Obsah:
- Naplánujte si čas kontroly e-mailu
- Každé písmeno znamená akci
- Filtry a zkratky
- Použijte vyhledávání
- Používejte značky
- Používejte klávesové zkratky
2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50
E-mail je jedním z nejlepších komunikačních nástrojů a možná jediný, který používají všichni uživatelé bez výjimky. Můžete nebo nemusíte mít rádi instant messenger, používat Skype nebo Facebook chat, ale pravděpodobně máte e-mailovou adresu.
Každý den dostáváme do naší schránky nejen zprávy od přátel a kolegů, ale také desítky reklamních dopisů, upozornění, prostě spam. Abyste se neutopili v obrovském množství příchozích zpráv, je velmi důležité rozvíjet a uplatňovat efektivní e-mailové dovednosti.
autorská práva
Naplánujte si čas kontroly e-mailu
Pokud máte pocit, že vyřizováním pošty trávíte příliš mnoho času a počet dopisů ve vaší schránce stále neklesá, zkuste si čas na kontrolu schránky přísněji naplánovat. Obvykle začneme kontrolovat poštu, najdeme v dopise zajímavý odkaz, přejdeme na stránku, odtud na další … a po půl hodině si vzpomeneme a vrátíme se k analýze dopisů. V důsledku toho čas uplynul, ale záležitost se nepohnula.
Zkuste si proto na práci s poštou vyhradit určitý omezený čas. Frekvenci a trvání těchto intervalů si může každý nastavit sám pro sebe v závislosti na objemu své korespondence. Možná to bude hodina ráno a hodina na konci pracovního dne, nebo pro vás může být pohodlnější přihlásit se ke svému poštovnímu účtu každou hodinu na pět minut. Hlavně se snažte striktně dodržovat rozvrh, který jste si stanovili a nenechat se rozptylovat ničím cizím. Vědomí toho váš čas je omezený, nevyhnutelně povede ke zvýšení efektivity zpracování poštovních účtenek.
Každé písmeno znamená akci
Hlavním pravidlem, které byste měli při analýze pošty použít, je, že každý otevřený dopis vyžaduje, abyste něco udělali. Pokud jste otevřeli dopis, pak jej v žádném případě nenechávejte znovu ve složce Doručená pošta. Na dopis musíte buď okamžitě odpovědět, nebo jej přeposlat někomu, kdo si s touto problematikou lépe poradí, nebo si naplánovat úkol v Google Task nebo kalendáři – v každém případě by v důsledku vaší akce měl dopis smazat nebo přesunout do archivu, tzn opustit doručenou poštu … Pokud se budete řídit tímto jednoduchým pravidlem, bude vaše schránka dříve nebo později vyčištěna.
autorská práva
Filtry a zkratky
Pokud každý den dostáváte velké množství e-mailů, jejich analýza vám zabere hodně času a úsilí. Proč k tomu nevyužijete prostředky poštovní služby, zvláště když většina služeb tuto funkci má a je dokonale implementována?
Jde o nastavení filtrů pro automatické zpracování pošty. Namísto ručního klikání na každý příspěvek a každé kliknutí zabere stejný čas a úsilí, stačí nastavit požadované filtry jednou. Například všechny zprávy z adres vašich příbuzných automaticky přejdou do složky Rodina a jsou označeny značkou jako důležité. Všechny tiskové zprávy jdou do samostatné složky a obcházejí složku Doručená pošta a upozornění ze sociálních sítí se okamžitě odesílají do koše.
Tímto způsobem můžete kategorizovat zprávy podle hlavních témat a podle toho se připravit na jejich zpracování. Už nebudete mít situaci, kdy se váš mozek při analýze pošty přepne z domácích prací na obchodní záležitosti a pak hned na zábavní mailing a pak zpět.
Možností tvorby různých filtrů je obrovské množství a jsem si jistý, že jakmile si sestavíte systém automatického filtrování, ušetříte dny a měsíce svého času. Navíc pomocí přiřazených štítků nebo rozdělení podle složek můžete v archivu snadno najít potřebná písmena (pamatujete si, že naše složka Doručená pošta je úplně prázdná?).
Použijte vyhledávání
Mnoho uživatelů, zejména začátečníků, uchovává všechny své e-maily ve své doručené poště, protože mají pocit, že je při archivaci už nikdy nenajdou. Pokud si nastavíte systém filtrů a zkratek, jak je popsáno v předchozím odstavci, pak je váš archiv již uspořádaný a orientace v něm je mnohem snazší. Nezapomínejte ale ani na vyhledávací lištu. Například v Gmailu je systém vyhledávání písmen tak dokonalý (kdo by o tom pochyboval!), že najít žádné písmeno nebude těžké.
Používejte značky
Mnoho e-mailových služeb má funkci označování zpráv speciálními značkami (v Gmailu jsou to hvězdičky). S jejich pomocí je snadné zvýraznit potřebné zprávy, které vyžadují vaši pozornost, a umístit je do samostatné složky. V Gmailu si můžete vybrat vlastní sadu příznaků a používat je celkem flexibilně. K rozlišení e-mailů podle důležitosti tedy bude stačit jeden pohled na obsah vaší schránky.
Používejte klávesové zkratky
Použití klávesových zkratek může urychlit zpracování korespondence natolik, že stojí za to strávit několik hodin jejich studiem. Ještě předtím se ale mrkněte do nastavení (v Gmailu je to Nastavení – Obecné – Zástupci) a ujistěte se, že jsou zapnutá. Poté stačí stisknout otazník na klávesnici a zobrazí se výzva se všemi klávesovými zkratkami Gmailu.
E-mail je skvělý komunikační nástroj, ale to neznamená, že tomuto procesu musíte věnovat polovinu svého života. Maximální automatizace všech procesů, rychlé odpovědi nebo přeposílání zpráv, plánování času spolu s dalšími tipy z tohoto článku vám umožní vypořádat se s libovolným počtem dopisů poměrně rychle a ušetřit více času na příjemnější činnosti.
Doporučuje:
Jak se neutopit v notifikacích a neutrácet příliš mnoho? 7 life hacků pro správu předplatného
Společně s MegaFon vám řekneme, jak je vhodné organizovat předplatné všech druhů služeb, abyste se v nich nezmátli a nepřeplatili
7 tipů pro správu času z vašich oblíbených filmů
Back to the Future, Cars, Kung Fu Panda – tyto filmy a kreslené filmy ukazují, jak neztrácet čas jednoduchými akcemi
Tajemství produktivity od tvůrce populární služby pro správu úkolů Todoist
Todoistický autor Amir Salihefendik vyvinul svůj vlastní systém produktivity, který mu již 9 let pomáhá dosahovat jeho cílů bez stresu
6 tipů pro efektivní zapamatování od majitele fenomenální paměti
Lifehacker publikuje úryvek z knihy Idrize Zogaye „Minne, neboli paměť ve švédštině“. Z toho se naučíte, jak naučit mozek kvalitativně asimilovat informace
Metoda džbánu je efektivní systém pro správu vašeho rozpočtu
Dnes vám chceme říci o efektivním rozpočtovém systému – metodě džbánu. Jeho smyslem je, že každý měsíc rozdělujete peníze do šesti džbánů, z nichž každý je určen na konkrétní útratu. Tato metoda vám pomůže utrácet peníze moudře a pouze za to, co skutečně potřebujete.