Jak plánovat svůj čas v Notion pomocí GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Shromážděte všechny své záležitosti do jednoho praktického stolku pro snadné ovládání.

Co je GTD

Life hacker opakovaně publikoval články o technice GTD – Getting Things Done. Vymyslel a podrobně popsal ve své knize obchodní kouč David Allen. Stručně lze základní pravidla tohoto systému popsat takto:

1. Zachyťte všechny informace … Zapište si všechny nápady, úkoly a činy. Pokud existuje něco, co teď nemůžete udělat, udělejte si značku, aniž byste se spoléhali na paměť. Vše, co zaznamenáte, se ukládá do tzv. Inboxu.
2. Udržujte pořádek. Jak se složka s „Příchozími úkoly“zaplňuje, je potřeba uspořádat její obsah, řadit úkoly do kategorií a vytvářet vysvětlivky a poznámky, abyste na nic nezapomněli.
3. Upřednostnit … Každý úkol by měl mít termín dokončení a stupeň důležitosti, abyste věděli, co udělat jako první a co může počkat.
4. Mějte vše po ruce … GTD nemá místo pro princip „zapsat později“. Seznamy úkolů a poznámky byste měli mít vždy na očích: na počítači, smartphonu, tabletu a dalších zařízeních. Takto, když vás napadne zajímavý nápad nebo vás napadne nějaký nezaznamenaný případ, můžete si ho rovnou zapsat. Když se přiblíží termín plnění úkolu, obdržíte připomenutí, sláva všudypřítomným upozorněním.

Více o GDT si můžete přečíst v našem průvodci.

Technika je dobrá pro svou všestrannost. Jeho tvůrce David Allen je poněkud staromódní: „Inbox“má na mysli skutečnou papírovou složku. Dokonce vytiskl e-maily a dal je do souborů.

Ale se stejným úspěchem lze GTD použít na počítačové soubory a složky pomocí tohoto systému ve spojení s nějakou službou. Pomocí této techniky můžete například třídit své e-maily v Gmailu, psát úkoly do „“nebo převzít plnou kontrolu nad svým životem. Konečně, mnoho správců úloh, jako je stejný Wunderlist, je zostřeno podle filozofie GTD.

A samozřejmě můžete tuto techniku použít v tak úžasném a všestranném programu, jako je Notion.

Jde o křížence Google Docs, Evernote, Trello a tuctu dalších aplikací. Notion umí téměř vše, co k práci potřebujete. Poznámky, tabulky, znalostní báze, seznamy úkolů, nástěnky kanban, dokumenty – to vše má program. Je hřích jej nevyužít k uspořádání svých záležitostí ve stylu GTD.

A Maria Aldrey, obchodní konzultantka, která pomáhá vedoucím podnikům organizovat jejich práci, vytvořila pro Notion svůj vlastní systém založený na GTD. O tento vývoj se podělila na svém blogu.

Jak používat GTD v Notion

Nejsem moc dobře organizovaná. Takže když jsem se dozvěděl o GTD Davida Allena, můj život se doslova změnil. Teď je to pro mě druh náboženství. Postupně jsem si vybudoval vlastní systém, který mi umožňuje držet krok se vším a pracovat svým obvyklým tempem.

Používám praxi, které říkám týdenní plánování. Každou neděli (nebo pondělí) si vyhradím hodinu na plánování týdne dopředu. Tento zvyk mi pomáhá řešit složité problémy tím, že je rozděluji na menší a lépe zvládnutelné. Takže toho stihnu víc, méně únavy a snadněji se soustředím na práci.

Pro mě je Notion jako hra. Nastavení systému nějakou dobu trvá. Ale když je připravena, plnění úkolů se stává zábavné, jednoduché a rychlé.

Každý týden kliknu na tlačítko v Notion a přede mnou se objeví prázdná tabulka. Tady je jeden prázdný, který můžete sebrat a použít.

Zde je postup krok za krokem, který používám k plánování úkolů pomocí Notion.

1. Sbírejte své nápady

Udělejte si 10 minut na sepsání a zapsání všech svých nápadů do tohoto sloupce. Promění se v úkoly, které musíte v nadcházejícím týdnu splnit.

1. Uveďte všechny své projekty, které ještě nejsou dokončeny.
2. Zkontrolujte své úkoly za předchozí tři měsíce a najděte nějaké nevyřízené.
3. Podívejte se do svého kalendáře: možná je tam také něco v plánu.
4. Zkontrolujte svůj papírový zápisník, pokud je k dispozici. Možná jsou také některé myšlenky, které je třeba přenést do Notion.
5. Přemýšlejte o tom, zda existují nějaké další úkoly, které musíte udělat, nebo lidé, se kterými byste mohli pracovat.

Shromážděte všechny tyto nápady a uveďte je v prvním sloupci. Toto je váš plán na příštích sedm dní.

2. Přiřaďte příslušné akce

Nápad není špatný, ale bez aktivního jednání zůstane myšlenkou. Zeptejte se sami sebe: "Co mám udělat, abych přesunul tento úkol do konce?"

Například:

• Pokračujte v naplňování webu obsahem → Napište koncept sekce „O mně“.
• Vytvořit kalendář publikování obsahu → Nakreslete paměťovou mapu pro příspěvky a přiřaďte data.
• Vytvořte video pro blog → Napište video scénář.
• Seznamte se s Chrisem → Pošlete mu e-mail s datem a místem schůzky.

Pamatujte, že pokud je k dokončení úkolu zapotřebí více než jedna akce, musíte se rozhodnout, co udělat jako první.

3. Nastavte naléhavost

Dále musíte definovat naléhavost každého úkolu. To je nezbytné, abyste se mohli soustředit na opravdu důležité věci a ne jen dělat spoustu práce.

Abych pochopil, co udělat jako první, roztřídím své nápady do čtyř kategorií:

• Důležité úkoly - věci, které nás přibližují k dosažení cílů.
• Naléhavé úkoly - akce vyžadující okamžitou pozornost.
• Nebylo by to na škodu - tato kategorie zahrnuje záležitosti, které nemusí být naléhavé a důležité, ale jejich realizace by vám usnadnila život na dalších sedm dní.
• Můžu počkat - to jsou úkoly, které lze přeplánovat na další týden.

4. Určete úroveň koncentrace

Je smutné, že všichni máme omezené množství pozornosti, času a energie. Každý úkol spotřebuje určité procento těchto důležitých zdrojů. Vyhodnoťte proto naplánovanou úlohu a přiřaďte jí odpovídající číslo ve čtvrtém sloupci.

Například psaní návrhu na blogový příspěvek mi zabralo asi 20 % pozornosti. A dopis pro Chrise má tři řádky – pouhá 2 %.

5. Přiřaďte prioritu

Toto zaškrtávací políčko označí úkoly, které mají štítky „Důležité“a „Naléhavé“. To znamená, že je třeba je udělat, ať se děje cokoliv. Toto je váš seznam priorit.

Až budete s výběrem těchto úkolů hotovi, sečtěte procenta z předchozího sloupce, abyste viděli, kolik zdrojů na ně utratíte. Pokud to vyšlo na více než 90 %, tak jste přecenili své síly a ukousli si víc, než dokážete rozkousat. Část si přesuňte na další týden, jinak budete přepracovaní a na nic nestihnete.

Mimochodem, užitečný tip: Notion umožňuje filtrovat obsah řádků tabulky – takto si můžete vybrat prioritní úkoly.

6. Naplánujte si úkol

Zaškrtnutí v dalším sloupci ukazuje, zda je úkol naplánován ve vašem kalendáři. Rozhodněte se, kdy jej spustíte, a vytvořte vhodnou událost.

Mimochodem, pokud nepoužíváte Kalendář Google nebo něco podobného, pořiďte si Notion. Zde můžete přidávat úkoly naplánované na týden.

7. Delegujte úkol

Ano, máte stejný počet hodin denně jako Beyoncé, ale ona má obrovský tým asistentů, kteří za ni dělají špinavou práci, takže toho dělá víc. Pokud však i vy máte někoho, na jehož bedrech můžete některé úkoly posunout, udělejte to a delegovaný úkol zaškrtněte v příslušném sloupci.

8. Dokončete úkol

No, všechno je jednoduché. Po dokončení projektu nebo dokončení úkolu zaškrtněte políčko v posledním sloupci.

bonus

Zde je několik kroků, které vám pomohou získat ještě lepší organizaci:

1. Zkontrolujte své výdaje za minulý týden a naplánujte si rozpočet na příští týden.
2. Zamyslete se nad svým jídelníčkem na týden, přidejte produkty do nákupního seznamu.
3. Zpracujte včas svou doručenou poštu za posledních sedm dní a roztřiďte vše, co se tam nahromadilo.
4. Naplánujte si alespoň jeden den v týdnu cvičení.

Pamatujte, že GTD je poměrně flexibilní a lze jej přizpůsobit vašim potřebám. Neváhejte a upravte šablony Notion. Kupříkladu Mariina rubrika Pozor se mi zdá nadbytečná. Mně stačí poznámka, zda je úkol urgentní nebo ne. Jeho sloupce můžete snadno odstranit a přidat vlastní. Vytvořil jsem tedy sloupec s názvem „Práce“, „Domov“, „Kreativita“a další, abych mohl úkoly třídit do kategorií. Můžete to udělat po svém.