Jak přestat ztrácet čas zbytečnými činnostmi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Abyste byli produktivnější, nenuťte se soustředit se. Stačí provést drobné úpravy vašeho pracovního dne.

1. Pořádejte co nejméně schůzek

Na poradách trávíme až čtyři hodiny týdně. Více než polovina z toho je ztráta času. Pokud můžete, zkuste snížit počet schůzek.

• Zvažte počet účastníků. Nezvěte kolegy na schůzku jen pro jistotu. Nechte je lépe trávit čas tím, že svou práci dělají produktivněji.
• Osobní rozhovory mohou být často dobrou náhradou schůzek. Mnohem snazší je nejprve probrat detaily projektu s odpovědným pracovníkem a teprve poté prezentovat nápad celému týmu.
• Před naplánováním nebo účastí na formální schůzce pečlivě zvažte, jaké informace hodláte sdílet se svými kolegy. Nejčastěji lze základní informace sdělit i jiným způsobem, například propojením s dokumentem, psaním na chatu nebo i prostým předáním ústně u šálku kávy. Zaměstnanci pak budou moci reagovat na vaše informace, aniž by to narušilo jejich pracovní tok.

2. Změňte interakci s kolegy

Spolupráce samozřejmě obvykle pomáhá zvýšit produktivitu. Ale není to tak jednoduché. Podle údajů je každý zaměstnanec rozptýlen v průměru sedmkrát za hodinu. A 80 % těchto rozptýlení jsou malé, bezvýznamné věci.

Proto místo toho, abyste se na něco zeptali, jakmile vás napadne, nespěchejte s rozptýlením kolegů. Udělejte si seznam a pak se najednou zeptejte, až bude zaměstnanec volný. Navíc se často stává, že po nějaké době sami najdeme odpověď na svou otázku nebo pochopíme, že první tři otázky nás prostě dovedly k jedné velké čtvrté.

Pokud jste rozptýleni, nemusíte s kolegy navrhovat složitou komunikaci. Například k signalizaci režimu Nerušit obvykle stačí mít sluchátka. Pokud to nepomůže, zkuste se přesunout do jiné části kanceláře, kde nebudete rušeni. Většina spolupracovníků si na tyto signály zvykne a nebudou vás obtěžovat, když budete zaneprázdněni.

3. Omezte tok e-mailů

Problém není v e-mailu samotném, ale v tom, jak jej používáme. Zatímco dřívější e-maily obsahovaly velké množství informací, nyní se staly spíše SMS. Typický dopis nyní obsahuje 5 až 43 slov – stručné informace a jednoduché doplňující otázky. Taková písmena se ve vaší schránce rychle množí a hrozí, že vás doslova utopí v proudu nepřečtených zpráv.

Před odesláním e-mailu zvažte, zda by nebylo pohodlnější použít jiný způsob přenosu informací.

Například pomocí různých instant messengerů můžete rychle posílat krátké zprávy a odpovídat na ně bez zbytečných formalit, které e-mail ukládá. A v komentářích k dokumentům s otevřeným přístupem může hned několik lidí zanechat své návrhy projektu, místo aby jimi zaplňovali poštovní schránky svých kolegů.

4. Pracujte z domova a dopřejte si dostatek spánku

Dobře odpočatý zaměstnanec udělá často více za šest hodin než ospalý zaměstnanec všemi deseti. Práce z domova se proto pro mnohé stává ideální možností. A díky moderním komunikačním prostředkům nemusí být zaměstnanci při řešení jakéhokoli problému ve stejné místnosti.

Osvobodíte-li se od nutnosti strávit několik hodin přepravou, můžete se dostatečně vyspat, což bude mít pozitivní vliv na produktivitu.

V některých oblastech činnosti je samozřejmě nutná užší komunikace s kolegy, ale jeden až dva pracovní dny v týdnu strávené doma se budou hodit zástupcům jakékoli profese. To vám dá příležitost soustředit se na svůj vlastní projekt a jen spát. Klíčem je najít týdenní rytmus, který vyhovuje vám a vašemu týmu.

5. Dělejte si časté přestávky

Přestávky jsou stejně důležité jako práce samotná. Pouhá změna činnosti však často nestačí. K dobití je potřeba každou hodinu a půl vstát od stolu.

Kreativním lidem pomáhají delší přestávky, jako je oběd s přáteli nebo procházka. Tato přestávka je to, co je potřeba k tomu, aby se neproduktivní odpoledne proměnilo v kreativní průlom.

Nebudete odpočívat, pokud jste každou půlhodinu na pár minut rozptýleni. Je lepší opustit pracoviště alespoň na deset minut několikrát denně.

I když tyto přestávky ve skutečnosti sníží počet hodin, které odpracujete, po zbytek času budete efektivnější. Skutečně produktivní pracovní den je možný pouze odpočinkem a regenerací.