NDA: potřebujete takovou dohodu a jak ji správně uzavřít, abyste se nedostali do problémů

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Abyste z toho udělali pracovní dokument, budete muset vyplnit spoustu papírů.

Co je NDA

Tato smlouva o mlčenlivosti pochází z anglické smlouvy o mlčenlivosti. Pomáhá předcházet úniku smysluplných informací, které by se neměly dostat do nepovolaných rukou.

Například společnost najímá obchodního manažera. Je mu umožněn přístup ke klientské základně, která se v průběhu let hromadí. Zaměstnanec může zítra skončit a přenést data ke konkurenci. Aby se tomu zabránilo, je podepsána smlouva NDA.

S protistranou lze uzavřít dohodu. Řekněme, že organizace najde dodavatelskou společnost. Musí vyvinout reklamní kampaň na nový, zatím tajný produkt. Dodavatel obdrží informace o produktu, ale neměl by je distribuovat předem. NDA by opět měla motivovat zaměstnance dodavatele, aby mlčeli.

Jaké informace mohou být chráněny NDA

V Rusku důvěrné informace zahrnují několik typů informací. Může se jednat o státní nebo úřední tajemství, osobní údaje a tak dále. Jsou chráněny příslušnými předpisy. Pokud jde o NDA, je to obvykle obchodní tajemství.

Podle zákona můžete chránit informace, které jsou cenné právě proto, že jsou třetím osobám neznámé. Například organizace plánuje uvést na trh unikátní produkt. Pokud se technologie pro jeho vývoj dostane do povědomí, mohou konkurenti vyrobit podobný produkt – a zároveň jako originál. To znamená, že společnost riskuje, že přijde o zisk. Vývojová technologie tedy rozhodně může být obchodním tajemstvím.

Zároveň existuje poměrně velký seznam údajů, které nelze klasifikovat. Jedná se například o informace o počtu a složení personálu, mzdovém systému a pracovních podmínkách. Další podrobnosti lze nalézt v materiálu Lifehacker o obchodních tajemstvích. Pokud se pokusíte zakázat zveřejnění těchto informací v NDA, bude dokument snadno napadnutelný u soudu.

NDA může obsahovat povinnost zachovávat důvěrnost a další informace, které strany považovaly za důvěrné, i když nejsou chráněny zákonem. Ovšem pouze v případě, že to předpisy nezakazují.

Co musíte udělat před vypracováním NDA

Dokument bude k ničemu, pokud nedodržíte celý postup pro zavedení režimu obchodního tajemství v organizaci. Jakákoli maličkost může vést k tomu, že soud porušení mlčenlivosti nezjistí. Nejprve tedy musíte vytvořit infrastrukturu pro uzavření smlouvy o mlčenlivosti.

Určete, jaké informace budete chránit

Zde je třeba vše dobře promyslet, abyste získali konkrétní seznam údajů, které by neměly být zveřejněny. Obecné formulace typu „všechno, co se při práci pozná“by vám neměly uniknout – s tím se soud nespokojí. Potřebujete taková specifika:

• informace o výrobních možnostech podniku;
• údaje o zásobách surovin;
• plány rozvoje podniku;
• plány nákupu a prodeje.

Následně by měly být výsledky úvah formalizovány v seznamu informací představujících obchodní tajemství.

Stanovte, jak se zachází s citlivými údaji

Aby mohl být stíhán za porušení některých pravidel, musí být tato pravidla zavedena. Musíte určit, jak se budou tajné informace přenášet, kam je ukládat, za jakých podmínek je lze předávat třetím stranám a tak dále. To vše musí být formalizováno v příslušném dokumentu a musí to být schváleno příkazem nebo vyhláškou.

např. příkaz gubernátora Jaroslavské oblasti o schválení Pokynu o postupu nakládání s informacemi tvořícími obchodní tajemství a podmínkách jejich uchovávání - se samotným textem pokynu.

Organizovat registraci osob připuštěných k obchodnímu tajemství

Představte hlídačův deník. Zaměstnanec vezme klíč, zapíše své údaje a čas do speciální knihy, podepíše se. Vrátí klíč – udělá to samé. Obdobně funguje evidence osob připuštěných k důvěrným informacím. Pravda, přebírat a předávat můžete pouze dokumenty na hmotných nosičích. U elektronických verzí stačí uvést datum přístupu.

Použijte štítek "Obchodní tajemství"

Musí obsahovat tento samotný nápis a také údaje o majiteli důvěrných informací. U právnických osob je to celý název a místo. Pro jednotlivé podnikatele - příjmení, jméno, patronymie, místo bydliště.

Razítko musí být aplikováno na hmotné nosiče utajovaných údajů: dokumenty, disky a podobně.

Udělejte si účtenku

Vše, co souvisí s obchodním tajemstvím, lze obecně specifikovat v pracovní smlouvě nebo dohodě GPC. Můžete ale také vytvořit NDA. O tom, jak to udělat, si povíme o něco později. Mezitím je důležité vědět, že zaměstnanec musí podepsat nejen dokument, ve kterém se zavazuje zachovávat firemní tajemství. Dále budete potřebovat potvrzení o tom, že osoba je seznámena s nařízením o obchodním tajemství a dalšími souvisejícími dokumenty.

Vydejte příkaz k zavedení režimu obchodního tajemství ve společnosti

V něm legitimizujete vše, co jste dělali předtím. Objednávka může vypadat nějak takto:

Za účelem zřízení obchodního tajemství v * název společnosti * objednávám:

1. Schválit Nařízení o obchodním tajemství * společnosti *.
2. Seznámit se s Řádem všech zaměstnanců * společnosti * do * data *.
3. Schválit formulář pro registraci zaměstnanců, kteří získali přístup k obchodnímu tajemství.
4. Schválit formu smlouvy o mlčenlivosti pro obchodní tajemství.
5. Přijměte Pravidla k provedení a řiďte se jimi počínaje datem tohoto příkazu.

Aplikace:

• Předpisy o obchodním tajemství.
• Formulář smlouvy o mlčenlivosti o obchodním tajemství.
• Registrační formulář pro zaměstnance, kteří mají přístup k obchodnímu tajemství.

Jak vypracovat NDA

Dohoda o mlčenlivosti nemá pevnou formu. Zde je to, co je třeba vzít v úvahu:

• Určete vlastníka citlivých údajů. Smlouva se uzavírá jeho jménem.
• Uveďte strany, které podepsaly smlouvu NDA, a určete postup, jak budou důvěrné údaje předávány třetím stranám. Smlouva je například uzavřena se společností, kterou zastupuje její generální ředitel. Informace se ale dostanou k zaměstnancům, kteří s nimi budou pracovat. Jednou z povinností proto může být „upozornit všechny osoby s přístupem k důvěrným údajům na ustanovení této smlouvy“.
• Napište, co se rozumí zveřejněním informací. To může být použito pro osobní zisk, převod na třetí strany a tak dále.
• Vezměte prosím na vědomí, která data, která nejsou obchodním tajemstvím, jsou podle smlouvy považována za důvěrná.
• Uveďte, že příjemce informací musí vynaložit veškeré úsilí na jejich ochranu.
• Určete způsoby přenosu důvěrných informací: na hmotných médiích, prostřednictvím posla, poštovních holubů.
• Nastavte datum vypršení platnosti NDA. I když přestanete spolupracovat, data zůstanou po tuto dobu důvěrná.
• Stanovte sankce za porušení smlouvy o mlčenlivosti. Je lepší stanovit pevnou pokutu než povinnost nahradit škodu. To druhé bude těžké dokázat, k tomu potřebujete dobré důvody. Například po distribuci informací od vás odešel klient. Ale „po“neznamená „splatný“. K prokázání škody musíte od klienta získat přiznání, že tak učinil kvůli uniklým datům. A k zaplacení pevné pokuty stačí samotná skutečnost šíření informací.

V důsledku může dohoda o mlčenlivosti vypadat např. popř.

Co si zapamatovat

• NDA je smlouva o mlčenlivosti. Mohou chránit data, která chcete utajit před třetími stranami.
• V zásadě se NDA zaměřuje na zachování obchodního tajemství. Ale můžete je chránit a další informace, které zákon nezakazuje skrývat.
• Aby byl dokument zavazující k zachování obchodního tajemství platný, je nutné v rámci zákona správně zadat ve firmě příslušný režim. V opačném případě lze jakýkoli trest snadno napadnout u soudu.
• Za vyzrazení utajovaných informací je lepší uložit pevnou pokutu než náhradu škody.