Proč je pro vás v práci kontrolní seznam nezbytností

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Kontrolní seznam se zdá jako velmi staromódní způsob, jak uspořádat pracovní postup, protože existuje mnoho moderních technik. Ale jsme připraveni vás přesvědčit jedním vědeckým experimentem, názorem doktora a zkušenostmi zpěváka skupiny Van Halen jako argumentů.

V moderním světě máme bezprecedentní přístup k informacím. Mnoho se můžeme naučit jednoduše dotazem na správný hledaný výraz nebo otevřením online encyklopedií. Nicméně s tímto přívalem informací se také dostáváme do mnoha potíží.

Nyní víme více než kdy předtím, ale je problém přeměnit teorii v praxi, dát jí hodnotu a užitečnost.

Informační věk nás v mnoha ohledech učinil mnohem méně praktickými a moudrými. Dej nám hodně vědět, ale snadno ztrácíme koncentraci, jsme odvedeni od toho hlavního, necháme pozornost rozptýlit. Navíc snadno ztrácíme ze zřetele základy, základní informace a děláme chyby s pocitem vlastní kompetence.

Podle chirurga a výzkumníka v oblasti veřejného zdraví Atula Gawande, M. D., by lidé měli ze svých znalostí vytěžit maximum.

Atul Gawande americký chirurg, novinář, spisovatel

Dokážeme odpustit selhání kvůli nevědomosti. Pokud si člověk v dané situaci nevěděl rady, jsme rádi, že se maximálně snažil problém vyřešit. Pokud ale věděl, jak postupovat, ale tyto informace neaplikoval správným způsobem, je těžké se nezlobit.

Chyby způsobené pevným přesvědčením, že „já vím nejlépe, co mám dělat“, jsou často nejbolestivější. Nesnažili jste se ze všech sil a neuspěli jste, ale záměrně jste se řídili přílišným sebevědomím a neuspěli jste. Atul Gawande věří, že je to podobné, jako když obyčejná chyba zkušeného chirurga vede ke smrti pacienta.

Jak s tímto oceánem informací naložíme? Jak co nejlépe využít znalosti a nechat prostor pro zázraky? Podle Dr. Gawande můžete cítit svou vlastní sílu a kompetence pomocí kontrolního seznamu.

Doktor Gawande pečlivě studoval vliv kontrolních seznamů na chirurgy, respektive na počet případů infekce pacientů během operace. Navzdory skutečnosti, že se experimentu účastnili respektovaní a kompetentní chirurgové, všem z nich tak či onak hrozilo, že při operaci udělají chybu.

Kontrolní seznam předložený chirurgům byl krátký a jednoduchý. Stálo tam:

Umyj si ruce mýdlem a vodou.
Otřete pokožku pacienta antiseptikem.
Přiložte sterilní obvazy na tělo pacienta.
Nasaďte si klobouk, masku, sterilní plášť a rukavice.

Studenti medicíny se tyto kroky učí nazpaměť, jsou zřejmé, jednoduché a potřebné. Ale člověk není stroj a na jednu z akcí může zapomenout. Vynechání jednoho kroku může vést k infekci, což znamená další léčbu, finanční náklady a v nejhorším případě smrt pacienta.

Jakmile se tento kontrolní seznam objevil lékařům před očima, kupodivu začali dělat méně chyb. Počet nakažených se snížil o 66 %. Ušetřilo to spoustu peněz, ale co je důležitější, zachránilo to přes tisíc životů.

Kontrolní seznam jako způsob, jak strukturovat myšlenky, zefektivnit jednání a zapamatovat si potřebné informace, je samozřejmě užitečný nejen pro lékaře, ale i pro každého z nás.

Může se vám zdát urážlivé psát si kontrolní seznam, abyste na nic nezapomněli. Koneckonců jste dostatečně chytří a můžete se spolehnout na svou vlastní paměť. Ale hlavním cílem kontrolního seznamu je disciplína, která vám pomůže jít zamýšlenou cestou a vyvarovat se chyb.

Proč si dělat kontrolní seznam

Kontrolní seznam vám pomůže ujistit se, že nezapomenete na základní a jednoduché informace. Doktor Gawande věří, že kontrolní seznam vytváří jakousi „kognitivní síť“, která nás chrání před našimi vlastními nedostatky – hranicemi paměti a pozornosti. Kontrolní seznam zajistí, že ve chvíli, kdy se blíží únava nebo lenost, nezapomenete na běžné pravdy.
Kontrolní seznam osvobodí vaši mysl a umožní vám pracovat na opravdu obtížných úkolech. Jakmile si přestanete dělat starosti s jednoduchými a triviálními věcmi, dostanete šanci soustředit se na obtížná rozhodnutí. To funguje obzvláště dobře v případech, kdy neustále nastávají neočekávané nebo neplánované situace a je poměrně obtížné se ovládat.
Kontrolní seznam pomáhá být disciplinovaný. To je důležité, pokud jde o rutinní úkoly. Když si ze dne na den zvykneme něco dělat, snadno ztrácíme nadšení a pozornost, děláme chyby a přepočítáváme se. Pokud se na svém pracovišti cítíte příliš pohodlně, relaxujete a vaše pozornost je rozptýlena, kontrolní seznam vám pomůže zůstat ve střehu každou minutu.
Kontrolní seznam šetří čas. Už nemusíte přemýšlet o každém svém kroku: vše jste již popsali na kus papíru. Pokud je třeba učinit rozhodnutí hned, čas je nejcennějším zdrojem. Kontrolní seznam vám pomůže získat cenné vteřiny.

Ano, kontrolní seznam není nejoriginálnější způsob, jak ovládat svůj pracovní postup. Ale zároveň se tento jednoduchý nástroj ukazuje jako neuvěřitelně cenný pro ty, kteří chtějí snížit chyby a zlepšit kvalitu své práce.

Jak vytvořit efektivní kontrolní seznam

Existují dobré a špatné kontrolní seznamy. Jak tedy vytvořit kontrolní seznam, který vám pomůže začít?

Zaměřte se pouze na jednoduché věci. Účelem dobrého kontrolního seznamu je předat potřebné informace. Žádné podrobnosti. Kontrolní seznam není průvodcem, ani prohlídkou vašeho pracovního postupu. Toto je schéma, které vám pomůže zapamatovat si nejdůležitější věci. Dobrý kontrolní seznam by měl mít pět až deset bodů.
Kontrolní seznam by měl být jednoduchý a praktický. Používejte jasná slova, která přesně popisují úkol. Pokud potřebujete více času, abyste si zapamatovali, co přesně jednotlivé položky znamenají, váš kontrolní seznam je špatný.
Rozhodněte se, kdy pozastavit. Kdy svůj kontrolní seznam použijete? Kdy přejdete na další položku? Jak zkontrolujete, že položka byla dokončena? Vyberte si čas, kdy projdete kontrolní seznam a ujistěte se, že je vše hotovo, a můžete přejít k dalšímu úkolu.
Definujte typ svého kontrolního seznamu. Pokud je to například recept, pak si přečtete každý krok a budete postupovat podle pokynů. Toto je typ pro čtení. A pokud váš checklist obsahuje pracovní úkoly na dnešek a vy si z něj jednoduše odškrtáváte splněné úkoly, pak se jedná o typ „vyrobeno – potvrzeno“. Tento krok vám pomůže zefektivnit práci s vaším kontrolním seznamem a lépe se ovládat.
Buďte připraveni revidovat a aktualizovat svůj kontrolní seznam. Neváhejte jej revidovat a provádět nové úkoly nebo úpravy. Aby byl váš kontrolní seznam skutečně účinný, musíte experimentovat.

Poslední krok je obzvláště důležitý. Váš kontrolní seznam není vytesán do kamene, je přístupný měnícím se okolnostem.

Žádné hnědé M & M

David Lee Roth, zpěvák skupiny Van Halen, má zvláštní zvyk. Rocker rider vypadá adekvátně: uvádí technické požadavky na vybavení. Jeden z bodů ale pravidelně šokuje zaměstnance koncertních sálů, stadionů a hudebních klubů: někde uprostřed žebříčku je mísa M&M's, která by neměla obsahovat jediný hnědý bonbón.

Tito jezdci fungují jako kontrolní seznamy: zaměstnanci se pohybují z bodu do bodu a splňují požadavky hudebníka. Když David Lee Roth přijme práci, zajímá ho především miska cukroví. Uhodnete proč?

Zatímco požadavek na odstranění všech hnědých M & M zní šíleně, David Lee Roth to dokáže vysvětlit. Pokud zaměstnanci stadionu nechají v misce hnědý bonbón, znamená to, že nevěnují pozornost jezdci. Když David na takové dražé narazí, jde zkontrolovat vše ostatní: zda jsou dobře zapojeny nástroje, zda je správně nastaveno zařízení, zda jsou zohledněny jeho požadavky na prostory a vybavení. A pokud nejsou hnědé bonbóny a pracovníci staveniště respektovali i takové podivné přání, může si být hudebník jistý: všechno ostatní bylo také splněno.