Proč na to nejdůležitější není dost času a energie a co s tím dělat

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Může za to past naléhavosti. Zjišťujeme, jak to funguje a jak se do toho nepustit.

Kolikrát jste si na konci náročného a rušného dne uvědomili, že se zdálo, že se mnoho hodin točíte jako veverka v kole a řešíte mnoho problémů, ale nevěnujete čas skutečně důležitým projektům? Kolikrát jste si slíbili, že se budete věnovat osobním záležitostem, které jsou pro vás smysluplné: sport, kreativita, studium, ale měsíce jste s nimi ani nemohli začít? Pokud se vám to stalo, pak jste jako většina lidí padli do pasti naléhavosti.

Co je past naléhavosti

Výzkum z Johns Hopkins University School of Business ukázal, že často opouštíme zajímavé a důležité úkoly ve prospěch těch naléhavých. A my jsme doslova předurčeni k tomu, abychom významné projekty odkládali na později, v první řadě přebíráme ty, které, jak se nám zdá, je třeba udělat právě teď.

Tomu se říká past naléhavosti. Vede nás to ke stresu, emočnímu vyčerpání a kupodivu i ke ztrátě peněz. Výzkumníci zjistili, že máme tendenci přebírat úkol, který se zdá naléhavější, i když za něj platíme méně než za úkol s měkčím termínem. To se děje z několika důvodů.

Proč padáme do pasti naléhavosti

1. Trpíme, když nemůžeme dokončit úkol

To bylo zjištěno již v roce 1927 a pak se to potvrdilo více než jednou: lidé se cítí nepříjemně, když nad nimi visí nedokončená záležitost. Tento rys myšlení se nazýval Zeigarnikův efekt. A protože naléhavé úkoly jsou zpravidla dostatečně malé a nezaberou mnoho času, nemůžeme je odkládat, protože pak nebude další položka na seznamu úkolů proškrtnuta. A my se chopíme těchto malých úkolů, řešíme je jeden po druhém a nemůžeme přestat. Stejně jako u balíčku chipsů: dokud všechno nesníte, neuklidníte se.

2. Uvízli jsme v tunelu a kolem nic nevidíme

To znamená, že jsme tak zavaleni krátkodobými záležitostmi, že doslova nemůžeme vydechnout, podívat se na svůj rozvrh zvenčí a zhodnotit, co je opravdu důležité a co ne. Tuto situaci lze přirovnat k tunelovému vidění: nevidíme úplný obraz, ale pouze fragment, který je právě v centru naší pozornosti.

3. Nejsme schopni správně zorganizovat pracovní den

Pokud nedojde k odladění procesů vaší vinou nebo vinou vedení, začnou rutinní úkoly doslova spotřebovávat čas a úsilí. Řekněme, že jste příliš líní vytvářet šablony pro dokumenty a dopisy – a pokaždé strávíte mnoho drahocenných hodin prací s dokumentací nebo příchozí poštou. Nebo se váš projektový manažer nedohodl s klientem na provedení všech úprav najednou a vy se musíte nesčetněkrát rozptylovat novými komentáři.

4. Zdá se nám, že pokud budeme ignorovat naléhavý úkol, stane se katastrofa

Přijde zlý vůdce nebo klient a bude hodně nadávat, připravíte se o peníze, nebe spadne k zemi, všichni zemřeme.

Všechna tato upozornění na nové zprávy, hovory, úpravy, dodatečné malé objednávky vytvářejí iluzi, že je nelze odložit. I když ve skutečnosti těch opravdu palčivých úkolů není tolik.

Jak se vyhnout uvěznění v naléhavosti

1. Začněte svůj den důležitými a nenaléhavými úkoly

Klasické knihy o time managementu říkají, že první věc, kterou musíte udělat, je „sníst žábu“. Tedy oddělat si malý a nepříliš příjemný úkol. Tento přístup má svou logiku: po náročném hovoru nebo odpovědi na nudné dopisy se cítíme jako vítězové a na vzestupu se zabýváme jinými věcmi.

Hrozí ale, že po první „žabce“bude následovat druhá, pak třetí, čtvrtá… A teď je večer, „žabky“se sežraly nezměrně, ale ruce nedosáhly toho opravdu důležitého úkoly. Proto můžete zkusit opak: začít den tím, co je významnější, ale ne naléhavé, a teprve potom přejít k celé té hromadě malých úkolů.

2. Naučte se odpočívat

Nespěchejte s okamžitou odpovědí na nové zprávy a provádějte drobné úkoly a požadavky. Nadechněte se a vydechněte a uvědomte si, jak naléhavé to opravdu je. Pokud úkol trpí, odložte jej a upřednostněte větší a hodnotnější projekt.

3. Zkuste pracovat v blocích

Řekněme 40 minut na důležité úkoly a 15 minut na naléhavé úkoly. Nastavte si časovač, aby vás malá rutina příliš nevysávala, a jakmile zapípá, vraťte se k velkým věcem. S největší pravděpodobností bude hovor nebo dopis moci čekat dalších 40 minut.

4. Kombinujte věci

Mnoho maličkostí se dá udělat, když jedete metrem, stojíte ve frontě na poště a čekáte na dítě z hodiny kreslení. Je nepravděpodobné, že v takových chvílích bude možné zapojit se do disertační práce, knihy, zprávy nebo plánu, ale je docela možné rychle reagovat na zprávy, vyplňovat nějaké formuláře, provádět drobné úpravy.

5. Pamatujte, že naléhavé úkoly nikdy neskončí

Je velmi velkou chybou myslet si, že teď celou tu rutinu rychle uklidíte: domluvte si schůzku s lékařem, odpovídejte na dopisy, objednejte dítěti nové tenisky, vyplňte vysvědčení – a pak s lehkým srdcem se ujme důležitých pracovních a osobních projektů: aktualizujte si portfolio a životopis, přečtěte si knihu v cizím jazyce, vyhledejte informace pro výzkum. Bohužel to tak nebude. Malé věci na vás budou padat, dokud nad nimi nepřevezmete kontrolu.