6 způsobů, jak ukončit schůzku co nejdříve a získat výsledky

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Musíte vědět, jak dobře a efektivně organizovat schůzky. Není to tak jednoduché, jak by se na první pohled mohlo zdát. Ale pokud se naučíte, jak nastavit správný čas, používat prostředí a jasně si stanovit cíle, můžete schůzky vést rychle a efektivně.

Ujistěte se, že cíl je jasný

Místo toho, abyste řekli: "Shromážděme celou kancelář v 11 hodin," položte si otázku: "Čeho chceme dosáhnout?"

Bezpodmínečně musíte vědět, proč vůbec pořádáte toto setkání:

• vytvořit myšlenku;
• rozhodnout se;
• dokončit obchod;
• odpovědět na otázky o nadcházejících změnách.

Možná ti to vyhovuje:

• naslouchat stížnostem zaměstnanců (mělo by to být provedeno formou skupinových setkání?);
• znovu projednat to, co již bylo rozhodnuto;
• udělat něco, co lze projednat nebo vyřešit telefonicky nebo e-mailem.

Nepořádejte velká shromáždění

Použijte skvělé „pravidlo dvou pizz“a nezvěte na schůzku příliš mnoho lidí. Musíte vytvořit tým, ve kterém je každý člověk na svém místě. Setkání by se proto mělo zúčastnit tolik lidí, kolik dokážete nakrmit dvě pizzy.

Nejde jen o to nakrmit každého, kdo na sraz přišel. Velké skupiny lidí se nemohou efektivně rozhodovat. Existuje dokonce i koncept. Vyskytuje se ve velkých skupinách lidí, kdy jednotlivci nemohou vyjádřit svůj vlastní názor kvůli strachu z odsouzení ze strany kolegů a vedoucích. Malé skupiny jsou z tohoto hlediska výhodnější. Proto jsou účinnější.

Nejprve čas, pak časovač

Opozdilci jsou velmi otravní a rozptylují pozornost. Naučte je přijít včas.

Pokud si neváží svého času, nebudou si vážit ani času ostatních.

Udělejte to následovně.

Nastavte čas schůzky například na 8:48. Překvapivě tento krok bude fungovat a lidé začnou přicházet, aby byli včas. Pokud jde o ty, kteří se opožďují, musíte je naučit platit za to. A ne peníze. Ať si třeba zazpívá. Sankce jako tyto fungují mnohem lépe než peněžité sankce. Do měsíce zapomenete, jak zní zpěv vašich podřízených.

A samozřejmě se natrénujte v nastavení časovače. Pro každého řečníka, pokud existuje, a pro celé setkání obecně. Schůzka se tak nebude protahovat a každou minutu budete vědět, co jste utratili.

Židle musí být správné

Způsob, jakým lidé sedí v sále, je také velmi důležitý:

• sezení v kruhu je užitečné pro spolupráci, diskusi, obecné rozhodování;
• sezení v řadách je užitečné, pokud potřebujete podnítit soutěživost a chuť soutěžit s kolegy.

Pokud potřebujete mít rychlou a vysoce produktivní schůzku, přesuňte všechny židle z místnosti. Četné studie ukazují, že čím déle stojíme, tím více nás škube. Chci to vzít hned a rozhodnout se co nejdříve. Navíc, chvilkové stání může být dobré pro vaše zdraví.

Odstraňte notebooky a telefony

V opačném případě budete neustále rozptylováni. Vy i vaši spolupracovníci musíte udělat vše, co jste naplánovali, a ukončit schůzku co nejdříve. Takže přestaňte zírat na obrazovku svého smartphonu. Místo toho vytáhněte tužku a kus papíru. Informace se mnohem snadněji pamatují.

Program nebyl vytvořen „pro show“

Musíte na tom opravdu zapracovat. Většina schůzek je neproduktivních, protože se o agendě diskutuje donekonečna. Zkuste místo konstatování problému formulovat agendu formou otázky.

Ne „diskutujte o obsahu videa“, ale „kdy bude obsah videa připraven?“

Když je položena otázka, automaticky začnou hledat odpověď. Funguje to takto.