Jak být nejproduktivnějším zaměstnancem v kanceláři a přitom jít domů v 17:30

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Někdy se nám seznam úkolů zdá nekonečný. Už jen při pohledu na něj se cítíme vyčerpaní tvrdou prací. Všechny nás trápí otázka, jak být produktivní, mít čas zvládnout všechny pracovní úkoly, ale zároveň netrávit v práci dny a noci. V tomto článku se na to pokusíme odpovědět.

Tohle je Cal Newport. A lze ho nazvat skutečně produktivním, protože:

• profesor na univerzitě, který tam tráví na plný úvazek a kromě párů organizuje různé aktivity pro studenty;
• píše šest (nebo i více) článků ročně pro vědecké časopisy;
• autor čtyř vynikajících knih a v současné době pracuje na páté;
• starostlivý manžel a otec;
• udržuje blog o produktivitě a efektivitě, který je pravidelně aktualizován o nové položky.

Přes vše výše uvedené končí v práci v 17:30 a o víkendech podniká jen zřídka.

Ne, není superhrdina a nemá tým 15 pomocníků. Přestaňme na chvíli závidět takovou organizaci a efektivitu a zamysleme se nad tím, jak to Cal všechno zvládá.

Níže najdete tipy, které vám pomohou naučit se efektivně řídit svůj čas, přestat být líný, prostě začít dělat víc a odejít z kanceláře domů v 17:30. Takže, začněme.

1. Seznamy úkolů jsou zlo. Naplánujte si

Seznamy úkolů jsou samy o sobě k ničemu. Jsou jen vaším prvním krokem. Musíte si vytvořit jasný rozvrh. za co? To vám pomůže naplánovat si, co vlastně můžete dělat. To vám umožní dokončit konkrétní úkol přesně ve chvíli, kdy jej můžete splnit nejefektivněji, a to nejen proto, že je na seznamu číslo čtyři.

Dokud nemáte na seznamu pro každý úkol konkrétní datum a čas, jste jen zbožné přání.

Cal Newport

Plánování vás vybízí ke konfrontaci s realitou. Máte omezené množství času a konkrétní počet úkolů. Nemůžete ale přesně určit, jak dlouho vám každý úkol zabere. Když se podíváte na celý rozsah práce, budete schopni každou pracovní hodinu strávit produktivně, vymáčknout z ní víc a pracovat kde, kdy a kde je to pro vás výhodnější.

Odborníci se shodují, že pokud si nespočítáte přesný čas, který zabere splnění úkolů, předem se odsuzujete k neúspěchu.

Určitě si nyní mnozí z vás myslí, že většina úkolů se objeví náhle a nelze je předvídat a plánovat. Ano, samozřejmě, takové náhlé úkoly je velmi těžké zařadit do vašeho rozvrhu. Ale k tomu nepotřebujete mít sedm sáhů na čele. Vše se může každou chvíli změnit. I tak ale musíte mít plán, jinak budete plýtvat vlastním časem.

Chcete přestat být prokrastinátorem? Harmonogram vám pomůže.

Cal Newport

Uvědomění si, že máte jasně naplánovaný rozsah práce, již snižuje touhu otálet s děláním věcí. Nepřemýšlíte o tom, zda máte nyní pracovat nebo ne – rozhodnutí již padlo.

Zdá se vám to příliš spořádané a není to příliš zábavné? Mysli špatně.

Výzkumy dokazují, že rozvrhnout si nejen pracovní, ale i volný čas je dobrý nápad. Zlepšíte si tak kvalitu svého života: životní úroveň lidí, kteří jasně plánují i svůj volný čas, je mnohem vyšší než těch, kteří to neplánují.

Dobře, vyhodili jsme seznam úkolů a dali dohromady konkrétní plán. Nyní se pojďme naučit, jak stanovit priority, protože nemůžete pracovat 24 hodin sedm dní v týdnu, že?

2. Předpokládejme, že půjdete domů v 17:30, a pak si naplánujte, co musíte udělat před tímto časem

Práce vám zabere všechen čas, který jí dáte. Dejte jí 24 hodin, sedm dní v týdnu a buďte si jisti, že práce zabere všech těchto 168 hodin.

Pokud chcete sladit pracovní a osobní život, musíte si stanovit hranice. Časová omezení přispějí k vaší efektivitě.

Stanovte si termín: z práce odcházíte v 17:30. A pak si naplánujte množství úkolů, které do této doby zvládnete.

Cal tomu říká výkon v napjatém plánu.

Můžete jít i jinak: vytvořte si ideální pracovní rozvrh pro vandrovku a pak udělejte přesný opak. Pracujte tvrdě a tvrdě, aniž byste se litovali. Věřte mi, když budete tvrdě pracovat, chytrá a užitečná řešení si vás najdou sama.

Ale nezapomeňte, že se musíte chránit před přepracováním. Měli byste mít pocit, že máte svůj rozvrh pod kontrolou. Čím více cítíte, že máte situaci pod kontrolou, tím méně stresu zažíváte.

Dobře, představuješ si ideální den pro vandráka a uděláš opak. To vám pomůže efektivně zvládat vaše aktuální úkoly. A co dlouhodobé projekty?

3. Vytvořte si plán na aktuální týden

Myslím, že budete souhlasit, že krátkodobé plány už nejsou cool. Pokud budete myslet jen na dnešek, nikdy nebudete napřed.

Chcete psát knihy, zapojit se do různých aktivit, bádat a zároveň být dobrým rodičem? Potřebujete konkrétní plán na týden.

Cal Newport

Lidé se neradi dívají na dlouhodobé plány, ale zapomínají, jak velký užitek jim mohou přinést. Vím, co dělám každou hodinu, den, týden, měsíc svého života. Myslíte si, že je to těžké? Snazší, než si myslíte. V pondělí ráno to trvá jednu hodinu. Pouze.

V pondělí ráno si dělám plán na týden. Procházím si poštu, přemýšlím o úkolech, které musím udělat, koukám do kalendáře a přemýšlím, jak si takhle naplánovat čas. Jakmile mám plán, pošlu si ho e-mailem a teď ho vždy uvidím ve své doručené poště. Tady to mohu pozorovat každý den a také se k tomu mohu vždy mnohokrát za den vrátit, pokud náhle zapomenu na své priority.

A Cal má pravdu. Svůj čas trávíte efektivněji, když dodržujete plán.

Možná si říkáte, že stačí si v hlavě promyslet všechny nadcházející úkoly na týden, ale není nutné si je zapisovat. Ne, není to tak.

Pokud si napíšete plán záležitostí, tím pravděpodobněji se ho budete držet: budete mít něco hmatatelného, ne ideálního, bude vám to připomínat vaše priority.

Nyní tedy máte jasný harmonogram a týdenní plán. Ale cítíte, že něco jiného chybí. A myslíte správně.

4. Dělejte méně úkolů, ale dělejte to s vášní

Pravděpodobně si myslíte něco jako: „Mám toho příliš mnoho na práci. Nikdy se s nimi nebudu moci vyrovnat ve stanoveném časovém období."

A Cal připouští, že možná máš pravdu. Do 22:00 byste se ale neměli vzdávat ani pracovat v panice.

Měli byste mít méně práce, než máte nyní. Pamatujte, že ne všechny vaše záležitosti jsou tak důležité, jak by se mohlo zdát. Říkáte ano častěji, než byste měli. Zeptejte se sami sebe: "Co je pro mě v životě opravdu cenné?" A pak odříznout co nejvíce nepotřebného.

Cal Newport

Vždy jsme oceňováni za to, co umíme nejlépe. Pokud tedy chcete být úspěšní, nenechte se zahltit, nechte si dělat méně úkolů, ale budete mít možnost je plnit lépe. Lidé říkají ano příliš často. Říkám ne mnoha a mnoha. Úkolům, které mě uvolňují, se nemilosrdně vyhýbám, pokud mám pocit, že mi na nich opravdu nezáleží.

Máte pocit, že nemáte vůbec čas, ale John Robinson, specialista na time management, s vámi nesouhlasí a věří, že dnes můžeme mít mnohem více volného času než kdy jindy.

Trvá na tom, že moderní lidé nepracují tvrději než jejich předchůdci (i když si většina z nás myslí opak). Výzkumy ukazují, že za posledních 40 let lidé trávili mnohem méně času plněním pracovních úkolů a mnohem častěji se zapojovali do neproduktivních rozptýlení. Každý má podle Johna čas na odpočinek.

Jaký z toho plyne závěr? Máte pocit, že nemáte čas, protože je roztrhaný na otravné malé úkoly, které vyčerpávají váš život i vás.

Takže dělejte méně. Dělejte to ale „méně“s vášní a vzrušením.

Vaše plány jsou strukturované a dokonale zapadají do vašeho rozvrhu. Jedna otázka však stále zůstává otevřená: jaké úkoly byste měli vykonávat?

5. Věnujte méně pozornosti malým úkolům – zaměřte se na to, co má vyšší prioritu

V práci děláme různé věci. Drobnosti jako rozebírání e-mailů, aktuální, a když se nad tím zamyslíte, ne vždy nutné schůzky a odposlouchávání dalších kancelářských drbů od nás nevyžadují žádné zvláštní duševní úsilí. Tady nevyužijete svůj talent. Pokud se zabýváte jakýmkoli důležitým podnikáním, pak to vyžaduje aktivaci všech vašich schopností a dovedností. To vede ke kvalitním výsledkům.

Jaký je problém s malými úkoly? Topíme se v „mělké vodě“.

Lidé, kteří často pracují o víkendech a v noci, mají pocit, že dělají mnohem méně než ti, kteří se s prací loučí v pět večer. Je to proto, že hodně pracují, ale význam úkolů, které plní, není velký.

Je nepravděpodobné, že by se někdo stal generálním ředitelem jen proto, že odpověděl na všechny e-maily nebo se zúčastnil jedné zbytečné menší schůzky. Ano, pečlivé provádění i malých úkolů vás zachrání před vyhazovem, ale rozvíjet se budete moci pouze tehdy, když se vaší hlavní prioritou stanou velké úkoly.

Mít čas věnovat se výhradně prioritním úkolům. Jak začít tento náročný byznys?

Hlavní věc je přestat kontrolovat svůj e-mail jako první věc ráno.

Tim Ferris Autor bestsellerů Jak pracovat 4 hodiny týdně

Snažte se nekontrolovat e-mail během prvních dvou hodin po probuzení. Pro někoho je dokonce těžké si to představit, jistě je napadne otázka: „Jak to mohu udělat? Rozhodně si musím zkontrolovat poštu, jinak se nedostanu do práce. Budete překvapeni, když zjistíte, že ve většině případů tomu tak vůbec není.

Ano, možná byste opravdu měli jít do svého e-mailu a shromáždit informace, které vám umožní dokončit úkol na 100%. Ale můžete to nejprve dokončit na 80 nebo 90% a teprve potom se plazit do svých písmen pro další informace. Ráno se tak ušetříte od zbytečných a nadbytečných informací, na které se vaše pozornost určitě přesune, a budete se moci věnovat výhradně práci.

Jak tedy spojíme všechny výše uvedené dohromady? Kupodivu, jen pro shrnutí.

Cal nám dal pět dobrých tipů:

1. Seznamy úkolů jsou zlo. Udělejte si rozvrh pro sebe.
2. Předpokládejme, že půjdete domů v 17:30, a pak si naplánujte, co musíte udělat před tímto časem.
3. Udělejte si plán na aktuální týden.
4. Dělejte méně úkolů, ale dělejte to s vášní.
5. Věnujte méně pozornosti malým úkolům - zaměřte se na vyšší prioritu.

Nyní vám slova „plán“a „plány“zní chladně a nechápete konkrétní výhody, které vám přinesou. Jakmile je ale uděláte součástí svého života, uvědomíte si, že máte volný čas na rodinu a přátele. Navíc budete dělat věci, na které můžete být hrdí.

Cal Newport

Intelektuální práce je vlastně mistrovská práce. Není to ale tak těžké, jak se zdá: neděláte dřevořezbu, ale pracujete s informacemi. Rozvíjíte nápady. Musíte oddělit zrno od plev a někdy vytvořit nápady ze suroviny. Pokud se na tento proces začnete dívat z pohledu mistra, stanete se šťastnějšími, spokojenějšími se svou prací a samozřejmě úspěšnějšími ve svém profesním životě.

Vyberte si, kdo chcete být: kancelářský samot nebo úspěšný tvůrce?