohou vést vaše záznamy efektivněji.

Soubory můžete přenést do složky tak, že na ně kliknete pravým tlačítkem a vyberete příslušnou položku.

Nabídku složek lze otevřít z domovské obrazovky Dokumentů Google.

2. Pro důležité soubory použijte různé barvy složek a štítky

Ve výchozím nastavení jsou všechny složky na Disku Google šedé, ale můžete na ně kliknout pravým tlačítkem a z rozbalovací nabídky vybrat jednu z 24 barev.

Potřebné soubory můžete také označit na disku. To se provádí kliknutím pravým tlačítkem myši a výběrem "Přidat k označeným".

Označené soubory si můžete prohlédnout přímo v "Dokumentech".

3. Odstraňte nepotřebné

Při intenzivním využívání služeb Google se v nich hromadí obrovské množství nepotřebných a zastaralých dokumentů. Můžete je smazat v „Dokumentech“i „Disk“kliknutím pravým tlačítkem myši na požadovaný dokument a výběrem „Odstranit“.

Pokud jste omylem smazali dokument (Dokumenty Google při mazání nepožadují potvrzení akce), můžete kliknout na vyskakovací tlačítko „Storno“.

A pokud jste jej smazali, ale po několika dnech změnili názor, přejděte do „Koš“, klikněte pravým tlačítkem myši na požadovaný soubor a vyberte „Obnovit“.

Soubory v koši jsou uloženy po dobu 30 dnů, poté jsou automaticky smazány.

4. Pomocí Filewatch se zbavíte nepotřebných věcí

Filewatch vám pomůže najít soubory, ke kterým máte stále přístup, řekněme ze svého starého pracoviště: ukáže vám, se kterými lidmi sdílíte dokumenty, a umožní vám se od nich odpojit. Služba je také schopna najít soubory, které se staly dostupné příliš mnoha uživatelům (například unikly do sítě), takže můžete změnit nastavení přístupu k nim.

Filewatch je součástí knihovny Google Workspace Marketplace, což znamená, že je certifikován společností Google, takže se vaše citlivá data nedostanou do nesprávných rukou. Služba je zdarma.

• Stáhnout z knihovny Google →
• Stáhnout z webu Filewatch →