6 triků, které zlepšují produktivitu lépe než seznam úkolů

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pomůže vám osobní poslání, hodina soustředění a audit pozornosti.

Seznam úkolů je dobrý způsob, jak udržet věci na správné cestě a nezapomenout na ně. On sám se však může stát rušivým faktorem, protože jej můžete donekonečna doplňovat malými detaily a nikdy se nedostanete k tomu, co je skutečně důležité.

„Pokud žijete pouze na seznamu úkolů, budete se potýkat pouze s krizemi, a ne dělat to, co je pro vás nejdůležitější,“poznamenává Stephen Covey, autor slavné knihy Sedm návyků vysoce efektivních lidí. Není nutné se seznamu úplně zbavit - je lepší jej správně kombinovat s jednou z následujících technik (nebo se všemi).

1. Osobní poslání

Osobní poslání je vaším dlouhodobým cílem. Je to charta, kterou se budete moci v životě orientovat. Zahrňte své hodnoty a aspirace do mise. "Nemusí to být dlouhé nebo promyšlené," říká Covey. "Je to jen pár vět, které odrážejí vaši podstatu a vaše hodnoty." Vaším posláním může být například pomoc druhým lidem nebo dosažení konkrétního cíle v nějaké oblasti.

Kdykoli se potřebujete rozhodnout, vaším průvodcem bude vaše osobní mise. Dá se využít i při plánování. Zkuste si vyčlenit čas ne na den dopředu, ale na týden. Vyberte si priority pro toto období na základě svého osobního poslání. Pak vás vaše každodenní aktivity přiblíží k důležitým cílům.

2. Audit pozornosti

Nevýhodou seznamu úkolů je, že shlukuje dohromady úplně jiné úkoly. Zdá se nám, že můžeme bez problémů přecházet od jednoho k druhému v pořadí, ale podle autorky knihy "Attention Management" Maury Thomas (Maura Thomas) naše pozornost tak uspořádána není.

Všechny úkoly radí rozdělit do dvou kategorií: nízká a vysoká pozornost. A dělejte je po celý den, podle toho, kolik máte energie. První kategorií může být například analýza pošty a druhá může být psaní článku nebo vytváření prognózy rozpočtu. Tím, že se přizpůsobíte své úrovni soustředění a energie, zvládnete více za méně času.

3. Přítel, kterému je třeba se hlásit

To vám dává motivaci dokončit to, co jste si dnes naplánovali. Pokud nemáte přítele, který by vám pomohl, Hillary Rettigová, obchodní kouč a spisovatelka produktivity, navrhuje Focusmate. Vybere vám partnera ke spolupráci, abyste se rozhodně nerozptylovali.

„Focusmate pomáhá vyřešit jeden z největších problémů (a paradoxů) produktivity,“říká Rettig. "Mnoho úkolů vyžaduje osamělost, abychom se mohli soustředit a přemýšlet, ale zároveň jsme neuvěřitelně společenští tvorové a osamělost nám nedělá dobře." Program automatizuje proces vyhledávání a poskytuje vám přístup ke globální komunitě lidí, kteří také chtějí dělat dobrou práci.

4. Večerní otázky

Jones Loflin, konzultant a autor time managementu, radí udržet si motivaci tím, že se budete hodnotit. Vymyslete si několik otázek, na které si na konci každého dne odpovíte, abyste se ujistili, že se soustředíte na to, co je třeba udělat. A pak zhodnoť, jak se ti to povedlo. Například jedna z Loughlinových otázek zní: "Snažil jsem se strávit alespoň 15 minut budováním vztahu s někým?"

„Mám otázky pro tři klíčové oblasti života: práci, seberozvoj a vztahy,“říká Jones. - Měním je podle potřeby. Miluji všechny druhy soutěží a chci dosáhnout nejvyššího skóre večer, takže mé otázky mám na mysli neustále po celý den."

Sepište své otázky podle toho, ve kterých oblastech svého života se chcete zlepšit. Například: „Byl jsem dnes pozorný ke svým blízkým?“, „Strávil jsem alespoň hodinu posunem vpřed na cestě za svým snem?“, „Udělal jsem něco pro zlepšení svého zdraví?“.

5. Hodina soustředění

Přidejte si do kalendáře alespoň jednu takovou hodinu denně a během této doby se zaměřte na práci, na které vám nejvíce záleží. Žádné rozptýlení nebo zábava. Nastavte si časovač, abyste věděli, kdy vypršel čas, a začněte.

Jedna hodina často stačí na to, abyste toho stihli opravdu hodně. A naplánovat si tento čas bez rozptylování je snazší, než se celý den snažit pracovat s maximální produktivitou. Pokud můžete, vyhraďte si dvě nebo tři hodiny celkového soustředění.

6. Jasné cíle

Být produktivní znamená trávit většinu času věcmi souvisejícími s vašimi nejdůležitějšími cíli. Poradce pro obchodní strategii Hamish Mackenzie doporučuje nemít více než tři klíčové roční cíle. Každý z nich rozdělte na tři čtvrtletní a tři měsíční dílčí cíle a poté na kroky, jejichž dokončení nezabere více než dvě hodiny.

"Na začátku každého týdne upřednostňujte tyto kroky podle dne - ale ne více než tři za den," říká Mackenzie. - Každý večer si připravte všechny materiály, které potřebujete k práci na důležitém úkolu na další den. Udělejte tento nejdůležitější úkol každé ráno, než se pustíte do něčeho jiného."