"GTD dokonce funguje ve vesmíru." Lifehackerův rozhovor s otcem produktivity Davidem Allenem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

David Allen, autor knihy How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, kterou časopis Time označil za nejlepší obchodní knihu desetiletí, řekl Lifehackeru, co je GTD a kdo ji potřebuje, jak napsat knihu a neopít se a jak složité struktury úkolů vám mohou usnadnit život.

Před 34 lety si David Allen uvědomil, že můžete lidem radit a vydělávat na tom dobré peníze – otevřel si vlastní poradenskou společnost a vyvinul systém Getting Things Done, který vám umožňuje manévrovat mezi případy a uvolnit čas na to, co opravdu si užíváte. Od té doby mezi jeho klienty patřili astronauti na ISS, rockoví hudebníci a generální ředitelé velkých společností a Forbes ho zařadil mezi 5 nejlepších obchodních trenérů ve Spojených státech.

GTD je poměrně jednoduchá technika pro zvýšení vlastní efektivity, která v počáteční fázi vyžaduje velmi seriózní disciplínu. K úspěšnému provedení jedné věci je podle GTD potřeba osvobodit hlavu od všech ostatních úkolů a soustředit se na ni. To znamená, že místo toho, aby se mysl zabývala zapamatováním všech nadcházejících záležitostí, úkoly jsou stanoveny v souladu s určitým systémem.

Davide, řekni nám o svém publiku. Kdo by se měl řídit vašimi radami a žít podle GTD systému?

- GTD je stejně relevantní pro všechny, ale ti, kteří je skutečně používají, nejsou jednotní podle sociálního, věkového nebo geografického principu - jsou to lidé s určitým myšlením. Každý, kdo se zajímá o GTD, si po 18 měsících všimne, jak se jeho životy mění k lepšímu. Ve skutečnosti může systém fungovat stejně efektivně jak pro teenagery, tak pro generální ředitele velkých společností, nebo pro ně může být stejně k ničemu.

Používáte vše, co doporučujete?

- Ano, jinak to prostě nezvládnu - všechno se mi vymkne kontrole. Napadá mě obraz surfaře na prkně, na velké vlně. Určitě jste si všimli, že se k prknu přivazují speciálním popruhem. za co? Umět se po pádu rychle vrátit zpět na prkno. GTD učí být na vlně, být kreativní a produktivní. Ale i ti nejúčinnější lidé se nechají vymknout kontrole. Pokud pravidelně nepadáte z prkna, pak volíte příliš jednoduché vlny. GTD vám umožní uvědomit si, že jste vypadli z produktivního stavu a rychle se do něj vrátit.

Když se pustíte do nového podnikání, přihlaste se k neobvyklému úkolu – snadno vás smýt z desky. Nic ve zlém, ale díky strukturovanému přístupu víte, co řešit a jak z vody ven.

S jakými problémy nejčastěji přicházejí, na co si stěžují?

- Lidé se většinou obracejí kvůli stresu, celkovému stavu úzkosti kvůli přetížení mozku. Příliš málo času a příliš mnoho práce. Ale ve skutečnosti není problém v čase, ale v tom, že lidé chtějí více mentálního prostoru, chtějí být kreativnější a dělat to, co je baví.

Nejneobvyklejší případy?

"Udělali jsme koučování pro astronauty, když byli na vesmírné stanici." Mezi nimi byla Catherine Coleman, jedna z prvních astronautek. Byla to zajímavá sezení, protože jsme je museli přerušit, když byla na druhé straně planety, a pak se vrátit k rozhovoru, když se znovu ozvala.

Na co jsi nejvíce hrdý?

- Psaní mé první knihy Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity mi zabralo obrovské množství času a úsilí. Prakticky jsem se stal alkoholikem při psaní knihy o tom, jak žít bez stresu. Pak jsem ale pracoval na plný úvazek a nemohl jsem si dovolit samostatný čas na přípravu knihy. Hlavně jsem si nebyl jistý, jestli dokážu znalosti nasbírané za 25 let přenést tak, aby to lidem opravdu pomohlo. Stále dostáváme pravidelně dopisy od vděčných čtenářů, ale je tu jeden problém: někteří lidé jsou po přečtení zahlceni informacemi, protože jsem do knihy vložil vše, co by lidstvo mohlo potřebovat, kdyby mě srazil autobus.

Jaký je rozdíl mezi GTD a standardními denními seznamy úkolů? Téměř každý z nás si takové seznamy píše každý den a někdy trvá sestavení seznamu déle než jeho smazání

- Často lidé zaznamenávají jen to nejdůležitější a stovky případů, které nejsou tak důležité, vůbec neberou v úvahu. Lidé věří, že pokud věc není důležitá, je možné ji nezapisovat, ale právě takové malé úkoly, rolující hlavou, využívají značnou část mozkových zdrojů.

Abyste byli svobodní a mohli se soustředit na nejpodstatnější záležitosti, musíte se zbavit všeho, co není tak důležité.

Ano, ale věci mohou být tak bezvýznamné, že jejich zapsání trvá déle, než jejich provedení

- Ale pokud je neuděláte hned, budou vás obtěžovat a budete se k nim opakovaně vracet. Kolikrát si chcete připomenout, že máte koupit jídlo pro svou kočku? Nebo že potřebuješ zavolat sestře? Pokaždé, když vymyslíte nějaký byť sebemenší úkol, musíte vytáhnout sešit a zapsat si ho, pokud tento úkol neplánujete splnit právě teď.

Kolik takových kategorií seznamu máte?

- Abych byl upřímný, nevzpomínám si - uvidíme. Celkem je jich asi 20, ale přímých upomínek k akci je asi osm.

Mám kategorii "Projekty", "Rozhovory" - jsou zde uloženy úkoly, podle kterých by bylo dalším krokem probrat téma s někým jiným.

Dále jsou zde „Hovory“, následované „Věci, které musím udělat na svém počítači“a všimněte si, ty, které nevyžadují internet. Mám spoustu letů a ne všechna letadla mají Wi-Fi, a proto je to jediný seznam, se kterým mohu pracovat.

Další kategorií je „Práce na připojeném počítači“. No, všechno je jasné. Mám i seznam "Psaní textů", to je také práce na počítači, ale vyžaduje to úplně jiný stav, v určité náladě a kontextu.

„Obrat“– otázky, které lze řešit za pochodu. "Home" - akce, které musím dělat, když jsem doma.

Taky mám takový seznam, nazval jsem ho "Surfování". Jsou to nejrůznější vtipná nebo naučná videa, například kočky hrající na klavír, obecně videa, která mi byla zaslána nebo na která jsem narazil. Skoro nikdy se tam nedívám, ale v zásadě, když budu mít spojení, čas a chuť, můžu se k nim vrátit.

A zde je seznam "Dotazů, na které čekám na informace nebo jednání jiných lidí." A samozřejmě, kalendář je hlavní kostrou nebo krajinou mého života. Představte si, že všechny tyto věci dáte na jeden seznam – vznikne skutečný zmatek. Proto jsem pro zjednodušení vytvořil složitější strukturu. Pokud mám dnes jen pár volných minut, asi zapomenu na kreativní texty, které potřebuji napsat. Pokud nejsem doma, nemá smysl se dívat na seznam Home. Vše jsem seřadila, abych na nic nezapomněla a neplýtvala mentálním prostorem na memorování a přitom se mohla rychle věnovat úkolům, na které mám čas.

Preferujete papírová média nebo elektronické aplikace? Jakou radu můžete dát?

- Abych na něco nezapomněla, nosím s sebou vždy malý sešit, kam si vše zaznamenávám. Poté zadám všechny úkoly do počítače. Obecně to zvládne každý správce úloh. Lidé se snaží používat svou hlavu jako kancelář a všechny life hacky jsou v podstatě verzemi vnějšího mozku. Jak mohu vytvořit vhodná připomenutí, abych viděl, co musím udělat v okamžiku, kdy to potřebuji udělat.

Je jen na vás, zda se pro vás tento životní styl hodí a GTD vlastně není systém technik, ale životní styl, ve kterém je na jedné straně vše jasně regulováno a na druhé straně je možnost jděte po hlavě do toho, co máte opravdu rádi, a nezaměstnávejte hlavu tím, co se dá uložit do papíru.

Více o GTD si můžete přečíst v nejnovějším vydání Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, které vyjde v Rusku v září 2015.