Funkce aplikace Microsoft Word, které budete chtít použít ve své práci

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Ukazuje se, že lidé ve Wordu léta pracují, ale neznají jeho základní funkce nebo nesledují novinky. Je čas to dohnat!

Pár slov o tom, proč jsem se zavázal popsat ne zcela unikátní funkce Microsoft Wordu. Článek mi v hlavě pomalu zrál. Čas od času jsem musel popsat schopnosti stejného editoru svým kolegům a blízkým. Jejich do očí bijící vhled, překvapení z toho, co viděli, mě přimělo napsat tento materiál. Doufám, že se i vy sami dozvíte něco nového.

Všechny následující tipy fungují ve Wordu 2013. Velmi doporučuji přejít na tuto konkrétní generaci programu, pokud jste přechod z nějakého důvodu odkládali.

1. Začněte psát kdekoli

Funkce Click-to-Write není nová, ale ne každý o ní slyšel. Často musíte sledovat, jak člověk mnohokrát klikne na tlačítko "Enter", aby se dostal na konec stránky a tam třeba zadal vykonavatele dopisu.

Dvojité kliknutí myší může nahradit tucet stisků kláves.

Přesuňte kurzor na zamýšlené místo tisku a udělejte několik rychlých kliknutí myší. Word sám umístí nové řádky, tabulátory a patky na místo, které jste mu označili. To je jasně vidět při pohledu na skryté značky formátování.

2. Ihned přeložte

Zeptejte se svého souseda, jakého překladatele preferuje, a s největší pravděpodobností uslyšíte o Google, Yandex, PROMT, ale stěží o Bingu. Z nějakého důvodu není značkový překladač od Microsoftu v našich končinách příliš populární. A marně, protože kvalita jeho práce je pro každodenní potřeby docela dostačující. Office samozřejmě poskytuje rychlý překlad textu pomocí Bingu. Doporučuji vyzkoušet.

Je dost možné, že přestanete spěchat mezi prohlížečem a Wordem a donekonečna opisovat a vkládat věty tam a zpět.

Na výběr je několik desítek jazyků a tři způsoby překladu. Najdete je na záložce „Recenze“.

3. Použijte vyrovnání párů

Designéři dobře vědí, co je to kerning, a často s ním operují při sazbě textů. Jednoduše řečeno, vyrovnání párů je zodpovědné za mezery (vzdálenost) mezi písmeny v závislosti na jejich tvaru. Změna tohoto nastavení může zmenšit nebo rozšířit stejné slovo, větu nebo odstavec ve srovnání se standardním stavem. Viděl jsem, jak lidé začali část textu mazat, nebo naopak „lít vodu“, jen aby to zapadli do určitého rámce. Kerning řeší takové problémy sofistikovanějším způsobem. Hrubá hra s tím samozřejmě bolí oko, ale drobné manipulace se mohou hodit.

Změna kerningu bude užitečná při použití velkých písem, například při přípravě titulních stránek knih, článků, zpráv.

Stisknutím kombinace Ctrl + D vyvolejte dialogové okno "Písmo", přejděte na druhou kartu "Upřesnit". Zde si můžete hrát s kerningem. A ještě trochu k tématu. Jen tak mimochodem vám chci představit zajímavou prohlížečovou hru, ve které musíte uhodnout nejlepší kerning pro čtení. Užívat si!

4. Použijte skrytý text

Může prázdný dokument aplikace Word vážit desítky nebo stovky megabajtů? Ano! A pro mnohé je zatemnění mysli. Lidé nevidí před očima jediné slovo, ale nemohou pochopit, proč je soubor tak velký? Zlé viry nebo škodliví hackeři? Ne. Všechno je to o skrytých informacích. Může se jednat o grafiku, obrázky a text.

Stejně jako netisknutelné znaky nejsou skrytá data zobrazena na obrazovce ani vytištěna, ale stále jsou součástí dokumentu.

Pomocí skrytého textu můžete:

• Dočasně skryjte důvěrné informace.
• Zanechte komentáře nebo poskytněte odpovědi na otázky, které by se neměly míchat s hlavním textem.
• Vytiskněte několik verzí stejného dokumentu a střídavě skryjte různé jeho části. V tomto případě se nemusíte potýkat s více kopiemi souboru!

Vyberte část nebo celý text, stiskněte Ctrl + D a zaškrtněte volbu „Skryté“. Fragment zmizí a bude dostupný pro prohlížení pouze při zobrazení netisknutelných znaků. Pro názornost jsou skrytá data podtržena čarou černých teček.

5. Před uložením použijte funkci "Document Inspector"

Starý Word nemůže otevřít soubor nebo se nezobrazuje správně? Známý všem a všem! Tento druh problémů se kolem mě děje s děsivou pravidelností, protože mnoho organizací a lidí stále pracuje v Office 2003. Proto se před odesláním a/nebo uložením dokumentu vyplatí zkontrolovat jeho kompatibilitu s předchozími verzemi aplikace Word. Zodpovídá za to „Dokumentový inspektor“.

Ví také, jak spustit kontrolu čitelnosti pro osoby se zdravotním postižením, a co je důležité, najít skryté vlastnosti a data v dokumentu.

Funkce například detekuje přítomnost maker, vložených dokumentů, neviditelného obsahu a dalších potenciálně problematických prvků souboru.

6. Upravte PDF

Množství možností není vždy výhodné. Práce s PDF je toho zářným příkladem. Někdy se lidé ztrácejí už při výběru nástroje, kterým chtějí soubor PDF zpracovat. Zde je klasický Adobe Reader a alternativní Foxit Reader a jakýkoli více či méně moderní prohlížeč a mnoho dalších online služeb. Jedna z nejúspěšnějších metod však leží na povrchu - to je hrdina našeho článku.

Word 2013 se nejen otevře, ale také umožňuje upravovat obsah dokumentu PDF.

Editor převádí text, tabulky, seznamy, grafy a další prvky do souboru DOCX, přičemž zachovává co nejpřesnější formátování originálu. Je třeba poznamenat, že je velmi, velmi hodný. Soubory PDF můžete také přidat do dokumentu aplikace Word jako vložitelný objekt. V tomto případě se zobrazí pouze první stránka PDF nebo ikona odkazu na soubor.

7. Vložte video

Není tajemstvím, že dlouhodobé sledování suchého textu rychle snižuje pozornost a vede ke ztrátě zájmu o čtenáře. Proto téměř všichni studenti, řečníci a kancelářští pracovníci ředí řádky diagramy, tabulkami, grafy a dalšími vizuálními triky. Ovšem jen málokdo si osvojuje mnohem mocnější nástroj – video.

Word dokáže vložit vyhledávací videa Bing do dokumentu, přidat videa z YouTube a vložit kódy z různých webů.

A nebojte se o konečnou velikost souboru. Dokument neukládá samotné video, ale pouze vytváří jeho odkaz ve vizuální podobě. K prohlížení je samozřejmě nutné připojení k internetu.

8. Spolupracujte na dokumentu a komentujte úpravy

Pamatujete na slova klasika: „Co člověk nedělá – uděláme spolu“? Jsou aktuální dodnes. Ale ne každý rozumí tomu, jak správně organizovat společnou práci. Bohužel je stále vidět, jak člověk zvýrazní kus textu libovolnou barvou, za ní v závorce přidá svou revizi nebo námitky a pošle dokument zpět. V takových chvílích začíná nervózní cukání očního víčka. Nejnovější vydání Wordu vám umožňuje pohodlně anotovat a upravovat veřejný soubor. Toto by se mělo použít!

Word 2013 umožňuje odpovídat na komentáře ostatních lidí, díky čemuž je editor skvělým nástrojem pro diskusi ve skupinové práci.

Věnujte několik minut prozkoumání karty Recenze, podělte se o své nové dovednosti se svými kolegy a ucítíte snadnost spolupráce.

9. Zjednodušte si práci s tabulkami

Nechte mě hádat, stále vkládáte řádky a sloupce tabulky kliknutím pravým tlačítkem a navigací na odpovídající položku nabídky? Je to mnohem jednodušší!

Umístěte kurzor těsně nad / pod (vlevo / vpravo), kde chcete přidat řádek nebo sloupec. Word okamžitě navrhne zvětšení tabulky.

Mimochodem, poslední verze editoru má několik nových funkcí pro návrh tabulek. Aktualizujte své znalosti.

10. Spojte části dokumentu do bloků

Abych byl upřímný, jsou někteří zaměstnanci, kteří jsou připraveni otočit více než 100 stránek dokumentu, jen aby zabili čas. Pokud chcete rychle procházet velké soubory, musíte ovládat několik klávesových zkratek pro bleskově rychlou navigaci nebo správně strukturovat svá díla.

Použití nadpisů různých úrovní umožňuje sbalit prvky dokumentu, na kterých právě nepracujete.

Umístěte kurzor vedle nadpisu a program vás vyzve ke sbalení obsahu bloku. I ta nejrozsáhlejší díla se tedy vejdou na pouhých pár stránek.

Nenašli jste pro sebe nic zajímavého? Pro jistotu si přečtěte článek Lifehackera o 20 tajemstvích slov, které vám usnadní práci. Nebo dejte rady do komentářů.