Co je GTD a jak funguje

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Malý průvodce pro ty, kteří o GTD slyšeli z cesty, ale nemají ponětí, jak tuto techniku zvyšující produktivitu používat.

Co je GTD?

GTD (Getting Things Done) je systém produktivní práce a stejnojmenná kniha obchodního kouče Davida Allena. Hlavním cílem je mít čas na to, co je nutné, ale věnovat více času tomu, co vám přináší potěšení.

Getting Things Done se do ruštiny často překládá jako „uvést věci do pořádku“, i když přesnější by bylo „dovést věci do konce“. Souhlas, důležitější je úkoly necpat do seznamů, ale plnit je. Chcete-li to provést, musíte si vytvořit seznamy, stanovit priority a přijít s plánem.

A proč je to potřeba?

Díky práci na principech GTD pro vás bude snazší spravovat vaše záležitosti. Ostatně hlavní výhodou této techniky je, že informace o všech vašich úkolech jsou soustředěny na jednom místě, takže můžete bez váhání přecházet z jednoho případu do druhého.

Jaký je rozdíl mezi GTD a seznamem úkolů?

Do seznamu většinou zaznamenáváme jen nejdůležitější úkoly a méně významné, vedlejší úkoly nezapisujeme. A marně. Rolují vám v hlavě, odvádějí vaši pozornost od vaší práce a vaše efektivita klesá. Jedním z hlavních principů GTD je zachytit úplně všechno. Můžete tak vybít svůj mozek a využít všechny jeho zdroje k práci.

Je tento systém přesně pro mě?

GTD je relevantní pro lidi různých profesí, věku a sociálního postavení. David Allen, který formuloval principy systému, vedl kurzy pro astronauty ISS, rockové hudebníky a manažery velkých společností.

Jak řekl David Allen v rozhovoru pro Lifehacker, systém může být stejně účinný nebo stejně zbytečný jak pro teenagera, tak pro generálního ředitele velké společnosti. Musíte mít určité myšlení, rádi dělat systematizaci a plánování.

Dobře, takže co přesně musíte udělat?

V systému GTD neexistují žádná přísná pravidla. Existují však základní principy práce:

1. Sbírejte informace a vše zaznamenávejte. Zapisujte si úkoly, nápady, opakující se úkoly do poznámkového bloku nebo aplikace. V tomto případě by měl být seznam vždy na dosah ruky, abyste nemohli říct: "Toto přidám později." I tu nejmenší a nejnepatrnější věc je potřeba zapsat, pokud to zrovna neděláte.
2. Napište vysvětlení. Neměly by tam být žádné úkoly jako „Příprava na dovolenou“. Rozdělte velké případy na konkrétní proveditelné akce (předložte takové a takové dokumenty vízovému centru, kupte si ručník a sluneční brýle, stáhněte si mapy do telefonu). S běžným seznamem úkolů trávíme více času dešifrováním než vyplňováním. A ano, pokud můžete delegovat, delegujte.
3. Upřednostňovat. Pro každou položku v seznamu zadejte konkrétní datum a datum splatnosti. V případě potřeby přidejte připomenutí. Ve skutečnosti to funguje jak se seznamem, tak s kalendářem. V této fázi byste si měli být jisti, že rozhodně na nic nezapomenete.
4. Aktualizujte své seznamy. Seznamy úkolů rychle zastarávají: něco ztrácí svou relevanci, něco se přenáší do budoucnosti. Systém by vám měl fungovat. Dbejte proto na to, abyste měli vždy seznam konkrétních úkonů, abyste se mohli bez prodlení pustit do práce.
5. Přijmout opatření. Když je vše zorganizováno, můžete začít realizovat své plány. Vyberte si pouzdro z kategorie, kterou potřebujete, podívejte se, jaké konkrétní akce se od vás vyžadují, a pusťte se do toho. Tímto způsobem můžete realizovat velké projekty.

Musí být všechny věci zaznamenány v jednom seznamu?

Ne, je lepší sestavit několik, ale mít je na jednom místě. Uchovávejte si například několik seznamů pro každý pracovní projekt, seznamy úkolů, seznamy úkolů, seznamy úkolů, seznamy nápadů a možných budoucích projektů – cokoliv si dokážete představit.

Existují nějaké speciální nástroje?

Z aplikací a webových služeb postačí Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, jakýkoli poznámkový blok nebo běžný soubor v Dokumentech Google. Pokud jste zvyklí dělat si poznámky na papír, můžete toho využít.

Existují fanoušci souborového systému. Na ploše je vytvořena jedna sdílená složka, v ní je vytvořeno několik tematických složek a každá obsahuje odpovídající seznamy a potřebné materiály.

Obecně si vyberte, co je pro vás výhodné.

Hlavní požadavek: nástroj by měl být vždy na dosah ruky, abyste mohli úkol přenést z hlavy na papír nebo do aplikace. Například když za vámi přijde váš šéf a zadá vám nový úkol a vy v tuto chvíli pracujete na něčem jiném.

Jak můžete získat větší hodnotu z GTD?

Jakýkoli systém produktivity nebude fungovat, pokud se použije slepě. Abyste z toho vytěžili maximum, upravte si ho podle svých představ a pak už bude vše fungovat.

A ano, žádný systém nemůže udělat vše za vás, takže se s vytvářením seznamů příliš nenechte unést, nezapomeňte jednat. GTD je nástroj, který vám pomůže zbavit se stresu a na nic nezapomenout. Ale je jen na vás, jak svůj čas využijete.

Je potřeba vyzkoušet. Co dalšího si na toto téma přečíst?

Samozřejmě knihy od Davida Allena: začínajícím i zkušeným uživatelům pomáhají procítit filozofii GTD, aplikovat ji v pracovním i osobním životě, naučit se ji používat v praxi.

• „Jak dát věci do pořádku. Umění produktivity bez stresu “.
• „Jak udržet ve věcech pořádek. Principy plnohodnotného života bez stresu “.
• „Jak rychle dát věci do pořádku. 52 Principy efektivity bez stresu “.

A nakonec, abych citoval velmi přesné prohlášení Davida Allena:

Vaše mysl je určena k vytváření nápadů, nikoli k jejich ukládání.

Používejte tedy GTD, vymýšlejte skvělé nápady a určitě je uveďte do života.