Jak rychle a snadno vyčistit schránku Gmailu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Problém neustále se zvyšujícího počtu nepřečtených zpráv ve schránce trápí obrovské množství uživatelů. K jeho vyřešení byly vytvořeny desítky rozšíření a bylo napsáno mnoho článků o metodice používání Gmailu. Není však vůbec nutné vymýšlet něco nového, pokud existují osvědčené pracovní nástroje. V tomto článku vám ukážu, jak se vypořádat s e-mailovým provozem pomocí systému zástupců Gmailu.

Štítky Gmailu jsou vlastní štítky, které můžete použít ke kategorizaci e-mailů. Zároveň na rozdíl od složek může mít dopis několik štítků, to znamená, že dopis může být současně v několika kategoriích.

Jedním z důvodů postupného přetékání schránky je to, že mnoho uživatelů ji využívá k ukládání veškeré pošty, která jim do schránky spadne. Analýza pošty zároveň začíná nejnovějšími dopisy, takže zprávy, které leží na dně vaší poštovní schránky, se vám nikdy nemusí dostat do očí.

Systém štítků, který používám, mi umožňuje zpracovávat dopisy ne podle času jejich příchodu, ale podle jejich důležitosti. Všechny e-maily si můžete snadno roztřídit do kategorií zamýšlených akcí a věnovat svůj čas opravdu důležitým věcem a ne reklamnímu harampádí. K tomu stačí vytvořit pět nových štítků.

• "!Naléhavě!". Do této kategorie spadají dopisy, které vyžadují naléhavou akci. Tento štítek vyžaduje pozornost v první řadě, protože jím označené e-maily musí být okamžitě zpracovány.
• "Plánované." Označte tímto štítkem ta písmena, která vyžadují, abyste v dohledné době jednali a měli konkrétní datum. Například upomínka na brzké zaplacení hostingu nebo upozornění na budoucí schůzku.
• "Odpovědět". Tato kategorie bude shromažďovat všechny e-maily, na které chcete odpovědět, ale na vaši odpověď není žádný časový limit. Je zřejmé, že tato pošta bude zpracována, jakmile bude k dispozici čas.
• "Čekání". Někdy nastanou situace, kdy obchod nebo projekt, o kterém jste hovořili ve své poštovní korespondenci, jak se říká, zamrzne. To znamená, že jste udělali vše, co na vaší straně závisí na vás, a nyní už jen čekáte na odpověď nebo další objednávku. Dopisy, které od vás v tuto chvíli nevyžadují žádnou aktivní účast, ale přesto jsou důležité, označujeme tímto štítkem.
• "Vyrobeno". Toto je označení pro dokončené případy a vyřešené problémy. V zásadě by bylo možné takovou korespondenci okamžitě archivovat, ale stále je lepší ji dočasně uložit do samostatného tatínka. To vám umožní dopřát si sebevědomí na konci pracovního týdne a poslouží také jako materiál pro analýzu vaší produktivity.

Počáteční analýza korespondence v Gmailu tedy spočívá v rychlém pohledu na záhlaví nebo obsah a kategorizaci všech e-mailů. Zabere vám to řádově méně času než sekvenční zpracování každého dopisu, takže vaše schránka bude velmi brzy zcela prázdná.

Jakmile k tomu dojde, můžete přejít na "! Naléhavé!" a vypořádat se s těmi písmeny, na kterých opravdu záleží nejvíce. Když se vypořádáme s touto prioritní kategorií, přejdeme do kategorie dříve plánovaných úkolů a provedeme ty, které mají vypršet. Pokud vám poté ještě zbývá čas, otevřete složku se sekundárními písmeny čekajícími na odpověď. Tento proces zpravidla nevyžaduje velké úsilí a zvláštní pozornost, proto jej lze provést na konci pracovního dne. Inu, písmena označená „Hotovo“můžete obdivovat jednou týdně při sčítání výsledků.

S pomocí těchto jednoduchých kroků tak můžete vždy věnovat dostatek pozornosti důležitým věcem a neplýtvat ji prázdnou korespondencí. Vaše schránka bude vždy prázdná a už nikdy neztratíte jediný dopis v chaosu a zmatku tisíců neviditelných dopisů.

Používáte k třídění pošty nějaké značky Gmailu?