Jednoduchý systém pro organizaci složitého moderního života

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Dnes vám chceme říci o systému, který vám pomůže strukturovat všechny vaše pracovní projekty, úkoly a záležitosti. S jeho pomocí se naučíte, jak si správně stanovit cíle a vypracovat plány k jejich dosažení.

V moderním světě musí člověk dělat více věcí najednou. Projekty, schůzky, záležitosti, úkoly, jejichž termín se neúprosně blíží… Často je pro nás těžké zorganizovat si život tak, abychom měli čas vyřídit pracovní záležitosti.

Dnes vám chceme představit systém, který vám pomůže uspořádat všechny vaše cíle, záležitosti a úkoly. Tento systém vyvinul Chris Winfield, podnikatel z New Yorku.

Život je těžký.

Baví nás pracovat 40+ hodin týdně, jsme na to hrdí a rádi všem a všem říkáme, jak jsme zaneprázdnění, protože se díky tomu cítíme důležití a nenahraditelní. No, nebo jinak, prostě si myslíme, že by to tak mělo být.

Tak to bylo se mnou. Dokud jsem se nerozhodl vše změnit.

Takhle to dál nešlo, musel jsem začít znovu a všechno změnit. Chtěl jsem žít život naplno a nechtěl jsem promeškat jediný okamžik.

Ale byl tu jeden problém. Nevěděl jsem, jak to udělat. Ztrácel jsem příliš mnoho času a pracoval jsem neefektivně. Začal jsem tedy hledat způsoby, které by mi mohly pomoci problém vyřešit.

Přečetl jsem spoustu knih a blogů o produktivitě a nakonec jsem přišel se čtyřdílným systémem.

Tento jednoduchý systém, o kterém bude řeč později, mi pomohl zlepšit produktivitu, s jeho pomocí jsem si dokázal organizovat dny, týdny, měsíce, ale i pouhé hodiny. Díky ní toho stihnu více za méně času.

Opravdu bych rád řekl, že jsem se k tomuto systému dostal snadno a rychle, ale není tomu tak: Strávil jsem stovky hodin experimentováním, musel jsem projít mnoha neúspěchy, chybami a zklamáními.

Dnes jsem schopen udělat více za 17 hodin než v minulosti za 40 hodin. Ani to ne. Za týden jsem schopen dosáhnout více než za několik posledních měsíců.

Jsem schopen současně pracovat s více projekty, klienty, firmami a zároveň udržovat rovnováhu mezi pracovním a osobním životem.

Pracuji, trávím čas s rodinou, chodím, komunikuji s lidmi, učím ostatní, co sám umím, a dělám toho mnohem víc. Každý den. A to vše jen díky tomu, že jsem si vypracoval systém, který mi vyhovuje, kterého se neustále držím. Tento systém je poměrně jednoduchý, ale nikdy byste neměli zapomínat, že:

Ne vždy to znamená snadné.

Jedna z hlavních věcí, kterou jsem si uvědomil, je, že pokud si uděláte čas na plánování svého dne a budete mít jasnou představu o tom, čeho chcete dosáhnout (vytvořit si určitý obrázek o svých dnech), pak půjde všechno snáze. Budete méně pracovat a více se vám bude dařit, protože budete pracovat s vášní, uvidíte před sebou cíl.

Můj systém má čtyři hlavní prvky:

1. Sněte a stanovte si cíle. Co vlastně od života chceš? Jaké jsou vaše sny, cíle, ambice? Pokud neznáte odpovědi na tyto otázky, pak vám zbytek komponent v tomto seznamu nebude k ničemu.
2. Uvolněte svůj mozek. Přeneste myšlenky z hlavy na papír. Pokud chcete být skutečně produktivní, nemusíte přemýšlet o nadbytečných detailech.
3. Vytvářejte mentální mapy. Pomohou vám najít mezery k vašim hlavním cílům. Jinými slovy, pochopíte, jak rychle získat nebo získat to, co chcete.
4. Řiďte svůj čas a rozdělte složité úkoly na jednotlivé prvky. To vám pomůže dosáhnout vašich hlavních cílů v co nejkratším čase.

Nikdo nikdy nebude zpochybňovat zřejmý fakt, že všichni lidé mají 24 hodin denně. Úspěšní lidé mají dvě vlastnosti:

• Přesně vědí, co chtějí.
• Snaží se získat to, co chtějí.

Jste připraveni podstoupit riziko a vynaložit úsilí, abyste byli úspěšní? Pak čtěte dál.

1. Sen. Stanovte si cíle. Přijmout opatření

Začněte tím, že si představíte konečný cíl.

Stephen Covey

Prvním krokem je vytvořit si velký obrázek o svém životě. Musíte pochopit, čeho chcete dosáhnout, jakým člověkem se chcete stát, jinými slovy přemýšlet o tom, jak by měl vypadat váš ideální život.

Když jsem to udělal poprvé, chtěl jsem ve svém životě hodně změnit. Možná se vám, jako mně tehdy, bude zdát, že mnoho věcí nelze změnit, ale nezoufejte a nevzdávejte se, protože tento pocit je zcela normální.

Podle rady Marka Allena jsem pro každý svůj cíl vyčlenil jednu stránku. Takové omezení prostoru je nutné, abyste měli možnost každý cíl do detailu namalovat, rozčlenit na základní prvky, vytvořit podrobný plán dosažení tohoto cíle, ale specifikace cíle by měla být bez vody.

Je důležité si zapamatovat něco: nedržíte svůj plán v krvi, vaše cíle se mohou kdykoli změnit. Nemůžeme s jistotou říci, co se s námi stane za hodinu, a tím spíše nikdo nemůže říci, že jeho cíle a životní plány se nezmění ani v příštím měsíci nebo v příštím roce.

Ale takové plánování je výhodné v tom, že máte jasnou představu o tom, čeho chcete dosáhnout, jakým člověkem se sníte stát.

Nebojte se také, pokud se vám nepodařilo sestavit plán úspěchu pro každý cíl. To je v pořádku, hlavní je, že máte cíl, a až přijde jeho čas, najdete způsoby, jak vám ho pomoci dosáhnout.

2. Vybijte svůj mozek

Ať je vaše mysl vždy jasná a jasná, jako rozlehlé nebe, velký oceán a nejvyšší vrchol hory.

Morihei Ueshiba

Naše paměť je v mnoha ohledech nástrojem k přežití. Nejsnáze si pamatujeme věci, které jsou pro nás důležité a potřebné. Paměť je úžasná věc: například v situaci vyšší moci si můžeme vzpomenout na školní lekce bezpečnosti života a poskytnout člověku první pomoc.

V mysli máte stovky myšlenek, drobných detailů, nepotřebných detailů. Například se snažíte zapamatovat si všechny nuance, dokonce i ty nejmenší detaily projektu, který děláte. I když je takové vědomí úctyhodné, často je také úzkostné a stresující. Závěr: zbavte se tohoto svinstva, vybijte svůj mozek.

Nenechávejte si všechny tyto detaily v hlavě – zapište si je do deníku, nechejte to všechno na pevném disku vašeho počítače nebo někde jinde. To vám umožní lépe se soustředit na to, co je v danou chvíli důležité, a přitom nezapomenout na aktuální dění.

Organizovat, rozdělovat a panovat

Nyní, když jste se zachránili před velkým množstvím zbytečných nebo ne tak důležitých myšlenek, je čas začít organizovat své záležitosti. Podívejte se na svůj vlastní plán. Snad jste nelenili a udělali si plán nejen na příští týdny a měsíce, ale i na celé roky.

Musíte strukturovat vše, co musíte udělat. Pokuste se naplánovat všechny své projekty, úkoly a další záležitosti tak, aby se navzájem nerušily: na každý úkol si věnujte samostatný čas, nehoňte dvě mouchy jednou ranou, ale rozdělujte a panujte.

Nedělejte si starosti, pokud nemáte konkrétní plán, jak dosáhnout všeho, co jste si naplánovali. Hlavní věc je, že máte cíle a vaše podvědomí vám pomůže ve zbytku.

V tomto případě lze vaše podvědomí přirovnat k GPS navigaci. Nastavíte cíl a zjistíte, jak se tam dostat.

3. Vytvořte myšlenkovou mapu

Vše, co potřebujete, je plán, plán a odvahu dostat se do cíle.

Earl Nightingale

Myšlenková mapa je diagram, který vám pomáhá vizualizovat a organizovat informace. Myšlenkové mapy lze použít téměř ke všemu, od psaní poznámek až po vývoj seriózní strategie. Pomohou vám rozložit složitý objekt na jednotlivé části.

Pomocí myšlenkové mapy můžete sestavit hierarchii projektů, výsledků a úkolů. Použijte velikost a barvu písma ke zvýraznění toho, co je důležité nebo naléhavé. Můžete také zahrnout odkazy na důležité internetové zdroje nebo dokumenty ve vašem počítači.

Tato mapa vám pomůže na první pohled vidět, který projekt vám zabírá nejvíce času nebo vyžaduje největší pozornost (červeně zvýrazněné úkoly a termíny budou křičet na jejich naléhavost a důležitost).

Týdenním prohlížením vaší myšlenkové mapy si všimnete, které projekty jsou těsně před dokončením, a to vás bude motivovat k tomu, abyste se posunuli dál. Odstraňte dokončené projekty a naplňte je novými.

4. Řiďte svůj čas a rozdělte obtížné úkoly na základní prvky

Rozhodněte se ještě dnes, že se stanete odborníkem na řízení svého času a vlastního výkonu.

Brian Tracy

Nyní, když máte plán, musíte si být jisti, že všechny úkoly dopředu zvládnete včas. Existují různé techniky a systémy, které vám s tím pomohou. Například:

• Kanban je systém, který vám pomůže efektivně řešit úkoly. Existuje šikovný online nástroj KanbanFlow, který je určen nejen pro sólo, ale i pro týmovou práci.
• Známá GTD technika osobní efektivity, která vám pomůže dotáhnout věci do konce.

Nezapomeňte na dnešek

Myšlenkové mapy, GTD, Kanban jsou skvělé a nesporně nezbytné k tomu, abyste dosáhli svých cílů. Ale nezapomeňte, že jde o strategické plánování. Někdy potřebujete jednoduchý a praktický plán dne. Ne na zítra. Ne na měsíc nebo rok. Pro dnešek.

Sen se stává cílem, když jsou podniknuty kroky k jeho dosažení.

Bo Bennet

Existuje technika Pomodoro, která vám může pomoci efektivně plánovat čas. Více o tom můžete zjistit zde.

Vždy dosahovat svých cílů, plnit úkoly včas, dosahovat úspěchu – o to by měl každý usilovat. Nikdy však nezapomeňte na sedmou dovednost Stephena Coveyho – ostření pily.

Představte si muže, který pět hodin piluje strom, ale když mu řeknete, aby se na pár minut zastavil a nabrousil pilu, odpoví: „Nemám čas naostřit pilu! Musím řezat!"

Nezapomeňte si udělat čas na své zdraví, svou rodinu a přátele a vždy se snažte odpočívat, když cítíte, že to potřebujete.