Jak organizovat pracovní prostor a kancelářský čas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Veškerá práce v kanceláři začíná vlastním pracovním prostorem, ale lidé tomuto okamžiku často nevěnují dostatečnou pozornost. Pracovním prostorem není jen nábytek a počítač, ale také plánování, pracovní postup, další nástroje. Tento článek obsahuje jednoduché tipy, jak si správně uspořádat pracoviště.

Vše začíná na pracovišti.

D. Carnegie

Práce začíná pracovištěm a jeho organizací. Existují samozřejmě výjimky v podobě kreativních a jedinečných osobností, pro které tato problematika není tak důležitá. Ale i oni mají svůj vlastní systém tvůrčí poruchy, i když si to nepřipouštějí. Většina lidí pracuje u běžných stolů v běžných kancelářských prostorách a právě jim jsou určeny následující tipy.

plocha počítače

Správné pracovní prostředí naladí mysl na správný rytmus. Neudržíte svůj dům v nepořádku a přesně víte, kde a co je. Na pracovišti je to stejné: vše by mělo být na svém místě a nic zbytečného, co by mohlo odvádět pozornost od hlavních úkolů.

Jak to všechno začíná, když právě přijdete do práce? Z plochy. A v počítači jsou většinou hromady papírů, rozházené psací potřeby, hrnky, nějaký zbytečný suvenýr a prach. A jaký bude vnitřní stav za takovým pracovištěm? Nesmontované. Samozřejmě si to nebudete myslet, ale podvědomí již rozhodlo o všem. Ať je kolem jakákoli realita, vy také. A vědomí tuto myšlenku zachytilo a vaše nálada je pryč.

Udržujte svůj stůl vždy uklizený. Začněte den utíráním prachu, upravte osvětlení, napište užitečné informace na samolepky, umyjte si šálek kávy, vyplňte kalendář – nastartujte se. Tyto jednoduché akce nabudí energii do práce, která následuje.

Ideálním pracovištěm je pracovní nástroj, pohodlné osvětlení, nezbytné psací potřeby a jednoduchý nábytek pro pracovníka.

Jak pracovat: ve stoje nebo vsedě? Vy rozhodnete. Myslím, že sezení je lepší, ale určitě je potřeba dělat přestávky: projít se, trochu se rozcvičit, nadýchat se čerstvého vzduchu, vystoupat 2-3 patra po schodech. Můj pracovní režim: 45 minut - úkol bez přerušení, 15 minut přestávka, poté 1 hodina nepřetržité práce a 15 minut odpočinek. Takto je strukturován pracovní den.

Nezapomeňte na vlastní skříňku nebo archiv, protože každý zaměstnanec má vždy svůj osobní spis nebo papírový archiv. Do skříňky můžete uložit i osobní věci, se kterými byste se nechtěli chlubit. Každá police a skříňka by měla plnit svou funkci a nekřížit se s ostatními prvky. Díky tomu bude práce s dokumenty a různými doplňky pohodlnější.

Elektronická správa dokumentů

Vytvořte záložní kopie své práce, dokumentů, projektů, servisních informací uložených na vašem pracovním počítači a odešlete je na firemní server nebo cloudové úložiště.

Kolik energie a nervů lidé utratí kvůli ztraceným informacím! Počítač se zhroutil, zavěsil, někdo omylem smazal důležitá data. Neopakujte jejich chybu a zálohujte. Nedovolte okolnostem, aby vás a vaši práci ovládaly.

Neinstalujte nepotřebné aplikace, většinu potřebných operací provádějí standardní softwarové balíčky. Pokud ovládáte určitý pracovní nástroj, požádejte vedení nebo IT oddělení o jeho instalaci a zdůvodněte svou efektivní práci v něm.

Další jednoduchý tip: zkuste se ve svém elektronickém prostoru držet jedné věci. Pokud se vám líbí služby Yandex, vyberte je, pokud služby Google - pracujte s nimi. Budete znát všechny silné a slabé stránky nástrojů a také budete moci rychle nastavit svůj systém na novém místě. Závod o čerstvé programy není vždy oprávněný.

Na pracovní stanici si vytvořte svou osobní jednoduchou elektronickou hierarchii. Za chvíli byste měli najít jakýkoli ze svých starých dokumentů. To je zvláště důležité, když musíte něco naléhavě vyřešit a zapomněli jste, kde jsou tyto informace uloženy.

Naskenujte všechny nejdůležitější dokumenty. Kvůli ztraceným důležitým papírům vzniklo mnoho pracovních konfliktů mezi odděleními.

Plánování

Všimli jste si, že se práce někdy změní v nepořádek: hromada úkolů, konverzace, schůzky, kontrola papírů. A vy se v tom točíte donekonečna. Zdá se, že pracujete, ale je těžké to nazvat prací. Za tím vším není vidět obecný obraz toho, co se děje, a to je jeden z problémů moderní produktivity: existují akce, jsou tu také výsledky, ale v rutině nejsou příliš patrné.

Aby se tomu zabránilo, je nutné sestavit plán úkolů a činností na den, týden a dokonce i na měsíc.

Většina používá sešity nebo diáře. Ano, to je dobře, ale papír je „paměť s náhodným přístupem“, uchovává veškerou plynulost a hlavní informace se ztrácí v množství stránek. Zápisník nebo diář je již archaický způsob plánování. V deníku nevidíte celý obraz událostí, nepřijdete na to, kdy je lepší udělat jednu věc a kdy jinou, a také můžete promeškat nějakou důležitou událost. Neexistuje způsob, jak získat požadovaná data a provést komplexní analýzu. Představte si, kolik stránek musíte prolistovat, abyste shromáždili potřebné informace.

Nyní existuje mnoho aplikací a online služeb pro organizaci vašeho pracovního času. Věřte mi, že by se to mělo dělat, pokud chcete pracovat produktivně bez ohledu na situaci a náladu. To-do-list je dnes především o efektivním řízení úkolů a času.

Systém kontextového plánování používám v prostředí Outlooku Gleba Arkhangelského. Co se mi na něm líbí: jednoduchost a efektivita nástroje, známá aplikace, spojení kalendáře, úkolů a pošty v jednom informačním prostoru, integrace s kancelářskými aplikacemi. V tomto plánovacím systému může být v krátké době zaškolen každý zaměstnanec.

Zde je několik tipů pro organizaci pracovní doby:

• Plánujte flexibilně, v souvislostech, ne strnule v čase.
• Naučte se chápat, co je důležité a co ne.
• Snadno se rozloučte s nepodstatnými záležitostmi.
• Oceňujte kvalitu stráveného času, ne čas samotný.
• Řekněte ne sobě i ostatním, když je to nutné.
• Začněte svůj den náročnými a nepříjemnými úkoly.
• Při plánování úkolů a projektů v práci si pro ně stanovte termíny.

Silným psychologickým trikem je škrtnout splněný úkol nebo před něj zaškrtnout. To vám dá extra vnitřní energii k dosažení skvělých výsledků. Uvidíte, že vše není marné.

Práce s poštou

Jak si zorganizovat práci s poštou?

Nejprve s ním musíte nastavit provozní dobu, abyste snížili počet přerušení. Nejlepší je to udělat ráno, když se začnou tvořit úkoly, a odpoledne, když potřebujete zkontrolovat, jak se věci mají.

Za druhé, na nejednoznačné dopisy byste neměli hned odpovídat. Musíte myslet na všechno: odvolání, konstrukce reakce, doplňující informace. Snažte se udržet subjektivitu na co nejnižší úrovni. Zapomeňte na rychlé odpovědi, jak to měl každý na sociálních sítích.

Za třetí, nepřetěžujte text dopisu informacemi, které jsou srozumitelné pouze samotnému odesílateli. Pokuste se odpovědět stručně a výstižně, zvažte každé slovo. V našem digitálním věku je to velmi důležité: nikoho nezajímá brodit se jedinečnými závěry.

A nakonec nezapomeňte na netiketu: oslovování příjemce, styl psaní, informace o případu, kontaktní údaje. Naučte se, jak napsat dopis, analyzovat to, co jste napsali, a jak se přihlásit.

Doplňkový nástroj

Další věcí, která pomáhá zefektivnit vaši práci, je tabule. Nepostradatelná pomůcka, zvláště když katedra dělá brainstorming nebo řeší vážný problém s mezistupněmi.

V mé profesní kariéře byla rada nepostradatelným atributem pracovního prostředí. Je to také užitečné z hlediska úspory papíru. Neuvěříte, kolik listů utratíte na vysvětlování vašich nápadů a řešení.

Díky vizuálnímu myšlení (má ho každý) mohou lidé společně kreslit na tabuli, vysvětlovat své myšlenky a navrhovat nejlepší řešení problému. Každý může všechno vidět a pochopit.

Rád bych dodal, že hudba mi pomáhá v mé práci. Má to pozitivní vliv na mou produktivitu, zvláště když musím pracovat s opakujícími se úkoly na počítači nebo sepisovat velký balík dokumentů. Obecně je dobré začít ráno pozitivní hudbou. Ale neměli byste to zapínat pro všechny, pamatujte: nepracujete sami, někomu bude hudba jen překážet.