Jak efektivně používat Gmail: 25 tipů

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-13 01:00

I když se službou Google Mail pracujete každý den, je pravděpodobné, že neznáte všechny její možnosti. Zde je 25 tipů pro efektivní používání Gmailu, které usnadní mnoho úkolů a ušetří vám čas.

1. Kde začít

Změňte pozadí

Místo obvyklého bílého pozadí Gmailu okořeňte svou doručenou poštu něčím okázalým. Stačí v nastavení v pravém horním rohu vybrat sekci "Motivy" pro nastavení nového pozadí z navrhovaných možností, nebo nahrát vlastní obrázek.

Případně můžete experimentovat s nastavením rozhraní. V režimu „Spacious“budete mít spoustu volného místa a „Compact“je dobré, když potřebujete na obrazovku umístit co nejvíce zpráv.

Přidat přátele (a zprávy)

Chcete-li do systému přidat své kontakty a staré zprávy (nezáleží na tom, zda používáte Gmail poprvé nebo si vytvoříte další účet), přejděte do „Nastavení“→ „Účty a import“a vyberte odkaz „Importovat poštu a kontakty“. To vám umožní přidat vaše data z jiných poštovních schránek.

Nechte Gmail vypadat jako Outlook

V Nastavení → Laboratoř povolte funkci Podokno náhledu, abyste viděli celý text zpráv vpravo, stejně jako v Outlooku. Zvyk je druhou přirozeností, takže pokud jste celý život pracovali s firemním e-mailem a právě se snažíte zorientovat se v Gmailu, Viewport vám přechod usnadní.

Po povolení uvidíte různé možnosti zobrazení v rozevírací nabídce nalevo od nastavení.

Zaměřte se na to podstatné

Gmail může rozhodnout, které zprávy jsou pro vás důležitější. Chytrý, co? V části Nastavení → Doručená pošta vyberte možnost Sledovat moji e-mailovou aktivitu…, aby Gmail analyzoval vaše zprávy.

Můžete také vybrat funkci „Zahrnout značky“nebo „Ignorovat filtry“(o filtrech si povíme více níže) a změnit typ složky tak, aby se důležité zprávy zobrazovaly nahoře. Poté v nabídce „Nastavení“→ „Obecné“v části „Oznámení na ploše“(pokud používáte prohlížeč Chrome, Firefox nebo Safari) můžete vybrat možnost „Povolit upozornění na důležité e-maily“.

Zbavte se vlákna písmen

Existují dva typy lidí: ti, kteří milují funkci Chaining, a ti, kteří ji nenávidí se silou tisíce sluncí. Pokud patříte do druhé skupiny, přejděte do sekce „Nastavení“→ „Obecné“a vypněte „Řetězce písmen“.

2. Udržujte pořádek

Vše archivujte

Gmail umožňuje zprávy archivovat namísto jejich mazání. To se děje proto, abyste se nemuseli starat o dostupnost volného místa a neustále uklízeli zásuvku. Pokud chcete archivovat zprávu, otevřete ji a klikněte na druhou ikonu zleva (políčko se šipkou směřující dolů). Zpráva na vás bude čekat na kartě Všechny zprávy na levém postranním panelu.

Sledujte svůj archiv

Bez ohledu na to, kolik místa poskytuje Gmail pro bezplatné ukládání souborů, je rok 2016 a lidé posílají stále více příloh. Pokud jste dosáhli limitu paměti, je čas se některých zpráv zbavit. Klikněte na šipku ve vyhledávacím poli, označte položku „Existují přílohy“, vyberte velikost 10 MB a klikněte na tlačítko s lupou. Zobrazí se všechny zprávy větší než 10 MB. Zaškrtněte políčko u dopisů, které už určitě nepotřebujete a pošlete je do popelnice.

Odpovězte a archivujte

Proč nechávat e-mail ve své doručené poště, když už jste na něj odpověděli? Použijte funkci "Odeslat a archivovat", abyste se vyhnuli nepořádku v příchozích zprávách, zatímco čekáte na odpověď na váš dopis. Přejděte do „Nastavení“→ „Obecné“a vyberte „Zobrazit tlačítko“Odeslat a archivovat „v odpovědi“. Nyní můžete odpovídat obvyklým způsobem a hromadit zprávy ve vaší doručené poště, pokud si to přejete, nebo okamžitě archivovat nepotřebné e-maily při odpovídání.

Používejte štítky a filtry

Ke každé zprávě můžete přidat štítek. Na levém postranním panelu se objeví nové zkratky. Stačí otevřít dopis a kliknout na ikonu "Štítky" - je druhá zprava. Nyní vytvořte nového zástupce nebo vyberte existujícího (mimochodem, zástupce můžete přetáhnout z postranního panelu přímo do zprávy).

Klikněte na tlačítko „Další“a vyberte „Filtrovat podobné e-maily“a poté „Vytvořit filtr na základě tohoto dotazu“. O filtrech Gmailu můžete napsat samostatný článek, takže další podrobnosti najdete v sekci „“.

Kupte si úložný prostor navíc

Pokud vás už nebaví lámat si hlavu s problémem ukládání souborů, můžete utratit peníze za další místo. Posuňte stránku zpráv dolů a v levém dolním rohu uvidíte, kolik místa vám zbývá, a také odkaz „Spravovat“.

Pokud máte obsazeno téměř 100 % dostupného prostoru, klikněte na odkaz. Plán 100 GB stojí 139 rublů měsíčně a prostor navíc lze využít nejen pro Gmail, ale také na Disk Google a Fotky Google, pokud je používáte.

3. Berte to vážně

Změňte režim zobrazení e-mailů na stránce

Zkuste zvýšit počet zpráv na stránce na 100, abyste si mohli prohlédnout celou řadu svých písmen na první pohled. Přejděte do Nastavení → Obecné → Maximální velikost stránky. Zde si také můžete zvolit zobrazení 10, 15, 20, 25 a 50 zpráv na stránku.

Vše rozložte podle barev

Zprávu můžete označit jako důležitou velmi rychle, ale různé zprávy mohou mít různý stupeň důležitosti. Přejděte do Nastavení → Obecné → Hvězdičky a vyberte Všechny hvězdy. Nyní, pokud kliknete na hvězdu, označující písmeno, změní barvu s každým kliknutím. To vám pomůže seřadit vaše důležité zprávy podle jejich obsahu.

Přeměňte zprávy na seznamy úkolů

Je pravděpodobné, že už svou doručenou poštu považujete za jeden obrovský seznam úkolů. Proč tedy své e-maily neproměnit v úkoly, které můžete škrtat? Klikněte na tlačítko "Více" v aktivní konverzaci a vyberte "Přidat k úkolům". Toto vlákno se nyní zobrazí v Úkolech Google spolu s odkazem na původní příspěvek.

Sledujte počet nepřečtených zpráv

V sekci „Nastavení“→ „Laboratoř“povolte funkci „Ikona nepřečtených zpráv“. Pokud máte jako každý normální člověk celý den otevřenou kartu pošty, vždy uvidíte, kolik nepřečtených zpráv vám zůstalo. To v případě, že vám chybí stres.

Pracujte offline

Pokud používáte prohlížeč Google Chrome, máte možnost pracovat s poštou offline. Samozřejmě nebudete moci odesílat a přijímat nové zprávy, ale můžete přesouvat dopisy ze složky do složky a vytvářet koncepty. Chcete-li tuto funkci povolit, přejděte do Nastavení → Offline.

Poskytněte přístup ke svému účtu sekretářce

Pokud si s písmeny stále nevíte rady, můžete všechnu tu hrůzu zprostředkovat své sekretářce. Chcete-li to provést, přejděte na „Nastavení“→ „Účty a import“, vyberte „Udělit přístup k vašemu účtu“a přidejte další uživatele Google. Nebudou mít právo měnit vaše nastavení a heslo, ale budou moci zprávy číst, archivovat a samozřejmě na ně odpovídat. Dopis bude podepsán vaším jménem a jménem sekretářky v závorkách, aby nedošlo k záměně.

4. Ovládejte lidský faktor

Blokovat adresy

Někteří nechápou rady vůbec. Naštěstí můžete zablokovat jakoukoli osobu (nebo web) pomocí několika kliknutí. Po obdržení zprávy od někoho, koho byste chtěli přidat na černou listinu, klikněte na šipku v pravém horním rohu a vyberte funkci „Blokovat uživatele“.

Nyní budou všechny zprávy z této adresy chodit přímo do spamu.

Najděte staré dopisy

Chcete rychle najít všechny zprávy od přítele najednou? Stačí najet kurzorem na jméno odesílatele, ať už z doručené pošty, nebo z konkrétního dopisu, a zobrazí se karta kontaktu. Poté kliknutím na odkaz „Konverzace“zobrazíte všechny zprávy od daného kontaktu.

Zrušit špatně odeslané zprávy

Všichni jsme někdy omylem poslali dopisy na špatnou adresu. Naštěstí v Gmailu můžete odeslání jednoduše vrátit zpět. Přejděte do části „Nastavení“→ „Obecné“a povolte funkci „Zrušit odeslání“. Zde můžete také zvolit časový úsek pro zrušení odesílání: od 5 do 30 sekund. Při příštím odeslání zprávy si v horní části všimnete „Zrušit“.

Přeskočit skupinové zprávy

Konverzaci skupinových zpráv můžete snadno opustit kliknutím na tlačítko Více a výběrem Ignorovat. Nyní přeskočíte všechny zprávy kromě těch, kde jste jediným příjemcem dopisu.

Pokud se chcete vrátit ke skupinové zprávě, zadejte do vyhledávacího pole dotaz je: ztlumený, takže uvidíte všechna ignorovaná vlákna. Poté z nabídky Více vyberte Neignorovat. Pokud vám to ovšem vůbec není líto.

5. Ušetřete čas

Vytvářejte nové účty na cestách

Řekněme, že chcete velmi pečlivě filtrovat zprávy nebo si například vytvořit další účet pro služby, které již používají váš hlavní účet Gmail. V tomto případě můžete vytvořit virtuální poštovní adresu spojenou s hlavní adresou jednoduchým přidáním „+ libovolné slovo“před symbol @ během psaní. Například „vaše adresa je [email protected]“pro online nakupování.

Všechny odpovědi budou chodit na vaši hlavní adresu Gmailu.

Odesílejte zprávy ve spánku

Přimějte klienty a spolupracovníky, aby si mysleli, že jste šílený workoholik, a naprogramujte je tak, aby posílali zprávy v noci pomocí rozšíření dostupného pro Chrome, Safari a Firefox. S bezplatnou verzí můžete odeslat až 10 zpráv za měsíc.

Toto rozšíření navíc změní vaše e-maily na upomínky a nezobrazí je ve vaší doručené poště, dokud na ně nebudete připraveni odpovědět. To je ideální pro vytvoření vzhledu prázdné schránky v pátek večer.

Automaticky odpovídat na duplicitní požadavky

Pokud vás otravní zákazníci zaplavují stejnými požadavky, nemusíte znovu a znovu zadávat stejnou odpověď. Stačí zapnout funkci "Šablony odpovědí" v sekci "Nastavení" → "Laboratoř". Až budete příště tisknout odpověď, uložte ji jako šablonu a klidně ji pošlete všem stejným žádostem.

6. Klepněte méně

Dejte své myši pauzu

Téměř vše v Gmailu lze provádět pomocí klávesnice. Základní klávesové zkratky fungují ve výchozím nastavení, ale nezapomeňte přejít do Nastavení → Obecné a povolit funkci Klávesové zkratky. Uložte změny a poté kliknutím na otazník zobrazte možné klávesové zkratky.

Přestaňte kontrolovat ostatní poštovní schránky

V sekci „Nastavení“→ „Účty a import“klikněte na odkaz „Přidat svůj poštovní účet POP3“a Gmail stáhne vaši poštu z jiných schránek. Poté nastavte odesílání zpráv: můžete odpovídat ze své adresy Gmail i z jiných e-mailových adres.