Jak toho v novém roce udělat víc

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Abyste pochopili, jak zvýšit svou produktivitu, musíte nejprve vědět, čím přesně trávíte čas. Chcete-li to provést, sledujte, co během dne děláte. Večer pak uvidíte, co se nedalo udělat a na co stálo za to věnovat více času.

Samozřejmě, pokud je váš pracovní den složen především z různých schůzek (jste-li např. lékař nebo právník), není pro vás tento přístup nijak zvlášť vhodný. Dá se však využít i mimo pracovní dobu, pokud si všimnete, že vaše večery a víkendy ubíhají bez povšimnutí sledováním televizních pořadů a sociálních sítí.

Zacházejte s časem jako s jídlem

Správné rozdělení času je nám dáno s takovými obtížemi, protože čas sám o sobě je velmi vágní pojem. Není vidět ani se ho dotknout, dokonce i vědci se stále přou o jeho povahu.

Zkuste tedy čas vnímat jako něco konkrétnějšího, jako je jídlo. Tendence být rozptýlený je podobný chuti na nezdravé jídlo. Ztráta času je nadváha. A řešením problému (sledování času) je vedení potravinového deníku.

Jaké je obecné použití stravovacích deníků? Za prvé, pro lidi s nadváhou může být někdy šokem jen vědět, co jedí. Zdá se, že všechny druhy občerstvení a dezertů se nepočítají, dokud je neuvidíte spočítané na papíře. Pochopení toho, co jíte, zdravý pocit studu a zodpovědnost, která přichází s psaním deníku, to vše dohromady vede k tomu, že hubnete rychleji.

Stejné úvahy platí při zaznamenávání stráveného času. Pokud si tedy chcete vybudovat svaly produktivity, začněte sledovat, jak trávíte čas.

Výhody sledování času

Abyste měli přehled o svém čase, budete muset pečlivě zaznamenávat hodiny a minuty strávené za den, během několika týdnů nebo dokonce měsíců. Jakkoli to může znít paradoxně, samotný proces také vyžaduje čas.

Nejprve se podíváme na výhody sledování času a poté přejdeme k tipům, které vám pomohou začít.

1. Toto je základ pro další techniky produktivity

Se silovým tréninkem nezačínáme, aniž bychom si určili výchozí váhu, kterou můžeme zvednout. Totéž by se mělo dělat, když se snažíte vytvořit nové návyky a zvýšit produktivitu. Pokud přesně nevíme, jak a čím trávíme čas, prostě nebudeme schopni správně spočítat čas na různé věci a budeme ze sebe neustále nešťastní.

Pokud si například nevšimnete, že na sociálních sítích trávíte celou hodinu denně, jak se můžete tohoto zlozvyku zbavit? Budete si myslet, že chcete-li být produktivnější, musíte si udělat seznamy úkolů jinak. I když stačí zablokovat Facebook nebo VKontakte.

Sledování času, který strávíte, vám pomůže zjistit, které strategie produktivity skutečně potřebujete.

2. Zjistíte, že jste své časové náklady přecenili

Nyní si všichni stěžují, že jsou neustále zaneprázdněni a nemají dostatek času. Ale co když je tento pocit problémem vnímání, a nikoli skutečným stavem věcí? Je možné, že to vzniká tím, že špatně odhadnete, kolik času vám zabere různé věci.

Když se podíváme na naše rutiny, zveličujeme množství času, které budeme muset věnovat určitým úkolům. A to nás odrazuje od toho, abychom se pustili do podnikání nebo začali s novými koníčky. A někdy dokonce nějaké akci strávíme více času, než je nutné.

Samozřejmě, ne všechny případy se zdají jen časově náročné. Některé jsou opravdu časově náročné. Sledováním času stráveného během několika týdnů si však všimnete, že některé úkoly se dokončují rychleji, než jste si mysleli. Tímto způsobem můžete mít čas na něco, na co jste dříve neměli čas.

3….nebo podceněný

Stejně často podceňujeme skutečně strávený čas.

Tendence přehánět čas strávený např. různými domácími pracemi vyplývá z toho, že nám takové úkoly připadají více zatěžující.

Čas strávený aktivitami, které nevyžadují stres, obvykle letí jako voda. Právě tyto činnosti je třeba vyloučit z každodenní rutiny.

4. Rozvíjí smysl pro zodpovědnost

Když jste seděli hodinu u internetu a pak se vrátili do práce, je dost možné, že si toho nikdo jiný nevšiml. Ukazuje se, že tato hodina prostě upadla v zapomnění. Ano, chvíli se cítíte provinile, ale pak na to prostě zapomenete a další den promarníte další hodinu nebo dvě.

Když ale sledujeme svůj čas, musíme si zapsat i tuto promarněnou hodinu. Tady bude reakce úplně jiná. Nahrávka "Byl jsem na internetu od 12:00 do 13:00" vyvolá mnohem větší pocit viny než jen myšlenka: "Aha, uběhla další hodina." Musíte uznat, že jste ztratili hodinu.

Přirozeně, když se večer dívám na své poznámky, chci vidět, že den nebyl marný. Pokud jste dnes promarnili čas a napsali si to, zítra bude snazší nenechat se rozptylovat.

5. Pomůže vám to udělat víc

Někdy, když chvíli analyzujete své činy, zjistíte, že vlastně nemáte co dělat. Ztrácíte čas maličkostmi, protože to vaší práci opravdu neublíží.

Pokud můžete dělat svou práci a stále máte čas, ale stále máte pocit, že den je neproduktivní, můžete si vzít více úkolů. Pokud pracujete pro sebe a umíte si řídit svůj vlastní rozvrh, hledejte nové klienty nebo dodavatele nebo rozvíjejte svůj web. Pokud pracujete pro velkou společnost, zeptejte se vedení, zda existují nějaké nové projekty, do kterých byste se mohli pustit. Je nepravděpodobné, že budete odmítnuti.

6. Tím se naučíte nenechat se stříkat na několik věcí najednou

Každý ví, že multitasking je pouze překážkou produktivity. A samotná myšlenka multitaskingu je jen mýtus. Ve skutečnosti neděláme několik věcí současně, ale velmi rychle přecházíme z jednoho úkolu na druhý znovu a znovu. Náš mozek není stavěný na multitasking, takže nevyhnutelně něco promeškáme nebo neděláme dobře.

Když sledujeme čas, sledujeme každý úkol. A pro každý úkol vyčleňujeme určitý časový úsek, alespoň proto, abychom si usnadnili vedení záznamů. Jsme dokonce nějak hrdí, když si všimneme, že hodina nebo dvě byly věnovány jednomu důležitému úkolu.

Postupem času si vypěstujete schopnost soustředit se na jednu věc a už se vám nebude chtít kombinovat více úkolů a rozptylovat se od důležité práce. S největší pravděpodobností si budete moci vyhradit půl hodiny nebo hodinu denně na různé drobné úkoly a udělat je všechny na jedno posezení.

Jak přesně a efektivně sledovat svůj čas

Zde jsou tři klíčová pravidla, díky kterým bude vaše sledování času nejúčinnější:

• Poctivost … Nikdo kromě vás tyto záznamy neuvidí, tak to nepřikrášlovejte. Pokud k sobě nejste upřímní, proč se s tímto obchodem vůbec obtěžovat?
• Stálost … Udělat si ucelený obrázek o tom, čemu trávíte čas, vám zabere minimálně dva týdny. Dělejte si poznámky, pouze když žijete svým normálním tempem (ne před prázdninami nebo prázdninami).
• Pečlivost … Nemyslete na hodiny, ale na minuty. Například v prvních dnech si zapisujte všechny své akce od rána do večera s přesností na každou minutu. Poté můžete přejít na 5- a později na 15minutové intervaly.

Čas lze sledovat dvěma způsoby:

• Časové intervaly … Například od 9:00 do 9:15. Nastavte časovač každých 15 minut (alespoň zpočátku, pak můžete časový interval prodloužit) a zapište si, co jste dělali.
• Úkoly … Starejte se o své věci a poznamenejte si pokaždé, když začnete něco jiného.

Vyzkoušejte oba způsoby a rozhodněte se, který z nich je pro vás nejlepší. Nejprve si vše zapište do minuty. To vám pomůže pochopit, kolik času vám každý úkol ve skutečnosti zabere a jak je váš den obecně strukturován. Poté můžete sledovat čas v určitých intervalech. To usnadňuje plánování věcí a všímání si, kdy jste nejčastěji rozptýleni.

K poznámkám můžete také přidat krátké poznámky. Například vedle položky „Čtení“uveďte, kterou knihu nebo časopis jste četli. U položky „Na cestě“můžete označit počasí nebo to, co jste poslouchali (podcast, audiokniha, hudba), a u položky „Hrálo se s dítětem“uvést konkrétní hru. Z jednoduchého sledování času se tak stává prakticky deník. Nemusíte to dělat, ale mohlo by se vám to líbit.

Po dvou týdnech se sledování času stane zvykem. Nyní si nemusíte tak pečlivě zapisovat všechny své akce. Jen si dejte pozor na čas (alespoň během pracovního dne) a sledujte, zda jej využíváte na maximum. Pokud máte pocit, že jste často rozptýleni, vraťte se k poznámkám.

I když po tomto dvoutýdenním experimentu už čas vůbec nesledujete, zkuste se přibližně jednou za rok zkontrolovat, jak se vaše návyky mění.

Digitální nástroje

Existuje spousta digitálních asistentů, kteří automaticky sledují, jak trávíte čas. A přestože mohou být užitečné (zejména pokud jste si několik hodin nedělali poznámky a zapomněli jste, co přesně jste v tu či onu chvíli dělali), neměli byste na ně zcela spoléhat. Jen vy sami víte, co jste na nějakém webu dělali – pracovali nebo makali. Aplikace to za vás neurčí.

• … Tento program běží na pozadí a sleduje, kolik času strávíte na různých stránkách a aplikacích. Je vhodný pro různé operační systémy včetně Androidu. V programu si také můžete nastavit cíle a sledovat svůj růst produktivity.
• … Přestože byl tento program původně určen pro freelancery, měl by být v pořádku pro každého. Má praktické grafy, které vizuálně odrážejí váš pokrok.
• (pouze iOS). Stačí přidat své obvyklé úkoly, kliknout na ně, když začnete, a až budete hotovi, klikněte na další. Předchozí úkol bude automaticky dokončen a aplikace sama nastaví čas.
• … Stejně jako ATracker je to jakási kombinace digitálního a analogového. Používáte digitální zařízení, ale pouze pro vedení záznamů. Evernote lze používat jako běžný papírový zápisník.

Analogové vybavení

• … Během týdne (což je vašich 168 hodin) zaznamenávejte, co děláte, a rozdělte den do 15minutových intervalů. Mějte kalendář po ruce, například na stole nebo v kuchyni. Za pár týdnů pochopíte, čím obvykle trávíte čas a jak můžete upravit svůj režim.
• Obyčejný poznámkový blok. Není divu, že je to považováno za klasiku. Stačí si zapsat, kdy jednu činnost dokončíte a začnete další, a v případě potřeby přidejte vysvětlení. Pokud si například pracovně přečtete článek na internetu, označte jej podle toho, nikoli jednoduše napište: „Přečtěte si článek na internetu“.

závěry

Když si večer projdete poznámky a uvidíte dobře strávený den, budete mít pocit, že si odpočinek a spánek opravdu zasloužíte. Sledování času změní nejen to, jak trávíte každou minutu a každou hodinu, ale obecně vaše vnímání života.

Věnujte čas tomu, na čem opravdu záleží. Sledujte svůj strávený čas. Změň svůj život.