Jak stanovit priority, když jste neustále zahlceni

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Definujeme to hlavní v životě a naučíme se to klást na první místo.

Když se topíte v moři úkolů a závazků, může být složité i rozhodování, co udělat jako první. V takové situaci je důležité smířit se s tím, že je prostě fyzicky nemožné vše absolvovat, a vyzdvihnout to nejdůležitější. Jinak vás bude pronásledovat stres a pocit viny.

Co by mělo být prioritou

Každý bude mít své specifické úkoly, ale existuje několik oblastí života, kterým bychom všichni měli věnovat více pozornosti. Jsou to ty, které vám pomohou přiblížit se vašim dlouhodobým cílům a udělat život hodnotným. Přesto je mnoho měsíců nebo dokonce let ignoruje. Zkuste je přesunout na začátek seznamu úkolů.

1. Zdraví

Zdravý životní styl ustupuje častěji do pozadí. Vzdáváme se procházek v parku a tréninku, abychom věci stihli, nebo volíme rychlé občerstvení, abychom neztráceli čas vařením.

Výsledky takových rozhodnutí se hromadí a začínají ovlivňovat všechny oblasti života. Rychlé občerstvení neposkytuje dostatek energie, aby dobře fungovalo. Stres a podrážděnost, které pramení z toho, že se o sebe nestaráme, v nás mohou způsobit pocit, že jsme u svých blízkých. Tím trpí nejen fyzická pohoda, ale i psychická pohoda, zhoršuje se emoční stav. Připomeňte si tedy: zdraví je základ všeho.

2. Spánek

Připravte se na zkoušky, dopište zprávu, zůstaňte dlouho vzhůru a sledujte seriál – volíme cokoli kromě spánku. Zdá se, že jeho snížením získáme pár hodin navíc pro naše záležitosti. Ale cena je velmi vysoká.

Pravděpodobně jste zažili následky nedostatku spánku: únavu, podrážděnost, neschopnost soustředit se a dělat něco produktivního. Studie ale ukazují, že neustálý nedostatek odpočinku vede k mnohem vážnějším problémům, od onemocnění kardiovaskulárního systému až po zhoršování stavu mozku. Nezanedbávejte spánek.

3. Vztahy s blízkými

Ve chvílích stresu často navazujeme vztahy s blízkými v domnění, že nikam nepojedou a ke komunikaci se prostě vrátíme, až budeme mít více času. A tak zmeškáme dětský koncert kvůli pracovní schůzce nebo zapomeneme popřát kamarádovi k narozeninám, protože myšlenky jsou zaneprázdněné byznysem. Takové maličkosti se hromadí a kazí vztahy a je těžké je později obnovit.

Udělejte si čas na posílení rodiny a přátelství, abyste nemuseli litovat toho, co jste promeškali. Zde je několik tipů, které vám s tím pomohou:

• Udělejte první krok. Nečekejte, až vám ostatní něco navrhnou. Buďte tím, kdo zůstane v kontaktu a pozve někam rodinu a přátele.
• Určete si sami, co vám za nic na světě nebude chybět. V určitém okamžiku se nevyhnutelně budete muset rozhodnout ve prospěch práce nebo jiných povinností. Musí ale nastat situace, které nelze opomenout, jako je výročí svatby nebo pomoc kamarádovi v pro něj těžké chvíli.
• Zůstaňte v kontaktu. Všichni jsme zaneprázdněni, ale to není důvod ke ztrátě kontaktu. Volejte, pište, gratulujte blízkým k vítězstvím, vyjadřujte soustrast v případě neúspěchů, děkujte a ozvěte se jen tak.

4. Produktivní práce

Tvrdě pracovat a být produktivní není nutně totéž. Můžete pracovat od rána do večera, ale dosáhnout minimálních výsledků. Proto je důležité jednat nejen pilně, ale moudře: pracovat do hloubky, soustředit se na úkoly, které pomáhají růst, a to i profesně. Hledejte a upřednostňujte příležitosti, které vám umožní učit se nové věci a dělat věci, které vás inspirují.

Co vyloučit z priorit

Chcete-li něco v seznamu úkolů posunout výše, musíte se vzdát něčeho jiného. Zde je několik aktivit, které můžete podniknout, abyste si uvolnili čas a energii.

1. Sociální média a absorpce obsahu

Prohlížení novinek na Instagramu nebo Twitteru by nemělo být vaší prioritou. Autor digitálního minimalismu Cal Newport radí: „Zaměřte se na hrst pečlivě vybraných online aktivit, které podporují vaše hodnoty, a zbytek vynechejte.“

Pro usnadnění tohoto procesu:

• Sledujte, kam plyne váš čas. Na to existují speciální služby. Když vidíte, jak moc plýtváte, je snazší přesměrovat tento čas na něco jiného.
• Ztěžujte si přístup. Odeberte aplikace sociálních médií, abyste se vyhnuli nudnému přístupu.

2. Úkoly nízké hodnoty

Vždy jsou věci, které zaberou spoustu času, ale neposunou nás dál:

• kontrolovat poštu a odpovídat na dopisy;
• číst nashromážděné zprávy v pracovních chatech;
• dělat opakující se administrativní úkoly;
• splnit něčí naléhavou žádost.

Takový obrat jen odvádí pozornost od toho hlavního. Připomeňte si, že nedosáhnete velkých cílů, když budete neustále dělat jen takové malé věci.

3. Negativní postoj

Často se pozastavujeme nad nepříjemnými událostmi a neúspěchy, pochybujeme o sobě nebo se rozčilujeme na druhé. To nejen kazí náladu, ale také zabírá čas, který by se dal věnovat změnám v životě. Abyste neuvízli v negativních myšlenkách, použijte následující strategie:

• Sbírejte sbírku komplimentů. Když vám někdo řekl něco dobrého, pochválil, poděkoval, pochválil, zapište si to do sešitu nebo si uložte snímek obrazovky. Když máte špatnou náladu, přečtení laskavých slov vám pomůže cítit se lépe.
• Sledujte svůj vnitřní dialog. Když o sobě zaznamenáte negativní myšlenky, představte si, že něco takového říkáte blízkému příteli nebo dítěti. S největší pravděpodobností zjistíte, že jste k sobě příliš kritičtí.
• Buďte laskavější. Pamatujte, že lidé vám mohli ublížit, protože sami zažívali potíže. Nezapomínejte však být na sebe laskaví. Pokud máte pocit, že je ten člověk toxický, braňte své hranice nebo přestaňte komunikovat.

Dát to důležité na první místo

1. Spojte všechny úkoly

Určitě máte seznam pracovních úkolů i osobních záležitostí a v hlavě se vám neustále točí různé nápady. Je tak těžké vědět, čím začít. Prvním krokem je tedy shromáždit všechny případy na jednom místě a označit, do jakého data musí být dokončeny. K tomu můžete použít papír nebo služby jako Trello a Todoist.

2. Zbavte se rušivých vlivů

Blokujte přístup na časově náročné stránky. Můžete to dělat celý den nebo určitou dobu, kdy potřebujete pracovat bez rozptylování. Pokud to pro vás není možnost, vypněte alespoň zbytečná upozornění.

3. Odolejte nutkání přejít na něco nového

Vždy se objeví nový nápad nebo úkol, který budete chtít řešit. Ale přechodem z jednoho do druhého nepostoupíte v tom, co děláte. I když se budete nudit, zkuste to. Nevzdávejte se po týdnu jednoho zvyku a zkuste jiný. Nepouštějte se do nového projektu, dokud nedokončíte ten aktuální.

4. Rozlišujte důležité a naléhavé záležitosti

Máme tendenci upřednostňovat úkoly s termíny, i když jsou pro nás samy o sobě méně důležité. Ale činnosti, jako je zavolání babičce nebo procházka, nejsou prioritou, i když jen vyvažují život a poskytují cenné vzpomínky.

K určení priority případů použijte Eisenhowerovu matici. Má čtyři kategorie:

• Naléhavé a důležité: úkoly, které jsou pro vás cenné – je třeba je splnit co nejdříve.
• Není to naléhavé, ale důležité: úkoly, které pomáhají rozvíjet - je třeba je zapsat do kalendáře.
• Naléhavé, ale nedůležité: úkoly, které lze delegovat na někoho jiného.
• Nenaléhavé a nedůležité: úkoly, které je třeba opustit.

Snažte se dělat důležité věci co nejvíce a minimalizujte ty nedůležité.

5. Řiďte nikoli časem, ale svou energií

Chcete-li to provést, musíte určit, kdy jste nejproduktivnější, a rozdělit úkoly na základě úrovně vaší energie. Například:

• Pokud vstáváte brzy ráno, dejte si důležité věci na práci ráno, kdy jste nejvíce nabití energií.
• Pokud jste noční sova, dělejte projekty, které vyžadují večerní soustředění.
• Pokud máte malé děti, váš produktivní čas je, když spí nebo se o ně někdo jiný stará. Využijte tyto mezery pro své prioritní úkoly.

6. Udělejte si seznam svých závazků

Často si toho nabíráme příliš mnoho, i když naše energie a čas jsou omezené. Proto je užitečné pravidelně kontrolovat své povinnosti:

• Udělejte si co nejpodrobnější seznam toho, čemu trávíte čas.
• Rozdělte tyto aktivity do kategorií: kariéra, rodina, koníčky a tak dále.
• Rozhodněte se, kolik času v procentech byste rádi věnovali každé kategorii.
• Snižte počet méně důležitých povinností, abyste měli dostatek prostředků na ty nejdůležitější.
• Každý den si vytvořte seznam úkolů na základě svých hlavních kategorií.

7. Snažte se „sníst žábu“co nejdříve

Žába znamená nejobtížnější nebo nejnepříjemnější věc dne. Například pracovat na projektu, o kterém sníte, hrát sport, napsat tisíc slov pro budoucí knihu. Obvykle chcete takové věci odložit na později, ale je lepší je udělat jako první.

To vás posune kupředu a vše ostatní během dne usnadní. Pokud budete „jíst žábu“každý den, postupně dosáhnete větších výsledků.

8. Rozdělte úkoly do bloků

To vám pomůže vytvořit plán založený na prioritách a neztrácet čas přepínáním z jedné na druhou. Metoda funguje takto:

• Udělejte si seznam úkolů na daný den.
• Úkoly stejného typu rozdělte do bloků, například „Práce s poštou“, „Psaní textu“, „Schůzky“.
• Spočítejte, jak dlouho to bude trvat pro každý blok.
• Přidávejte bloky do kalendáře jeden po druhém.
• Na další přejděte, až když dokončíte předchozí.
• V případě potřeby přesuňte bloky v kalendáři.

Snažte se mít alespoň jeden z bloků každý den věnován vašim prioritám.

Číst také?

• 7 účinných metod plánování, které vám pomohou zůstat na správné cestě
• Jak být produktivnější: 7 hlavních pravidel
• 4 způsoby, jak uspořádat svůj seznam úkolů, abyste mohli pracovat chytřeji