Jak uniknout z „rutiny“a konečně se popasovat se strategickými úkoly

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

"Kdo když ne já?" - typická myšlenka, která vás vtáhne do rutiny. Správná příprava vám pomůže najít si čas na opravdu důležité věci.

Organizační management aktuálních událostí neboli operativní řízení je nezbytnou součástí projektové práce. Patří sem například každodenní interakce s podřízenými nebo okamžitá reakce na všechny příchozí úkoly. To však přináší skutečné výhody pouze tehdy, je-li dílo postaveno na základě promyšlené a schválené strategie, kterou by měl majitel podniku dělat. Jinak je to nekonečný, chaotický proces, který spotřebovává všechny zdroje.

V každé učebnici manažerských činností je napsáno, jak správně zorganizovat práci: navrhnout, implementovat a následně delegovat systém operativního řízení firmy na vrcholové vedení. V praxi se ale vše ukazuje jako mnohem složitější. Před zavedením nového systému řízení je důležité vytvořit potřebné podmínky.

Vyškolte personál

Abyste se dostali pryč z „rutiny“, musí být úkoly delegovány. A dělat to tak, abyste se nenechali neustále rozptylovat kontrolou.

Aby společnost vzkvétala a vlastník se mohl zapojit do strategických úkolů, musí mít tým proaktivní vedoucí a svědomité pracovníky.

Existuje mnoho systémů typologie zaměstnanců, ale všechny se tak či onak scvrkají na to, že ve firmě by měli pracovat motivovaní a zainteresovaní lidé. Proto je v této fázi velmi důležité provést vysoce kvalitní hodnocení personálu. Nejlepšími způsoby, jak tento problém vyřešit, jsou způsoby, jejichž hlavním kritériem je výkon, nikoli kompetence. Můžete například použít metodu „360 stupňů“– jedná se o hodnocení zaměstnance jeho kolegy, podřízenými, vedením, klienty i jeho samotným.

Co dělat s těmi, kteří se ukázali jako neefektivní zaměstnanci? Pro začátek je zkusíme „opravit“, tedy motivovat. Zde musíte identifikovat ty, kteří jsou inspirováni úspěchy: budou pracovat zábavněji, pokud jim bude slíbena cena. Ale ti, kteří jsou motivováni trestem, a ti, kteří na stimulaci vůbec nereagují (to je ještě horší), se potřebují zbavit. Je důležité, aby tento proces probíhal krok za krokem a nebyl pro tým zřejmý. V opačném případě máte velkou šanci zničit společnost.

Ostatním musíte jasně sdělit myšlenku toho, co od nich očekáváte, nebo spíše, za co dáváte svůj plat. Zaměstnanec musí pochopit, že jeho jednání přináší společnosti takový zisk, proto dostává takový plat a takový bonus. Jinými slovy zavést transparentní systém materiální motivace na základě výkonnostních ukazatelů – KPI (Key Performance Indicator).

Řešit finance

Tým byl tedy vyřešen. Přejděme k nejpalčivějšímu tématu každého podnikatele – firemním financím.

Někdy, zvláště při rychlém růstu, majitel a top management zapomíná na to nejdůležitější – ekonomiku projektu. Abyste jasně pochopili, jak peníze přicházejí a odcházejí, musíte provést řadu postupů.

• Vypočítejte jednotkovou ekonomiku projektu – ziskovost nebo ztrátu jedné jednotky zboží nebo služeb na klienta. To vám umožní pochopit, které produkty je třeba posílit a které by měly být zcela opuštěny, aby podnikání jako celek zůstalo ziskové.
• Identifikujte a propagujte nejokrajovější produkt. Řiďte se zásadou: posilovat silné, abyste rozvinuli slabé. Pokud nebude zisk, jednoduše nebudete mít zdroje na nové směry.
• Zkontrolujte vhodnost mzdového listu (mzdového listu). Budete se divit, ale při správném výpočtu ekonomiky projektu se může ukázat, že vám bude stačit „dva a půl bagru“. Někdy je lepší místo ponechání tří zaměstnanců rozdělit (za příplatek) další část úkolů mezi dva zaměstnance – výrazně tím ušetříte výplatní pásku.

To vše je nutné udělat, aby bylo připraveno prostředí pro předání vybudovaných procesů vrcholovému vedení společnosti.

Standardizovat procesy

Přejděme k taktickým akcím. Přemýšleli jste někdy nad tím, proč jsou zaměstnanci v restauracích rychlého občerstvení tak rychlí? Protože mají jasně definované procesy: vědí, v jakém pořadí dávat hamburgery, jak se pohybovat po kuchyni, aby neublížili kolegovi, kolik gramů omáčky přidat ke konkrétnímu jídlu. Totéž by mělo být provedeno s jakýmkoli procesem ve vaší společnosti.

Můžete začít se stejným personálem: napište popisy práce. Stačí nestahovat z internetu, ale napsat přesně, co by měl konkrétní zaměstnanec ve vaší firmě dělat. Vypočítejte také systém KPI – o nutnosti použití této techniky jsme již mluvili. Je lepší, když je schválen pro všechny zaměstnance.

V prodeji nezapomeňte implementovat systém CRM (Customer Relationship Management), abyste nezmeškali jediného klienta a neobcházeli standardy a kontrolní seznamy.

Je nutné regulovat všechny procesy: od nejjednodušších úkolů až po komplexní manažerská rozhodnutí. Samozřejmě, někdy lze pravidla porušit, ale díky jasnému souřadnicovému systému se nemůžete starat o to, co se děje na té či oné úrovni společnosti.

Implementujte automatizaci

Během procesu standardizace identifikujete ty zóny, které mohou a měly by být automatizovány, tedy eliminovat potřebu opakovat stejný typ akcí. Například po obdržení příchozího požadavku manažer zadá zákaznická data do CRM systému, poté zkopíruje informace pro specialistu zákaznických služeb do Excelu a pro marketing přenese informace do Google Sheets. Všem těmto manipulacím se lze vyhnout a výrazně tak zvýšit efektivitu zaměstnanců a výrobního procesu jako celku.

Budete překvapeni, kolik času a námahy ušetříte, pokud práci manažera nevyužijete na standardní výpočty, ale vynaložíte jednou na chytré provozní řešení. Takové systémy nyní existují pro CRM v prodeji a pro účetní úlohy a dokonce i pro nábor.

Automatizujte, co můžete. Vyhnete se tak nekonečným chybám způsobeným lidským faktorem, optimalizujete procesy a případně ušetříte na mzdách.

Zavést operativní řízení

Jste tedy obklopeni motivovanými zaměstnanci, kteří vědí, co musí udělat, aby dosáhli slušného výsledku. Máte jasný finanční model a máte představu, kam se posunout, abyste neustále zvyšovali zisky. Procesy v rámci společnosti jsou standardizované a automatizované.

Nyní musíte delegovat provozní řízení. Důležité: nesvazujte procesy na jednu osobu, abyste se nedostali do pozice, kdy je vaše podnikání zcela závislé na najatém manažerovi. Po odstranění provozního řízení ze sebe nevytvářejte další pól, ale snažte se rozdělit úkoly do několika různých oblastí: například svěřte všechny peněžní záležitosti finančnímu oddělení a pracujte s klienty - servisnímu oddělení.

Nyní se můžete s klidem zapojit do strategického řízení. Určitě si ale alespoň jednou za čtvrt roku zkontrolujte, zda se taktická část projektového řízení shoduje se strategií, kterou implementujete. Rozumná kontrola je totiž klíčem ke stabilní a dlouhodobé práci firmy.