6 seznamů, díky kterým budete produktivnější

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Váš mozek není skladiště, ale nástroj k myšlení. „Pokud pracujete se spoustou úkolů, seznamy vám mohou pomoci dosáhnout vašeho cíle,“říká Paula Rizzo, autorka List Thinking. Jak používat seznamy, abyste byli produktivnější, úspěšnější a méně stresovaní.“Zde je šest seznamů, o kterých si myslí, že vás učiní produktivnější.

1. Konkrétní seznam úkolů na dnešní den

Opravdu nepřemýšlíme o seznamu úkolů pro daný den, ale podle Rizza by měl být konkrétní. V něm byste měli zadávat pouze případy, na které máte čas a prostředky. Velké projekty by měly být rozděleny na konkrétní úkoly.

Prvním krokem k vytvoření těchto seznamů je plánování. Než odejdete z práce, napište si seznam úkolů na zítra. Definujte hlavní úkoly, vytvořte si plán korespondence a telefonátů. Když ráno dorazíte do práce, budete mít připravenou cestovní mapu.

Paula doporučuje rozdělit úkoly do různých úrovní produktivity. Nejdůležitější úkoly se například nejlépe dělají, když je produktivita nejlepší, například ráno. A jednodušší úkoly, jako je práce s e-mailem nebo telefonování zákazníkům, si raději nechte na odpoledne.

Pokud na konci dne zůstanou některé úkoly nesplněné, zeptejte se sami sebe, zda jste měli dostatek času a zdrojů na jejich dokončení. Nebo je lepší je delegovat na někoho jiného? „Nebijte se za selhání,“radí Rizzo. Pokud zvládnete zbývající úkoly, stačí je přeplánovat na zítra. Pokud na ně nemáte čas nebo prostředky, delegujte je.

2. Seznam delegovaných úkolů

Úspěšní lidé jsou vždy. „To, že to dokážeš, neznamená, že to musíš dělat,“poznamenává Rizzo. Trávit čas špinavou prací není vždy efektivní.

Paula Rizzo vám radí, abyste se podívali na svůj seznam úkolů a zeptali se sami sebe: "Jsem jediný, kdo to může udělat?" Všechny úkoly, které jste delegovali, by měly být vedeny na zvláštním seznamu.

3. Seznam dlouhodobých cílů

Seznam dlouhodobých cílů vám pomůže dosáhnout více. "I když jste si jisti, že tento sen není předurčen k tomu, aby se splnil, přesto si ho zapište," říká Paula Rizzo. Výzkum ukazuje, že existuje o 33 % vyšší šance na dokončení pevně stanovených úkolů. Udělejte si takový seznam pro sebe a společnost, pro kterou pracujete.

4. Seznam pro a proti

Když máte udělat důležité rozhodnutí, udělejte si seznam všech pro a proti. Tento seznam by měl být pečlivě promyšlen. Být v přesile oproti více však neznamená, že musíte učinit kladné rozhodnutí. Pokud si nejste jisti, opusťte seznam a vraťte se k němu zítra: svěží vzhled vám pomůže udělat správnou volbu.

Velkým plusem takového seznamu je možnost jej sdílet a zjistit názory ostatních. Můžete jej poslat svým přátelům nebo kolegům. Jak se říká, jedna hlava dobrá a dvě lepší, proto se nebojte zeptat na názory lidí, kterým důvěřujete.

5. Seznam projektů

Pokud pracujete s někým v týmu, stojí za to vytvořit samostatný seznam projektů, který podrobně popisuje role a odpovědnosti každého člena týmu. Podle Rizza to pomáhá předcházet malicherným sporům o oblasti odpovědnosti a odstraňuje nutnost vysvětlovat každou svou odpovědnost.

6. Seznam témat ke konverzaci

Pokud máte brzy schůzku nebo telefonát, měli byste si předem vytvořit seznam, který bude odrážet témata nadcházející konverzace. „Tyto seznamy zefektivňují vyjednávání, protože témata k diskusi jsou vždy po ruce,“říká Paula.

Dobré pro vytváření seznamů. Seznamy v něm lze spojovat do složek, což je velmi pohodlné.