Obsah:

6 tipů pro efektivní správu e-mailů
6 tipů pro efektivní správu e-mailů
Anonim

E-mail je jedním z nejlepších komunikačních nástrojů a možná jediný, který používají všichni uživatelé bez výjimky. Můžete nebo nemusíte mít rádi instant messenger, používat Skype nebo Facebook chat, ale pravděpodobně máte e-mailovou adresu.

Každý den dostáváme do naší schránky nejen zprávy od přátel a kolegů, ale také desítky reklamních dopisů, upozornění, prostě spam. Abyste se neutopili v obrovském množství příchozích zpráv, je velmi důležité rozvíjet a uplatňovat efektivní e-mailové dovednosti.

shutterstock_34566739
shutterstock_34566739

autorská práva

Naplánujte si čas kontroly e-mailu

Pokud máte pocit, že vyřizováním pošty trávíte příliš mnoho času a počet dopisů ve vaší schránce stále neklesá, zkuste si čas na kontrolu schránky přísněji naplánovat. Obvykle začneme kontrolovat poštu, najdeme v dopise zajímavý odkaz, přejdeme na stránku, odtud na další … a po půl hodině si vzpomeneme a vrátíme se k analýze dopisů. V důsledku toho čas uplynul, ale záležitost se nepohnula.

Zkuste si proto na práci s poštou vyhradit určitý omezený čas. Frekvenci a trvání těchto intervalů si může každý nastavit sám pro sebe v závislosti na objemu své korespondence. Možná to bude hodina ráno a hodina na konci pracovního dne, nebo pro vás může být pohodlnější přihlásit se ke svému poštovnímu účtu každou hodinu na pět minut. Hlavně se snažte striktně dodržovat rozvrh, který jste si stanovili a nenechat se rozptylovat ničím cizím. Vědomí toho váš čas je omezený, nevyhnutelně povede ke zvýšení efektivity zpracování poštovních účtenek.

Každé písmeno znamená akci

Hlavním pravidlem, které byste měli při analýze pošty použít, je, že každý otevřený dopis vyžaduje, abyste něco udělali. Pokud jste otevřeli dopis, pak jej v žádném případě nenechávejte znovu ve složce Doručená pošta. Na dopis musíte buď okamžitě odpovědět, nebo jej přeposlat někomu, kdo si s touto problematikou lépe poradí, nebo si naplánovat úkol v Google Task nebo kalendáři – v každém případě by v důsledku vaší akce měl dopis smazat nebo přesunout do archivu, tzn opustit doručenou poštu … Pokud se budete řídit tímto jednoduchým pravidlem, bude vaše schránka dříve nebo později vyčištěna.

shutterstock_85297180
shutterstock_85297180

autorská práva

Filtry a zkratky

Pokud každý den dostáváte velké množství e-mailů, jejich analýza vám zabere hodně času a úsilí. Proč k tomu nevyužijete prostředky poštovní služby, zvláště když většina služeb tuto funkci má a je dokonale implementována?

Jde o nastavení filtrů pro automatické zpracování pošty. Namísto ručního klikání na každý příspěvek a každé kliknutí zabere stejný čas a úsilí, stačí nastavit požadované filtry jednou. Například všechny zprávy z adres vašich příbuzných automaticky přejdou do složky Rodina a jsou označeny značkou jako důležité. Všechny tiskové zprávy jdou do samostatné složky a obcházejí složku Doručená pošta a upozornění ze sociálních sítí se okamžitě odesílají do koše.

Tímto způsobem můžete kategorizovat zprávy podle hlavních témat a podle toho se připravit na jejich zpracování. Už nebudete mít situaci, kdy se váš mozek při analýze pošty přepne z domácích prací na obchodní záležitosti a pak hned na zábavní mailing a pak zpět.

2013-03-28_14h45_54
2013-03-28_14h45_54

Možností tvorby různých filtrů je obrovské množství a jsem si jistý, že jakmile si sestavíte systém automatického filtrování, ušetříte dny a měsíce svého času. Navíc pomocí přiřazených štítků nebo rozdělení podle složek můžete v archivu snadno najít potřebná písmena (pamatujete si, že naše složka Doručená pošta je úplně prázdná?).

Použijte vyhledávání

Mnoho uživatelů, zejména začátečníků, uchovává všechny své e-maily ve své doručené poště, protože mají pocit, že je při archivaci už nikdy nenajdou. Pokud si nastavíte systém filtrů a zkratek, jak je popsáno v předchozím odstavci, pak je váš archiv již uspořádaný a orientace v něm je mnohem snazší. Nezapomínejte ale ani na vyhledávací lištu. Například v Gmailu je systém vyhledávání písmen tak dokonalý (kdo by o tom pochyboval!), že najít žádné písmeno nebude těžké.

Používejte značky

Mnoho e-mailových služeb má funkci označování zpráv speciálními značkami (v Gmailu jsou to hvězdičky). S jejich pomocí je snadné zvýraznit potřebné zprávy, které vyžadují vaši pozornost, a umístit je do samostatné složky. V Gmailu si můžete vybrat vlastní sadu příznaků a používat je celkem flexibilně. K rozlišení e-mailů podle důležitosti tedy bude stačit jeden pohled na obsah vaší schránky.

2013-03-28_14h41_11
2013-03-28_14h41_11

Používejte klávesové zkratky

Použití klávesových zkratek může urychlit zpracování korespondence natolik, že stojí za to strávit několik hodin jejich studiem. Ještě předtím se ale mrkněte do nastavení (v Gmailu je to Nastavení – Obecné – Zástupci) a ujistěte se, že jsou zapnutá. Poté stačí stisknout otazník na klávesnici a zobrazí se výzva se všemi klávesovými zkratkami Gmailu.

2013-03-28_14h42_16
2013-03-28_14h42_16

E-mail je skvělý komunikační nástroj, ale to neznamená, že tomuto procesu musíte věnovat polovinu svého života. Maximální automatizace všech procesů, rychlé odpovědi nebo přeposílání zpráv, plánování času spolu s dalšími tipy z tohoto článku vám umožní vypořádat se s libovolným počtem dopisů poměrně rychle a ušetřit více času na příjemnější činnosti.

Doporučuje: