Jak vytvořit graf práce na projektech v Excelu v 10 krocích

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pomocí obvyklých nástrojů nejoblíbenějšího tabulkového editoru MS Excel můžete sestavit vizuální diagram práce na projektech, který vám pomůže sledovat, jak jednotlivé úkoly postupují a kolik toho zbývá udělat.

Pokud řídíte projekty, je důležité vždy vědět, kolik úkolů máte a kdy je třeba je dokončit. A pokud vytvoříte vizuální diagram, bude snazší vysvětlit klíčové body v životě projektů týmu, který se na práci podílí, i dalším zúčastněným stranám.

Ke správě projektů se často používají speciální programy, ale přehledný a dostupný rozvrh si vytvoříte i ve známém MS Excel.

Pracovní diagram projektu ukazuje, jak spolu události a úkoly souvisejí v průběhu času. Dobře navržený diagram odráží důležité informace o provádění konkrétního úkolu a vývoji projektu jako celku, což pomáhá vidět celkový obraz.

K vytvoření takového grafu v MS Excel (verze 2007 a novější) stačí udělat pouze 10 kroků.

Co je na tomto diagramu? Klíčové detaily jsou znázorněny barevnými liniemi a prkny:

• čára aktuálního dne - červená svislá čára, která ukazuje, kde se dnes nacházíte;
• termíny úkolů - šedé vodorovné pruhy, které ukazují, jak dlouho bude trvat dokončení každého úkolu;
• připravenost úkolů - zelené vodorovné čáry, které ukazují, v jaké fázi je úkol dokončen a kolik toho zbývá ještě udělat.

V různých verzích MS Excel se akce mohou mírně lišit, ale tak či onak bude proces univerzální a každý uživatel si poradí s plánováním.

Můžete se podívat na podrobný video návod (v angličtině), zabere vám to půl hodiny času.

Krok 1. Začněte přemýšlet o výsledku

Abyste úkol zvládli bez problémů, vytiskněte nebo nakreslete na list papíru rozvrh tak, jak by měl na konci vypadat. Držte kus papíru před sebou a porovnejte každý krok se vzorem. Diagram není třeba pečlivě kreslit, stačí opravit tvar diagramu a mít jej po ruce, bude to dobrá připomínka.

Krok 2. Vytvořte tabulku s daty

Chcete-li sestavit graf, musíte nejprve vytvořit tabulku. V příkladu je projekt rozdělen do čtyř fází, každá s úkoly.

Vytvořte tabulku pod grafem. 30. řádek obsahuje záhlaví sloupců.

Pojďme zjistit, co znamenají data v tabulce:

• Fáze: "Fáze 1", "Fáze 2", "Fáze 3", "Fáze 4" nebo "Dnes". Ukazuje, které fázi projektu událost odpovídá.
• Typ: "Fáze", "Úkol", "Dnes". Zobrazuje typ události, vymezuje úkoly a fáze realizace projektu.
• Datum začátku: datum zahájení akce.
• Událost: zobrazuje název události v diagramu.
• Načasování: ukazuje, kolik dní trvá dokončení úkolu.
• Procentuální připravenost: ukazuje stupeň dokončení pro každý úkol a fázi, 0 % - úkol nezačal, 100 % - dokončen. Tento ukazatel pro kategorii „Fáze“nesouvisí s dokončením úkolů a je stanoven jako odhad. Chcete-li rozhodnout, na kolik procent je fáze dokončena, musíte použít vlastní pravidla.
• Připraveno za dny: období, za které bylo dosaženo ukazatele pohotovosti v procentech. U úkolu, který trvá 10 dní a je z 50 % dokončen, bude toto číslo pět dní (10 dní × 50 %).
• Výška: hodnota výšky je důležitá pro dekoraci, protože určuje, jak vysoko nebo nízko se událost promítne do plánovací mapy. Můžete zadat libovolné hodnoty, ale je lepší brát malá čísla blízká nule. Příklad používá rozsah od +25 do -25. Pokud je výška kladná, událost se projeví v grafu nad vodorovnou osou, pokud je záporná - pod osou.

Krok 3. Vytvořte graf s osami X a Y, přidejte do něj první data ze sloupce „Časová osa“

Je čas vytvořit graf pro vizualizaci dat událostí z tabulky vytvořené v předchozím kroku. Použijte bodový graf s osami X a Y, protože vám umožňuje volně umístit základní souřadnice na obě osy.

Následuj instrukce:

• V hlavní nabídce vyberte záložku "Vložit".
• Poté vyberte „Grafy“→ „Rozptyl“→ „Rozptyl se značkami“, před vámi se objeví prázdný graf.
• Zahákněte okraje grafu a změňte velikost a velikost grafu tak, aby pole grafu pokrývalo rozsah od buňky B4 do buňky K26 (stisknutím a podržením klávesy Alt zarovnáte oblast grafu přesně k okrajům buňky).
• Klikněte pravým tlačítkem myši na diagram a vyberte položku nabídky „Vybrat data“.

Přidejte řadu dat do rozsahu kliknutím na tlačítko "Přidat" v dialogovém okně, které se otevře.

1. Chcete-li změnit název "Název série", vložte do odpovídajícího pole hodnotu buňky E30 "Data".
2. Pro hodnotu osy X vyberte příslušné pole a vyberte buňky C33: C46 Datum zahájení.
3. Pro hodnotu osy Y vyberte příslušné pole a vyberte buňky H33: H46 Výška.
4. Klepnutím na tlačítko OK zavřete okno pro přidání dat.
5. Klepnutím na OK zavřete okno pro výběr dat.

Tyto kroky nám poskytnou jednoduchý bodový graf s automatickým formátováním.

Udělejme, aby byly značky událostí zelené:

• Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou vybranou datovou značku, vyberte změnit "Formát datové řady".
• V seznamu, který se otevře vlevo, vyberte záložku "Parametry značek" a poté vyberte typ vestavěné značky "Crystal". Zvětšete velikost na 10 bodů.
• Na kartě Výplň značky vyberte plnou výplň. Změňte barvu výplně na zelenou.

Nyní máme bodový graf představující časovou osu. Zelené značky zatím ukazují pouze začátek úkolů.

Změňte název grafu: dvakrát klikněte na textové pole s názvem a zadejte své jméno.

Vrátíme se k možnostem časování v kroku 5, přidáme vodorovné pruhy podél osy X, ale zatím pokračujte ve formátování grafu.

Krok 4. Uspořádání vzhledu diagramu a přidání názvů událostí

Ve schématu se zbavíme toho, co nepotřebujeme.

Osa Y … Skryjte vertikální osu, protože nenese informační zátěž. Vyberte diagram, v hlavní nabídce na záložce „Práce s diagramy“vyberte „Rozvržení“. Poté vyberte Osy → Hlavní vertikální osa → Nezobrazovat.

Horizontální vodítka … Jsou také k ničemu. Vyberte graf, v hlavní nabídce přejděte na kartu Rozvržení a poté vyberte Mřížka → Vodorovné čáry mřížky podél hlavní osy → Nezobrazovat.

Legenda grafu … Poté jej nahradíme krásnějším, ale prozatím jej deaktivujte: „Rozvržení“→ „Legenda“→ „Ne“.

Nakonec zobrazíme datové štítky pro každou značku. V hlavní nabídce na kartě „Rozvržení“vyberte „Podpisy dat“→ „Vlevo“.

Jak změnit data v podpisu tokenu

Zadávání dat o každé události do diagramu je dlouhé a obtížné, protože musíte vybrat každou značku zvlášť a přejmenovat ji.

Tento proces však lze urychlit čtyřikrát:

• Kliknutím na popisek první značky (levý horní roh grafu) vyberete všechny hodnoty najednou. Neklikejte na zelenou značku, tím vyberete jiné objekty!
• Opětovným kliknutím na popisek značky upravíte jedno jméno.
• Do pole pro zadání vzorce zadejte symbol =.
• Klikněte na buňku D33, obsahuje událost "Fáze 1", stiskněte Enter.
• Opakujte první čtyři kroky pro zbývající štítky pro každou značku.

Jak připnout oblasti

Je užitečné připnout oblasti na řádek 28, abyste při práci na dokumentu vždy viděli diagram. Prvních 27 řádků vám zůstane před očima, i když budete procházet zbývající řádky.

Chcete-li zmrazit oblasti:

• Vyberte buňku A28.
• V hlavní nabídce vyberte kartu "Zobrazit".
• Vyberte Okno → Zmrazit oblasti.
• Z rozbalovací nabídky vyberte možnost „Zmrazit oblasti“.

Nad 28. řádkem se objeví černá vodorovná čára. Vše výše je nyní ukotveno a při rolování se budou pohybovat pouze spodní řádky.

Krok 5. Přidejte chybové úsečky k zobrazení časových os, abyste z grafu udělali vizuální rozvrh

Vodorovné chybové úsečky na diagramu ukazují, jak dlouho trvá dokončení každého úkolu. Chcete-li je provést:

• Zvýrazněte graf.
• Z hlavní nabídky Nástroje grafu vyberte kartu Rozvržení.
• V rozevíracím seznamu v levém horním rohu (plocha pozemku) vyberte datovou řadu "Časová osa".
• Na kartě Rozvržení vyberte Chybové úsečky → Upřesnit nastavení chybových úseček. Otevře se dialogové okno.
• V rozevíracím seznamu v levém horním rohu vyberte chybové úsečky na ose X pro formátování grafu.
• V dialogovém okně pro změnu vodorovných pruhů zaškrtněte políčko pro špendlík Plus. Koncový styl → Bez bodu.
• V seznamu "Chybová hodnota" vyberte položku "Vlastní" a klikněte na tlačítko "Zadat hodnotu". V novém okně „Konfigurace chybového řádku“, které se otevře, určete „Pozitivní chybová hodnota“Chcete-li to provést, umístěte kurzor do příslušného pole a vyberte rozsah buněk od E33 do E74. Klepněte na tlačítko OK.

Nyní se šedé čáry táhnou od zelených značek doprava a ukazují, kolik času musíte strávit tím či oním úkolem. Pro přehlednost je třeba je naformátovat:

• V okně Formát chybových pruhů přejděte na kartu Barva čáry. Vyberte Plná čára. Udělejte výplň šedou.
• Na kartě Typ čáry zvětšete šířku čáry na 4 body.

Pro lepší orientaci v diagramu nakreslete tenké svislé čáry dolů od značek. Chcete-li to provést, v rozevíracím seznamu v levém horním rohu vyberte "Chybové pruhy podél osy Y". Dialogové okno zobrazuje svislé chybové úsečky. Vyberte směr mínus, Koncový styl → Žádný bod, Částka chyby → Relativní hodnota, do tohoto pole zadejte 100 %. Barvu a tloušťku čar si vyberte sami.

Krok 6. Přidejte hodnotu připravenosti do grafu

Je čas přidat do grafu řadu dat, která ukazuje procento dokončeného úkolu.

Pokud úkol trvá 10 dní a je z 50 % dokončen, lišta pro dokončení bude poloviční. Toto je opatření pro sledování práce a nezahrnuje víkendy a svátky. Chcete-li do grafu přidat nové informace, postupujte podle pokynů níže.

• Klepněte pravým tlačítkem myši na oblast grafu a z kontextové nabídky vyberte "Vybrat data".
• Klikněte na tlačítko "Přidat", v okně, které se objeví, definujte "Název řádku" výběrem buňky G30. Rozsah dat pro osy X a Y je stejný jako v kroku #3.
• Na diagramu se objeví červené značky, které skryjí zelené.

Krok 7. Formátování nových metrik dat

Aby se graf odrážel ve stejném stylu a data se nepřekrývala, formátujeme značky:

• V rozevíracím seznamu v levém horním rohu vyberte „Připravený řádek“. Bezprostředně pod rozevíracím seznamem je tlačítko "Formát vybraného fragmentu". Klikněte na něj, otevře se dialogové okno.
• Změňte parametry značek. Vyberte typ tvaru "Crystal", nastavte velikost na 10 bodů a vyberte plnou zelenou výplň pro značku. Zavřete dialog.
• Aniž byste odstranili výběr značek, v hlavní nabídce na kartě „Rozvržení“klikněte na tlačítko „Popisky dat“a v zobrazené nabídce vyberte položku „Nezobrazovat“.

Krok 8. Přidejte chybové úsečky ke sledování procenta dokončení úkolů

Nyní musíte přidat nová prkna, abyste na první pohled viděli, v jaké fázi se úkoly nacházejí.

• Z rozevíracího seznamu nalevo znovu vyberte možnost Row Ready. Stiskněte tlačítko "Chybové pruhy" v hlavním menu. Z rozbalovací nabídky vyberte "Pokročilé možnosti". Otevře se dialogové okno. Nastavte svislé lamely na pevnou hodnotu zadáním nuly do odpovídajícího pole.
• Přepněte na parametry prken rovnoběžně s osou X. Nastavte směr na "Plus". Koncový styl → Bez bodu, Částka chyby → Vlastní. V dialogovém okně Kladná chybová hodnota určete rozsah buněk G33-G47.
• Změňte barvu čar na zelenou výběrem plné výplně. Nastavte šířku čáry na 7 bodů.

Vodorovné zelené čáry ukazují, zda byly úkoly dokončeny částečně nebo úplně.

Krok 9. Přidejte svislou čáru představující aktuální den

Červená čára ukazuje, jaký je den, a dává jasně najevo, jak projekt jako celek zapadá do termínu.

• Vyvolejte kontextovou nabídku diagramu pravým tlačítkem. Vyberte "Vybrat data".
• Klikněte na tlačítko "Přidat" a do pole "Název série" zadejte slovo "Dnes". Zadejte rozsah buněk C31-C32 pro hodnotu osy X a H31-H32 pro hodnotu osy Y.

V grafu se objevily dvě nové značky. Označte je: vyberte popisky dat a do řádku vzorců napište slovo „Dnes“. Klikněte pravým tlačítkem myši na podpis a v kontextovém menu vyberte položku "Formát dat". Umístěte titulek „Nahoře“.

• Přejděte do hlavní nabídky na kartě „Rozvržení“.
• V rozevíracím seznamu v levém horním rohu vyberte „Today Row“.
• Přidejte chybové úsečky s dalšími parametry podle pokynů jako v pátém kroku. Budete potřebovat prkno podél svislé osy se směrem mínus, konečným stylem Žádný bod, s relativní hodnotou 100 %.

Nyní máte svislou čáru představující aktuální den. Změňte barvu čáry na červenou, zvětšete velikost na 3 body.

V ukázce je aktuální datum pevné, takže se nezmění. Ale pro projekty, které jsou aktivně vyvíjeny, se doporučuje jiný způsob záznamu dat. Chcete-li to provést, vložte datum do buňky B2 zadáním vzorce = DNES () a v dialogovém okně pro výběr dat zadejte hodnotu buňky osy X B2 namísto rozsahu, který jste zadali dříve.

Krok 10. Přidejte textové bloky

Nyní v diagramu chybí pouze legenda k legendě, aby byla srozumitelná pro celý tým.

• Vyberte diagram, přejděte do hlavní nabídky na kartě "Vložit". Vyberte "Nápisy".
• Umístěte oblast štítku do pravého horního rohu grafu. Pravým tlačítkem myši vyberte ohraničení textového pole, v kontextovém menu vyberte položku "Formátovat tvar". V okně, které se otevře, vyberte typ výplně „Plná“, barva je šedá. Naformátujte štítek. Můžete vložit libovolný počet bloků.

Nyní můžete vytvořit diagram za 20-30 minut pouze pomocí vašeho oblíbeného editoru MS Excel.