7 life hacků pro ty, kteří chtějí dokončit 100 úkolů denně

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Podnikatel Tony Stubblebine vypráví o svém přístupu ke správě to-do listu, se kterým plní 100 úkolů denně.

Právníci ve Spojených státech vystavují klientům faktury za každých šest minut jejich práce. To znamená, že musí přesně porozumět tomu, co užitečného bylo za tak krátkou dobu provedeno. Detailní přístup ke sledování úkolů vede ke zvýšení produktivity a my jej můžeme přijmout.

Problém většiny seznamů úkolů spočívá v tom, že vás vybízejí k hromadění úkolů, které nejsou dokončeny. Ale nedokončené záležitosti se stávají zdrojem neustálých pocitů viny a prokrastinace.

Místo toho můžete použít alternativní systém, který se zaměřuje na sledování toho, co děláte a co jste již udělali. Není založeno na vině, ale na pýše. A zde jsou výhody podrobného seznamu úkolů:

• Nebudete otálet, protože víte, jaký úkol je třeba udělat dál.
• Když si potřebujete odpočinout, můžete si dělat poznámky do seznamu úkolů. To vás rozptýlí, ale později se snáze vrátíte do práce.
• Váš postoj k sobě se změní. Dokončením 100 úkolů denně budete spokojeni se svou produktivitou.
• Takový seznam pomáhá zadat stav streamu.
• Vzrušení se zapne: existuje touha uzavřít co nejvíce úkolů během hodiny.
• Do konce dne budete mít 40 až 120 splněných úkolů.

Tento systém funguje nejlépe s běžným textovým souborem a aplikacemi,, popř. Nefunguje tak dobře s Trello, Todoist, Things a většinou dalších služeb seznamu úkolů.

1. Práce s cloudovým úložištěm

Používání seznamu úkolů je zvyk. To znamená, že byste k němu měli mít vždy přístup. Proto je nejlepší udržovat a ukládat svůj seznam v cloudu.

Všechny aplikace, které jsem výše doporučil, to dělají automaticky.

Jsem zvyklý pracovat s běžným textovým souborem todo.txt, který mám uložený v Dropboxu, takže s ním mohu pracovat kdykoli a kdekoli. Každý den prostě přidám nový seznam nad ten starý. Můj todo.txt obsahuje několik let dokončených úkolů.

2. Naučte se klávesové zkratky

Všichni programátoři vědí, že pokud nikdy nesundáte ruce z klávesnice, vaše práce bude produktivnější. To platí pro lidi různých profesí, ale nejčastěji jsou to programátoři, kteří neustále používají klávesové zkratky.

Pokaždé, když sáhnete po myši, opustíte stav toku.

Klávesové zkratky jsou užitečné při práci se seznamem úkolů. Nejběžnější možností je stisknutím Alt + Tab přejít do seznamu úkolů, označit úkol, který jste právě dokončili, zaznamenat jeden nebo dva nové úkoly a stisknutím Alt + Tab se vrátit do práce.

Můžete to ale udělat ještě rychleji a s tím pomohou klávesové zkratky v aplikacích. Zde jsou ty, které doporučuji:

• Pamatujte si The Milk: „i“pro výběr, „c“pro dokončení úkolu.
• OmniFocus: ⌘N pro vytvoření nového úkolu a stisknutím mezerníku jej dokončete.
• Evernote: ⌘ + Shift + T pro vytvoření nového úkolu. Neexistují žádné klávesové zkratky k dokončení.
• Wunderlist: Tab + šipky pro výběr nového úkolu, ⌘D pro jeho dokončení.

Textové soubory jsou trochu složitější. Pro výběr úkolu používám "_" a "×" pro označení dokončeného, takže můj seznam úkolů obvykle vypadá takto:

Textové soubory jsou nejlepší volbou pro pokročilé uživatele, kterým vyhovuje práce s makry. V mnoha editorech, například v Sublime, je možné nezávisle definovat makra a přizpůsobit klávesové zkratky.

3. Sledujte všechny úkoly, i ty nejmenší

Podstatou alternativního přístupu je rozdělit úkoly na malé, snadno splnitelné položky. To je velmi podobné dalšímu kroku v GTD.

Úkoly jako „Napište příspěvek na blog“jsou příliš velké na to, abyste je zvládli najednou. Napsání příspěvku vám může trvat hodinu, ne-li déle. Místo toho začněte s úlohou Otevřít textový editor. To je vše, stačí otevřít textový editor. Toto je první krok úkolu, který musíte splnit.

Například takto vypadal můj seznam úkolů, když jsem psal tento text:

× začněte psát o formátech seznamu úkolů [12:31]

× wunderlist [12:48]

× věci [12:48]

× todoista [12:48]

× omnifocus [12:48]

× zapamatuj si mléko [12:48]

× odpovídat na otázky [14:26]

× doporučit: textový soubor, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]

× návrat k psaní [14:59]

× přepsat úvod [14:59]

× seznam výhod [14:59]

× přidat podstatu [14:59]

× přidat sekci technologie [15:00]

× přidat sekci o úkolech na cestách [15:01]

_ vložte aktuální stav seznamu úkolů do Gist

A hned je 15 hotových úkolů. Musel jsem přerušit, takže v seznamu jsou dva úkoly o otevření příspěvku v textovém editoru.

Množství odvedené práce je vždy otázkou hrdosti. Dělat malé krůčky pomáhá udržet pozornost a vyhnout se prokrastinaci, takže vždy vím, jak dál, a nebojím se, že to bude těžké.

4. Přidejte úkoly na cestách

Standardní způsob, jak používat seznam úkolů, je přidat mnoho a mnoho položek, které za den stihnete, pak se na to podívat a pomyslet si, že tolik věcí rozhodně nedokončíte. A ty se začneš motat.

Když máte příliš mnoho možností, znervózňuje vás to a negativně ovlivňuje produktivitu.

Podle alternativního systému jednoduše přidáte jeden, maximálně dva úkoly a uvedete přibližný čas, kdy plánujete začít pracovat.

5. Označte splněné úkoly

Vždy označte čas ukončení úkolu.

Pamatujte, že The Milk a Wunderlist to dělají automaticky. Pokud používáte OmniFocus, přejděte na Předvolby: Zobrazit → Zobrazit možnosti zobrazení → Vlastní sloupce → Datum dokončení.

Pokud umíte pracovat s makry, můžete naprogramovat instalaci časového razítka. To je důvod, proč stále používám Vim: moje makro automaticky přidá časové razítko na konec každého řádku.

Dalším způsobem, jak toho dosáhnout, je ruční nastavení času. Není to nutné u každého úkolu, stačí se přihlásit jednou za hodinu.

Smyslem časových razítek je, že vám pomohou zjistit, jak jste byli za poslední hodinu soustředění.

Na konci dne budete schopni posoudit, jak se soustředíte. V dobrý den splníte 80 úkolů. Na výborných - 120. V nejvíce inspirovaný den se mi podařilo udělat 250.

6. Podvádět

Tento systém zahrnuje schopnost trochu podvádět. Budete v pokušení dávat si velmi malé úkoly, abyste na konci dne s klidem viděli spoustu splněných úkolů.

Čím jednodušší je úkol, tím je pravděpodobnější, že jej dokončíte. Ale dokončené úkoly vás nutí pokračovat v práci.

7. Chyťte „tok“

Někdy můžete dokončit více úkolů, aniž byste si je zapisovali do seznamu úkolů. Poté je přidejte později, když otevřete kartu seznamu.

Dlouhý seznam plodí hrdost. Úkoly často přidávám až dodatečně. První úkol na mém dnešním seznamu bylo Vycházka se psem v parku. Stalo se to hodinu předtím, než jsem zapnul počítač, ale potřeboval jsem trochu pošťouchnout, abych mohl začít.

A naopak, když se cítíte zaseknutí, přejděte na svůj seznam úkolů a ujistěte se, že máte další drobnou akci.

Cílem přístupu alternativního seznamu úkolů je vstoupit do stavu toku, který je snazší splnit, když úkoly dokončujete jeden po druhém.