7 nejvíce rušivých věcí v kanceláři a jak se s nimi vypořádat

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Zvyšujeme svou produktivitu a učíme se, jak efektivně využívat čas v práci.

Smutné, ale pravdivé: V průměru lidé prokrastinují 4 hodiny denně. Sezení v práci, ve skutečnosti, používáme Infographic: Kolik z vašeho pracovního dne skutečně strávíte prací? jen 60 % (nebo ještě méně) času na dokončení důležitých úkolů a zbytek dělá nesmysly.

V roce 2008 vymyslel Dr. John Taylor termín „chronofág“(tedy „požírač času“). A abyste mohli ovládat svůj pracovní postup, musíte nepřítele poznat zrakem.

Rozptylování v kanceláři

1. E-mail

Průměrný kancelářský pracovník obdrží 88 e-mailů denně a během této doby asi 15krát zkontroluje, jak kontrolujete e-maily, díky nimž jste méně produktivní. Kontrola e-mailového účtu je druh rituálu, se kterým většina lidí začíná každé ráno svou práci.

Ale ve skutečnosti je to naprostá prokrastinace. Když vyhrabáváme nánosy dopisů, máme pocit, že děláme něco užitečného, ale pravdou je, že nás to jen odvádí od skutečně důležitých úkolů.

2. Sociální sítě

Všichni potřebujeme internet v naší kanceláři, abychom mohli pracovat. Zaměstnanci však milují The State of Workplace Distractions, aby mohli používat web také pro osobní použití. Například se potloukat na sociálních sítích.

28 % zaměstnavatelů dotazovaných CNBC.com uvedlo, že propustili své zaměstnance za zneužívání sociálních sítí a online nakupování během pracovní doby. Online zábava tedy nejen odvádí vaši pozornost, ale může způsobit i ztrátu zaměstnání.

3. Přestávky na kávu

Máte rádi kávu s kolegy uprostřed pracovního dne? Vsadím se, že uděláš. Přestávky na kávu vám mohou pomoci spojit se s lidmi kolem vás a jsou obecně jen příjemné.

Průměrný pracovník utrácí Je přestávka na čaj v práci dobrá pro produktivitu? 24 minut denně na přípravu a pití čaje nebo kávy. K tomu si přidejte povinné rozhovory s ostatními zaměstnanci, bez kterých se žádný čaj neobejde. Strašná ztráta času.

4. Porady a porady

Při práci v kanceláři budete jistě neustále docházet na nejrůznější jednání a jednání a účastnit se četných diskuzí. I když jsou takové zásahy nezbytné, často jsou děsivě neúčinné.

V práci ztrácíte spoustu času, prokázalo se, že lidé tráví na poradách a poradách asi 31 hodin měsíčně. Jen si představte, kolik užitečného můžete během této doby udělat.

5. Kolegové

Práce na dálku má své nevýhody, ale tady je jednoznačné plus – ticho a samota. V kanceláři jste o tento luxus ochuzeni. Spolupracovníci kolem vás jsou jedním z největších rušivých elementů, zejména proto, že je nemůžete ovlivnit.

Vaši spolupracovníci mohou být otravní svými nekonečnými konverzacemi, hlasitou hudbou, chatováním po telefonu nebo ošklivými zvyky, jako je žvýkání kancelářských potřeb. Rádi vás také rozptýlí uprostřed práce. O jakém stavu proudění zde můžeme mluvit?

6. Hluk

Hladiny okolního hluku významně ovlivňují naši produktivitu. A kancelář je plná jeho zdrojů: zařízení, které vydává hlasité signály, zvuky ulice z oken a upovídané kolegy. Hluk na pracovišti může podle amerického Národního institutu pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci zvýšit hladinu stresu a způsobit úzkost.

7. Hlad

Výživa ovlivňuje nejen vaše fyzické, ale i psychické zdraví. Proto byste na pracovišti neměli hladovět. Možná si myslíte, že přestávka na oběd je ztráta drahocenného času, ale není tomu tak. Hlad negativně ovlivňuje vaši schopnost soustředit se a soustředit se, což snižuje vaši produktivitu.

Způsoby, jak se s nimi vypořádat

1. Uspořádejte si pracoviště

Nepořádek na ploše může způsobit stres a bránit vaší produktivitě. Proto se snažte zajistit si přijatelné pracovní podmínky.

Pracovníci v kanceláři vytvářejí každý den obrovské množství souborů: poznámky, zprávy, prezentace – ve všem tom chaosu je snadné se ztratit. Uspořádejte to všechno do systému: věnujte trochu času organizování dat, ale pak vás okamžitě provedeme. Guru produktivity David Allen například doporučuje svůj GTD systém k vyčištění papírování. Ale můžete si vyvinout svůj vlastní - hlavní věc je, že je to pro vás výhodné.

2. Postarejte se o zvukovou izolaci

Zaměstnanci, kteří po telefonu diskutují o důležitých otázkách, mohou kolegy velmi rušit, i když mluví velmi potichu. Pokud tedy vlastníte vlastní kancelář, zajistěte na pracovišti přijatelné odhlučnění a efektivita vašich podřízených se výrazně zvýší. V místnosti můžete také vytvořit speciální izolované místo pro telefonování.

Pokud jste řadový zaměstnanec, kupte si sluchátka nebo špunty do uší, abyste se alespoň trochu ochránili před hlukem kolem sebe. A šetřete své kolegy: opusťte kancelář, když přijímáte hovory.

3. Kontrolujte svou poštu méně často

Zkontrolujte svůj e-mail dvakrát nebo třikrát denně, ne více. Nastavte si vyskakovací upozornění, aby vás při práci nerozptylovala. Výzkumníci zjistili, že méně častá kontrola e-mailů snižuje stres, že ti, kteří kontrolují své e-maily méně často, jsou méně stresovaní.

4. Provádějte videokonference

Zatímco 23 % ze 7 bláznivých statistik o produktivitě kanceláří, které průzkum provedl zdroj CareerBuilder mezi kancelářskými pracovníky, považuje konference za ztrátu času, stále se to neobejde bez společné diskuse o pracovních chvílích. Chcete-li zůstat v kontaktu s kolegy, aniž byste byli rozptylováni, pořádejte videokonference. To je mnohem lepší než valná hromada v nějaké kanceláři, kam jinam musíte jít, nechat všechno a čekat na zbytek.

Ve studii společnosti Highfive CO SE SKUTEČNĚ STANE BĚHEM VAŠICH KONFERENČNÍCH HOVORŮ (INFOGRAFICKÉ) 94 % respondentů uvedlo, že nahrazení tradičních schůzek videokonferencí jim pomáhá zvýšit produktivitu. Během takových setkání se lidé méně nudí a zůstávají více soustředění a tento formát komunikace zabere mnohem méně času. Při setkání s kolegy nemusíte opustit své místo a zároveň můžete pokračovat v práci.

5. Sledujte, kde trávíte čas

Často, když přebíráme konkrétní kancelářský úkol, vynakládáme na něj více prostředků, než si zaslouží. Používejte aplikace pro sledování času, abyste byli produktivnější. To vám řekne, kdy děláte nesmysly a kdy děláte užitečné věci. Existuje mnoho bezplatných nástrojů, které vám pomohou toto ovládat.

6. Pauza každých 25 minut

Neměli byste pracovat na opotřebení: z dlouhodobého hlediska je to nerentabilní. Přepracování snižuje vaši bdělost a schopnost soustředit se. Dělejte si přestávky na odpočinek od práce, ale přestávky jsou kontrolované – jinak riskujete ztrátu drahocenného času.

Použijte techniku Pomodoro k rozhodnutí, kdy si dát pauzu. Tato metoda doporučuje udělat si po každých 25 minutách namáhavé práce pětiminutovou přestávku. Tímto způsobem budete moci efektivně využít svůj čas a udělat více. Můžete použít časovač, který vám pomůže zapamatovat si, kdy odpočívat a kdy pracovat.