Jak spravovat poštu: 10 tipů od zaměstnanců TED

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Zaměstnanec TED Michael McWaters na svém blogu sdílel 10 tipů, jak mít ve schránce pořádek.

Kdo, když ne redaktoři a manažeři TED, můžete mluvit o metodách řešení přetížené pošty. Podle nich do firmy chodí denně stovky dopisů a počítadlo příchozích emailů u některých zaměstnanců už dávno přesáhlo tisícovku.

Michael McWaters, TED UX Architect, nabízí 10 řešení tohoto problému.

V budoucnu nebudete mít více času než nyní

Michael si všiml, že mnoho lidí odkládá posílání pošty na později, protože věří, že někdy v budoucnu na to budou mít více času. Nebude. Vaše úroveň zaměstnanosti pravděpodobně zůstane v příštím týdnu, měsíci, roce. Můžete z toho mít dokonce radost. Ale stejně času bude na poštu. Tak s ní začněte pracovat hned teď.

Zkuste začít od nuly

Existují dva způsoby, jak to udělat:

1. Udělejte si čas a přejděte k vyčištění pošty v několika krocích. V závislosti na tom, kolik e-mailů máte, bude jejich vymazání trvat až deset průchodů. Pokud je to obtížné, rozdělte práci na několik 15minutových částí.
2. Jdi na mizinu. Vyhraďte si tři nebo čtyři hodiny a udělejte ze své Inboxu ideál čistoty a pořádku.

Udělejte si každý den trochu času

Pro Michaela je to nejtěžší část plánu. S poštou budete muset pracovat několikrát denně. Doporučuje si každé čtyři hodiny vyhradit 15 minut a soustředit se pouze na svou schránku.

Pokud písmeno není příliš důležité - smažte

Existuje pokušení poslat každý více či méně důležitý dopis do samostatné složky, abyste se jím mohli zabývat později. Ale pokud si dopis právě teď nezaslouží vaši pozornost, smažte ho.

Odhlaste se z každé zbytečné pošty

Často hřeším tím, že z mailingů, které pro mě nejsou zajímavé, jednoduše mažu e-maily. Michael je kategoričtější:

Pokud vás newsletter nezajímá, dopis nejen smažte, ale také se z něj odhlašte.

V dolní části každého dopisu je tlačítko "Odhlásit" nebo Odhlásit. Použijte jej podle pokynů. A čím častěji, tím lépe. Využít můžete i službu Unroll.me, o které jsme hovořili zde. Automaticky vás odhlásí z odběru nepotřebných zpráv.

Pokud je zpráva stále ve vaší doručené poště, přečtěte si ji

Pokud byl dopis ověřen a vy jste se neodhlásili a okamžitě jej nesmazali, přečtěte si ho. Pokud je to krátké, hned si to přečtěte. Pokud je dlouhý, odešlete e-mail do dříve vytvořené složky Přečíst a vraťte se do ní, až budete mít více volného času. Michael věří, že pokud k sobě budete upřímní, pak do této složky spadne minimální procento všech dopisů.

Na krátké e-maily je lepší odpovídat hned

Pokud e-mail, který jste odeslali, vyžaduje rychlou odpověď, odpovězte prosím … okamžitě. Nečekej. Po odeslání odpovědi e-mail smažte. Pokud dopis obsahuje kopii zaslanou jinému příjemci a ten nepotřebuje znát vaši odpověď, odeberte ji příjemcům.

Přepošlete e-maily kolegům, pokud mohou reagovat kompetentněji

Přesměrujte e-mail s malým vysvětlením a smažte jej z doručené pošty.

Zaměstnejte třídění

Jakákoli poštovní služba dává uživatelům možnost vytvářet složky. Je to nejlepší nástroj pro řešení přetížené pošty. Vytvořil jsem složku na práci, fotky, studium a další věci. Michael navrhuje vytvořit složky „Projekty“, „Jiné“, „Odpovědět později“. Hlavní je, že se cítíte pohodlně.

Vyberte správnou aplikaci

Pro mě se takovou aplikací stala Mailbox. Vybral si ho i Michael. Možností je ale mnoho. Do vyhledávání Lifehacker můžete zadat slovo „mail“a název OS, pro který hledáte klienta. Slibuji, že najdete něco vhodného.

Výsledek

Pokud jste si článek nemohli přečíst (sdělte nám proč), zde je krátký seznam všech kroků:

1. Rozložte svou doručenou poštu v několika kolech.
2. Rozhodněte, co s dopisem uděláte, jakmile dorazí.
3. Čas od času si vyčistěte poštu.
4. Odhlaste se z odběru zbytečných zpráv.